Effektives Einladungsmanagement ist die Grundlage von gutem Teilnehmermanagement und demnach auch die Grundlage eines guten Events. Grundsätzlich können wir beim Einladungsmanagement zwischen zwei grundlegenden Formen unterscheiden. Zum einen können wir einen ausgewählten Kreis persönlich einladen oder die Events öffentlich ankündigen. Die meisten Events mit öffentlicher Ankündigung erweisen sich aber doch meistens als Mischform. Denken Sie zum Beispiel an eine Messe, die Sie ganz klassisch bewerben und die sich nicht an einen geschlossenen Personenkreis richtet. Trotzdem laden Sie vielleicht Aussteller oder Ehrengäste persönlich zu der Veranstaltung ein. In diesem Artikel konzentrieren wir uns mehr auf die persönliche Einladung zu einem Event ein und weniger auf die Event Promotion.

Die Attendee Journey beginnt also mit der Einladung, bzw. dem Moment, wenn ein potentieller Teilnehmer auf die Veranstaltung aufmerksam wird.

Die passende Zielgruppe definieren

Als erster Schritt des Einladungsmanagements erfolgt eine Analyse der Zielgruppe, die Sie erreichen möchten. Im besten Fall haben Sie schon bei der Planung Ihres Events eine Zielgruppe in Betracht gezogen und können darauf nun aufbauen. Da von vielen der Begriff Zielgruppe als schwer greifbar empfunden wird, nutzen viele Event-Manager heute eher Attendee Personas als eine Zielgruppe. Attendee Persona ist ein Konzept, welches sich aus dem Marketing der Buyer Persona entwickelt hat und wesentlich genauer auf die Probleme, Vorstellungen, Ideen und Wünsche von Menschen eingeht, als es die klassische Zielgruppe macht. Da es genau diese Faktoren sind, die die meisten Menschen zum Handeln bewegen, bieten Attendee Personas wesentliche bessere Anhaltspunkte, um den weiteren Prozess des Einladungsmanagements zu bewerten.

Ist Ihre Attendee Persona zum Beispiel bereits im Ruhestand und weist ein Alter von über 65 Jahre aus, dann ist es wahrscheinlich wesentlich sinnvoller auf eine postalische Einladung zurückzugreifen.

Das hätten Sie bestimmt auch mit Hilfe von Zielgruppen herausgefunden. Ein anderes Beispiel: Sie möchten Mitarbeiter einladen und hätten dies normalerweise per E-Mail gemacht, finden aber bei Ihrer Analyse der Attendee Persona heraus, dass sich Ihre Mitarbeiter mehr Wertschätzung wünschen. Vielleicht sollten Sie dann doch auf eine postalische RSVP Einladung setzen.

RSVP versus eine unverbindliche Einladung

RSVP steht für répondez s’il vous plaît (bitte antworten Sie) und entspricht dem deutschen, aber weniger gebräuchlichen u.A.w.g. – „um Antwort wird gebeten“. Bei dieser Einladungsform bitten Sie alle Eingeladenenum eine Rückmeldung. Der klassische und jedem bekannte Fall ist hier die Antwortkarte bei einer Hochzeitseinladung. Beim modernen Teilnehmermanagement erfolgen diese Antworten im besten Fall natürlich nicht mehr auf dem analogen Weg, sondern werden direkt in einem Teilnehmermanagement-System erfasst. Zum Beispiel über eine für das jeweilige Event eingerichtete Anmeldeseite. Wichtig ist hier vor allem, dass Sie nicht nur Anmeldungen, sondern auch Absagen entgegennehmen können, um eine noch genauere Planungssicherheit zu erlangen.

Im Gegensatz dazu steht eine unverbindliche Einladung. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine öffentlich angelegte Veranstaltung bei Facebook, zu der Sie alle Ihre Freunde einladen. Natürlich können Sie auch hier eine Rückmeldung von den Eingeladenen erhalten, doch wird diese Rückmeldung als gänzlich unverbindlich angesehen.

CI im Corporate Event Management

Im Bereich des Corporate Event Managements ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Corporate Identity und Ihr Corporate Design im ganzen Prozess Ihrer Event-Kommunikation einheitlich transportieren. Das fängt natürlich bei Ihrer Einladung an.

Nehmen wir mal an, Sie laden Ihre Kunden zu einem Kundenevent ein. Jetzt wäre es natürlich nicht passend, wenn die Einladungsemail ein gänzlich anderes Design hat, als alle anderen E-Mails. Genauso verhält es sich natürlich mit der Online-Anmeldeseite, die sich nahtlos an das Design Ihrer Homepage anpassen sollte oder noch besser, sich direkt in Ihrer Homepage integrieren lassen sollte.

Allerdings sollten Sie gerade im B2B-Bereich darauf achten, dass Ihre E-Mails auch ohne hinterlegten HTML Code und ohne Bilder und Grafiken les- und nutzbar sind. Viele Firewalls, gerade in großen Unternehmen blocken solche Elemente nämlich und können dazu führen, dass Ihre Einladungsemail im schlimmsten Fall gar nicht angezeigt wird.

Die fünf W´s

Nachdem wir nun die Vorabplanung einer Einladung erläutert haben, kommen wir zum inhaltlichen Teil. Egal ob RSVP, unverbindlich oder eine öffentliche Ankündigung, bei jeder Veranstaltung müssen die fünf W´s in der Einladung deutlich kommuniziert werden sollten.

• Was? – Worum geht es überhaupt? / Was ist das Thema?
• Wann? – Datum oder Daten der Veranstaltung mit genauer Uhrzeitangabe / Bis wann muss ich mich anmelden?
• Wo? – Den Veranstaltungsort, am besten schon mit Anfahrtsinformation und Parkinformationen
• Wer? – Wer ist der Veranstalter? An wen richtet sich die Veranstaltung? Wer ist Referent? Kann ich eine Begleitperson mitbringen?
• Wie? – Muss man sich anmelden (Stichwort RSVP)? Kostet die Veranstaltung etwas?

Diese Fragen sollten in einer Einladung immer behandelt werden, um eine größtmögliche Reaktion auf Ihre Einladung zu erhalten. Doch sollten Sie auch nicht viel mehr in der Einladung behandeln, denn gerade bei E-Mails ist es wichtig, sich möglichst kurz zu fassen. Halten Sie weitergehende Informationen, wie z.B. das genaue Programm lieber auf der Event Website bereit, um die Einladung nicht unnötig zu überfrachten.

Personalisierte Einladung

Gerade bei hochwertigen Veranstaltungen mit persönlicher Rückmeldung, sollte auch eine personalisierte Einladung verschickt werden. Mit einem guten Teilnehmermanagement System können Sie in einer E-Mail Einladung einen personalisierten Link hinterlegen, worüber der Teilnehmer direkt zu einer Anmelde- oder Absageseite gelangt. Die Datenfelder sind so schon vorausgefüllt und die Einladung muss nur noch bestätigt bzw. abgelehnt werden. Der Aufwand für die eingeladene Person ist somit minimal, die Rückmeldungsquote deutlich höher und Sie haben eine bessere Planungssicherheit.

Auch bei postalischen Einladungen muss auf diesen Komfort nicht verzichtet werden. Hier hat es sich bewährt, mit möglichst kurzen Links zu der Online-Anmeldeseite und personalisierten Einladungscodes zu arbeiten, die eine ähnlich komfortable Nutzung wie bei der E-Mail Einladung ermöglichen.

Vorankündigung und Reminder

Ganz entscheidend beim Einladungsmanagement ist die Frage: „Wann lade ich meine Gäste ein?“. Dabei stellt sich die Herausforderung, die einzelnen Planungsschritte schon soweit fixiert zu haben, dass alle W – Fragen beanwortet werden können. So steht zum Beispiel noch die Zusage vom Veranstaltungsort aus, daher kann eine Einladung erst später als eigentlich gewollt erfolgen. Oder Sie wissen schon, dass an dem Tag eine Konkurrenzveranstaltung stattfinden wird, und müssen deshalb Ihre eigende Veranstaltung schon früher als eigentlich gedacht, bewerben. Ganz entscheidend sollte neben den externen Faktoren natürlich auch die Einbeziehung der Attendee Personas sein. Ist Ihre Persona eher kurz entschlossen, sollte eine Einladung nicht zu früh erfolgen.

Es gibt zum Glück eine Lösung, wie man dieser Zwickmühle entkommen kann und die lautet Vorankündigung und Reminder.

In einer Vorankündigung weisen Sie Ihren eingeladenen Teilnehmerkreis schon vorab auf ein kommendes Event hin, auch wenn noch nicht alle Details zu dem Event feststehen (zum Beispiel noch kein Veranstaltungsort). Besonders schön ist es bei einer E-Mail Vorankündigung, wenn Sie diese mit einem angehängten Kalendereintrag (ICS Kalender Format) koppeln, damit der Eintrag in den Kalender bei Ihren Teilnehmern schon bei der Vorankündigung erfolgt.

Das Gegenteil der Vorankündigung sind die Reminder. Ist die Rückmeldungsquote auf Ihre Einladung erstmal sehr gering, dann verzweifeln Sie nicht direkt, denn oft gehen gerade E-Mails im Corporate Event Bereich bei B2B-Kunden schnell unter. Verschicken Sie also in einem angemessenen Zeitraum einen Reminder an alle, bei denen noch keine Rückmeldung erfolgt ist. Um dies gerade bei einer großen Anzahl eingeladener Gäste effizient zu gestalten, kann eine Teilnehmermanagement Software helfen und Ihnen viel Zeit sparen.

Seien Sie bei Remindern jedoch vorsichtig und dosieren diese in einer angemessenen Anzahl. Zwei Wochen sollten mindestens zwischen Einladung und Reminder liegen und auch mit einem weiteren Reminder sollte mindestens zwei Wochen gewartet werden. Auf einer höhere Anzahle Reminder sollten Sie verzichten.

Crossmedia Einladungsmanagement

Da natürlich auch Reminder und Vorankündigungen nicht unbedingt dazu führen müssen, dass die gewünschte Anzahl an Anmeldungen zu Ihrem Event erfolgt, sollten Sie crossmediales Auftreten in Betracht ziehen. Verfassen Sie zum Beispiel einen Blog-Artikel zu Ihrem Event auf Ihrem Corporate Blog und streuen Sie diesen dann über die sozialen Kanäle. Denken Sie auch hierbei wieder an Ihre Attendee Persona, um sich für die passenden Kanäle zu entscheiden.

Fazit

Schenken Sie dem Einladungsmanagement größtmögliche Beachtung, denn eine schlechte Einladung kann den Misserfolg Ihres Events schon früh besiegeln. Gerade im Bereich der Corporate Events erzeugt ein Erfolg oder Misserfolg auch gleichzeitig ein positives bzw. negatives Bild Ihres Unternehmens. Gerade bei einer größeren Anzahl von Veranstaltungen im Jahr und  einer Vielzahl an Teilnehmern, sollten Sie auf professionelle Software für Einladungs- und Teilnehmermanagement zurückgreifen.

Besonders viel Zeit sollten Sie auf die Definition der Zielgruppe bzw. Attendee Persona verwenden, denn dies ist der Grundstein einer jeden guten Veranstaltung und somit auch einer guten Einladung.

Testen Sie aber auch gerne, was bei Ihnen gut funktioniert und was weniger gut funktioniert und ziehen Sie aus Ihren Auswertungen Rückschlüsse für folgende Veranstaltungen.