Digitalisierung von Veranstaltungen

Mehr Veranstaltungen bei gleichbleibendem Personalaufwand

Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG ist eine Genossenschaftsbank in Rheinland-Pfalz. Jedes Jahr veranstaltet die Bank eine Vielzahl von Events für Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter. Durch die Erfolge im Bereich Eventmarketing wurde der manuelle Zeitaufwand beim Erfassen von Excel-Dateien und beim Erstellen von Serienbriefen so hoch, dass sich die Mitarbeiter der Marketingabteilung auf die Suche nach einer Software zur Erleichterung ihrer Arbeit machten.

Die Wahl fiel auf GENOLIVE Events. Mittlerweile organisiert die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück das Teilnehmermanagement für alle Veranstaltungen mit GENOLIVE. Hierzu zählen zum Beispiel Reisebuchungen, Ticketverkauf für Festivals, Bewerbertrainings, Ausflüge in Freizeitparks und VIP Veranstaltungen wie Golfturniere oder die Vertreterversammlung.

Reisebuchungen und Ausflugsfahrten für Kunden

Bei den Reisebuchungen, zu denen zum Beispiel Fahrten für junge Kunden mit externen Jugendreiseanbietern nach Frankreich oder New York gehören, können durch die Einführung von GENOLIVE® nun schon direkt bei der Anmeldung Unterkunft, Versicherung oder Zusatzpakete von den Teilnehmern gebucht werden. Gleichzeitig erlaubt das Aufteilen der SEPA Einzüge in An- und Restzahlung ein einfaches und bequemes Handling.

Die Einführung von GENOLIVE® optimierte den Buchungsprozess auch bei den Ausflugsfahrten für junge Kunden. Bei den Ausflugsfahrten, zum Beispiel in Freizeitparks, werden direkt mehrere Busrouten mit jeweils mehreren Haltestellen angeboten. Durch die intelligente Verknüpfung der Busrouten und Haltestellen über die Funktion der „erweiterten Zusatzfelder“ von GENOLIVE® kann eine Überbuchung einzelner Busse ausgeschlossen werden. Die maximale Platzanzahl pro Bus muss vorgegeben werden.

Darüber hinaus erhalten die unter 18-Jährigen statt eines Tickets zunächst eine Einverständniserklärung als Bestätigung. Diese wird von den Eltern zur Unterschrift vorgelegt. Die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück ist damit auch rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Vorbei sind die Zeiten von Excel und Serienbriefen

Auf das Arbeiten mit unübersichtlichen Excel-Listen und Serienbriefen wird nun verzichtet, da GENOLIVE einen Großteil der Teilnehmerkommunikation automatisiert. Individuelle E-Mails oder Briefe sind in wenigen Minuten erstellt. Hierdurch können die Mitarbeiter nicht nur ihre kostbare Zeit auf andere Aufgaben verwenden, sondern es werden auch die direkten Kosten der Bestätigungsbriefe eingespart.

Selbst Kunden mit geringer Affinität zum Internet werden bei der Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück durch die Digitalisierung nicht ausgeschlossen. Die Mitarbeiter im Kunden-Service-Center oder in den Filialen können durch die Einbindung über die bankeigene Homepage, Anmeldungen für ihre Kunden durchführen. Dass ohne, dass die Marketingabteilung jedes Mal telefonisch oder per E-Mail in diesen Prozess eingebunden wird.

Höhere Rückmeldequote und mehr Veranstaltungen pro Jahr

Durch die Einführung von GENOLIVE® Events ist die Rückmeldequote für Veranstaltungen gestiegen. Dies führte zu einer Erhöhung der Teilnehmerzahl bei gleichbleibendem Personalaufwand. Dies führte dazu, dass die Volksbank Rhein-Nahe-Hunsrück eG ihr Veranstaltungsangebot nach der Einführung von GENOLIVE weiter ausbauen konnte – ohne den Personaleinsatz zu erhöhen.

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