Die GLS Gemeinschaftsbank eG ist eine überregional tätige genossenschaftliche Bank, die sich auf die Finanzierung nachhaltiger und sozialer Projekte spezialisiert hat. So werden Projekte im Bereich regenerative Energien, nachhaltiges Bauen und soziale Einrichtungen finanziert, verzichtet wird ganz bewusst auf eine Finanzierung von Atomenergie, Rüstung oder Alkohol und Tabak.

Veranstaltungen digitalisieren um nachhaltig zu handeln

Der Gedanke der Nachhaltigkeit spiegelt sich auch immer wieder in den Vorgängen der GLS Bank, so dass auch bei dem Konzept für die Digitalisierung der Generalversammlung Nachhaltigkeit die Prämisse war. Wie bei so vielen Unternehmen ist das Abhalten von Corporate Events auch bei der GLS Bank eine zeitaufwändige und nervenaufreibende Angelegenheit. Die Arbeit mit Excel Listen und anderen Office Tools war zudem fehleranfällig und stressig. Daher hat sich die GLS Bank auf die Suche nach einer Lösung gemacht, die Online-Anmeldung, die Akkreditierung und den Abstimmungsprozess der Generalversammlung zu digitalisieren, um somit Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und einen professionellen Auftritt nach außen zu gewährleisten.

In Conventex hat die GLS Bank einen Partner gefunden, der sich gemeinsam mit der GLS Bank der Herausforderung gestellt hat, ein zukunftssicheres Konzept zu entwerfen das Teilnehmermanagement auf der Generalversammlung perfekt zu organisieren. Seit 2015 wird die jährliche Generalversammlung nun schon mit Software von Conventex umgesetzt.

Über die in der Teilnehmermanagement-Software angelegte Veranstaltung, können sich sowohl Gäste als auch die Mitglieder der GLS Bank zu der Veranstaltung anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung, können sich die Teilnehmer ein Ticket herunterladen und entweder ausgedruckt oder auf dem Smartphone mit zu der Generalversammlung bringen, um sich vor Ort schnell und unkompliziert zu akkreditieren. Um zu gewährleisten, dass es sich auch wirklich um Mitglieder handelt, wurde diesen vorab ein spezieller Einladungscode zugesandt, der während der Online-Anmeldung eingegeben wird. Die Online-Anmeldung für die Gäste ist wiederrum frei zugänglich.

Vor Ort werden für die circa 2000 erwarteten Gäste acht Akkreditierungsterminals aufgebaut. Jeweils ausgerüstet mit Laptop, QR-Code Scanner und DIN-A4 Laserdrucker zum Ausdruck der umweltfreundlicheren Butterfly Badges (Namensschilder).

Bei der Akkreditierung wird das Ticket der Gäste gescannt und sie werden als anwesend erfasst. Gleichzeitig wird für die Gäste Just-In-Time ein Namensschild ausgedruckt. Zusätzlich wird bei den Mitgliedern im Rahmen der Akkreditierung noch das Stimmrecht vergeben. Durch Vollmachten übertragene Stimmrechte lassen sich ebenso in der Software verwalten. Denn ein Mitglied kann nicht nur eine Stimme haben. Zusätzlich zum Namen wird auf das Namensschild bei den Mitgliedern noch ein QR-Code gedruckt.

Dieser QR-Code wird dafür genutzt, die Anzahl der Stimmen beim Betreten des Saals zu erfassen. Somit wissen die Organisatoren und zuständigen Gremien bei jeder Abstimmung, genau wie viele Stimmen sich im Saal befinden.

Der Einsatz von Conventex Software hat somit dazu geführt, dass der gesamte Prozess der Online-Anmeldung, Akkreditierung und Abstimmung digitalisiert wurde. Der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter wurde somit verringert und die Zeit konnte in andere wichtige organisatorische Aufgaben investiert werden. Vor allem die Akkreditierung ist wesentlich effizienter.

Die Verwendung von umweltfreundlichen Butterfly Badges, im Gegensatz zu Plastikkarten, erfüllt darüber hinaus auch noch den Nachhaltigkeitsgedanken der GLS Bank.