Generalversammlung der GLS Bank

Generalversammlung der GLS Bank 2017

Die GLS Gemeinschaftsbank eG ist eine überregional tätige genossenschaftliche Bank, die sich auf die Finanzierung nachhaltiger und sozialer Projekte spezialisiert hat. Projekte im Bereich regenerative Energien, nachhaltiges Bauen und soziale Einrichtungen werden auf diese Weise finanziert. Verzichtet wird ganz bewusst auf eine Finanzierung von Atomenergie, Rüstung oder Alkohol und Tabak.

Veranstaltungen digitalisieren um nachhaltig zu handeln

Der Gedanke der Nachhaltigkeit spiegelt sich auch immer wieder in den Vorgängen der GLS Bank, so dass auch bei dem Konzept für die Digitalisierung der Generalversammlung 2017 Nachhaltigkeit die Prämisse war. Wie bei so vielen Unternehmen ist das Abhalten von Corporate Events auch bei der GLS Bank eine zeitaufwändige und nervenaufreibende Angelegenheit. Die Arbeit mit Excel Listen und anderen Office Tools war zudem fehleranfällig und stressig. Die GLS Bank hat sich auf die Suche nach einer Lösung gemacht. Diese soll die Digitalisierung der Online-Anmeldung, Akkreditierung und des Abstimmungsprozesses der Generalversammlung ermöglichen. Das Ziel ist, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und einen professionellen Auftritt nach außen zu gewährleisten.

Die GLS Bank hat in Conventex einen Digitalisierungs-Partner gefunden. Gemeinsam haben sie sich der Herausforderung gestellt, ein zukunftssicheres Konzept zu entwickeln, das das Teilnehmermanagement auf der Generalversammlung perfekt organisiert. Seit 2015 wird die jährliche Generalversammlung nun schon mit Software von Conventex umgesetzt. Über die in der Teilnehmermanagement-Software angelegte Veranstaltung, können sich sowohl Gäste als auch die Mitglieder der GLS Bank zu der Veranstaltung anmelden.

Nach erfolgreicher Anmeldung haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich ein Ticket herunterzuladen. Das Ticket wird entweder ausgedruckt oder auf dem Smartphone mit zur Generalversammlung gebracht. Dies ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Akkreditierung vor Ort. Um zu gewährleisten, dass es sich auch wirklich um Mitglieder handelt, wurde diesen vorab ein spezieller Einladungscode zugesandt, der während der Online-Anmeldung eingegeben wird. Die Online-Anmeldung für die Gäste ist wiederrum frei zugänglich. Vor Ort sind für die circa 2000 erwarteten Gäste acht Akkreditierungsterminals aufgebaut. Jeweils ausgerüstet mit Laptop, QR-Code Scanner und DIN-A4 Laserdrucker zum Ausdruck der umweltfreundlicheren Butterfly Badges (Namensschilder).

Bei der Akkreditierung wird das Ticket der Gäste gescannt und sie werden als anwesend erfasst. Gleichzeitig wird für die Gäste Just-In-Time ein Namensschild ausgedruckt. Zusätzlich wird bei den Mitgliedern im Rahmen der Akkreditierung noch das Stimmrecht vergeben. Durch Vollmachten übertragene Stimmrechte lassen sich ebenso in der Software verwalten. Denn ein Mitglied kann nicht nur eine Stimme haben. Zusätzlich zum Namen befindet sich auf dem Namensschild bei den Mitgliedern ein QR-Code. Mit dem vorliegenden QR-Code wird die Anzahl der Stimmen beim Betreten des Saals erfasst. Somit wissen die Organisatoren und zuständigen Gremien bei jeder Abstimmung, genau wie viele Stimmen sich im Saal befinden.

Digitalisierung der Generalversammlung wirkt nachhaltig

Der Einsatz von Conventex Software hat somit dazu geführt, dass der gesamte Prozess der Online-Anmeldung, Akkreditierung und Abstimmung digitalisiert wurde. Der Arbeitsaufwand ist für die Mitarbeiter somit verringert und die Zeit wird in andere wichtige organisatorische Aufgaben investiert. Vor allem die Akkreditierung ist wesentlich effizienter. Die Verwendung von umweltfreundlichen Butterfly Badges, im Gegensatz zu Plastikkarten, erfüllt darüber hinaus auch noch den Nachhaltigkeitsgedanken der GLS Bank.

 

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