Veranstaltungen digitalisieren

Was investiert Ihr Unternehmen in Digital? Schaffen wir gemeinsam eine Basis für Ihren digitalen Wandel von Veranstaltungen. Die Digitalisierung von Präsenzveranstaltungen bietet zahlreiche innovative Möglichkeiten, kosteneffizient Veranstaltungen zu optimieren und neu auszurichten. Schauen wir über den Tellerand und holen alle Potenziale für Ihre Events von morgen heraus und digitalisieren Ihre Veranstaltungen.

Veranstaltungen digitalisieren Team Conventex

Bausteine einer perfekt digitalisierten Veranstaltung

Die Bausteine perfekt digitalisierter Veranstaltungen bilden das Grundgerüst für ein reibungsloses und innovatives Event-Erlebnis. Durch digitales Voting wird die Interaktion der Teilnehmer:innen gesteigert, während ein digitaler Saalplan für eine effiziente Sitzplatzorganisation sorgt. Das digitale Hygienekonzept gewährleistet ein sicheres Umfeld, und detaillierte Statistiken sowie Auswertungen bieten wertvolle Einblicke für die Optimierung zukünftiger Veranstaltungen. Zusammen bilden diese Elemente das Rückgrat einer modernen, digitalisierten Veranstaltung, die sowohl die Teilnehmerbindung als auch die Effizienz auf ein neues Niveau hebt.

Mit dem digitalen Wahlmodul für Ihre GENOLIVE®-Plattform können Sie Ihre Wahlen deutlich effizienter und sicherer durchführen, egal welche Art von Abstimmung Sie abhalten.

Insbesondere bei Haupt-, Mitglieder- oder Vertreterversammlungen sind rechts- und revisionssichere Abstimmungen ein integraler Bestandteil. Mit GENOLIVE® Voting können Sie die Abstimmungen auf Ihrer Veranstaltung digitalisieren. Dabei können die Teilnehmenden entweder über die GENOLIVE® Event-App abstimmen oder mit Stimmkarten.

GENOLIVE® Events bietet Ihnen die Möglichkeit, den Sitzplan Ihres Veranstaltungsortes zu hinterlegen und Ihren Gästen vorab den passenden Sitzplatz zuzuordnen. Das Sitzplan-Modul reagiert hierbei intelligent auf Gruppenanmeldungen oder Anmeldungen mit Begleitpersonen und ist dabei sehr benutzerfreundlich.

Der zugeordnete Sitzplatz kann den Teilnehmern dann vorab per E-Mail mitgeteilt werden oder im Rahmen der Akkreditierung. Selbstverständlich können Sie auch vor Ort flexibel auf spontane Änderungen reagieren.

Veranstaltungen unter Pandemiebedingungen sind eine immense Herausforderung und fügen der Vielzahl an Aufgaben und Gewerken eine weitere hinzu. Um Ihnen Zeit zu sparen und eine Möglichkeit für rechtskonforme Veranstaltungen unter Pandemiebedingungen zu bieten, haben wir in GENOLIVE den Baustein „Hygienekonzept“ integriert. Es wird vorab festgelegt, ob die Veranstaltung unter 3G, 2G oder 2G+ Bedingungen stattfindet. Selbstverständlich können Sie auch flexibel auf sich ändernde Bedingungen reagieren und das Hygienekonzept jederzeit anpassen.

Schon bei der Online-Anmeldungen müssen die Teilnehmenden nun bestätigen, dass ein entsprechender Nachweis vorliegt und im Rahmen der Akkreditierung erbracht werden muss.

Bei der Akkreditierung selbst kann der QR-Code in der CovPass oder CoronaApp gescannt werden und die Person wird gleichzeitig akkreditiert, sofern die Daten der Anmeldung mit den Daten im Nachweis übereinstimmen. Somit fungiert der QR-Code in der CovPass oder CoronaApp auch gleichzeitig als Event Ticket. Selbstverständlich kann im Rahmen der Akkreditierung auch manuell hinterlegt werden, ob eine Person geimpft, getestet oder genesen ist.

30 Tage nach der Veranstaltung werden die Gesundheitsdaten der Teilnehmenden automatisch aus dem System gelöscht.

Konkrete Auswertungen erlauben es Ihnen, zukünftige Events besser zu planen. Fragen wie „Werden wohl alle eingeladenen Gäste kommen?“ oder „Reicht mein Veranstaltungsort für alle eingeladenen Gäste?“ relativieren sich mit GENOLIVE® Events, denn Sie behalten immer den Überblick.

Mit den Anwesenheitsdaten Ihrer Veranstaltung können Sie mit GENOLIVE® Events gezielte Nachakquise betreiben. Sie können Gäste kontaktieren, die Ihre Veranstaltung besucht haben oder Ihre No-Shows noch einmal anschreiben. Gestalten Sie Ihre Nachakquise flexibel und immer bezogen auf Ihre Daten.

Werten Sie Anmeldedaten und Anwesenheit von Gästen exakt aus. So haben Sie immer den Überblick, wer von Ihren Gästen Ihre Veranstaltung besucht hat und wer angemeldet war, aber nicht erschienen ist.

Bei vielen Veranstaltungen gibt es verschiedene Arten von Anmeldungen: Gäste, Kunden, Presse, VIPs. Ein Teilnehmermanagement-Tool wie GENOLIVE® Events erlaubt es Ihnen im Nachgang Ihrer Veranstaltung exakte Auswertungen, nach Anmeldeart gestaffelt, zu erhalten. Nicht nur die Anmeldungen selbst können Sie mit GENOLIVE® Events perfekt auswerten, sondern auch die von Ihnen individuell angelegten Buchungsoptionen wie Termine, Essenswünsche oder Kontingente, lassen sich analysieren.

Akkreditierung & Namenschilddruck

Die zehnte Version von GENOLIVE® Events revolutioniert die Veranstaltungsbranche, indem der gesamte Akkreditierungsprozess und der Namensschilddruck nahtlos in die Software integriert wurden. Schluss mit der Notwendigkeit unserer bisherigen Onsite-Software – alles, was Sie brauchen, ist jetzt in einer Lösung vereint. Arbeiten Sie komplett online und standortunabhängig. Namenschilder können Sie effizient direkt aus GENOLIVE® heraus drucken und das von jedem Endgerät. Dabei kann GENOLIVE® jede Art von Namenschild und Layout darstellen und jede Art von Drucker bedienen, egal ob spezieller PVC-Kartendrucker, Labelwriter für Textilbadges oder klassischer Laserdrucker.

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Holzhand zeigt Conventex Event-App

Event-App

Die GENOLIVE® Event-App ist unverzichtbar für die Digitalisierung Ihrer Veranstaltungen. Neben dem Ticket fürs Event können Sie ein Programm hinterlegen, Teilnehmendenlisten mit Matchmaking-Funktionen oder Umfragen integrieren, eine Chatfunktion einbauen, digitale Votings hinterlegen und viele weitere Funktionen ermöglichen. Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Bei der GENOLIVE® Event-App handelt es sich um eine Web-App, was Ihnen eine maximale Flexibilität erlaubt und keinen Installationszwang aufseiten Ihrer Teilnehmenden voraussetzt. Schaffen sie neue Perspektiven für Ihre Events mit der Event-App.

Hybride Veranstaltungen

In unsicheren Zeiten ist Flexibilität immens wichtig. Mit GENOLIVE® haben Sie daher nicht nur die Möglichkeit Ihre Präsenzveranstaltung zu digitalisieren, sondern auch perfekte hybride oder komplett digitale Events abzuhalten. Mit dem virtuellen Eventraum von GENOLIVE® erhalten Sie das richtige Tool, als Ergänzung für die digitalen Teilnehmenden Ihres hybriden Events oder für eine komplett digitale Veranstaltung.

BPI - Digitale Hauptversammlung 2020

Noch Fragen zur Digitalisierung von Veranstaltungen?

Das liegt ganz bei Ihnen. GENOLIVE® ist im Lizenzmodell zu erwerben und nach einer Schulung und mit Hilfe unserer GENOLIVE® Academy, können Sie Ihre Veranstaltungen selbst digitalisieren und sich die Arbeit enorm erleichtern.

Selbstverständlich können Sie auch unserer erfahrenes Team aus Eventmanagerinnen  und Eventmanagern für die Digitalisierung Ihrer Präsenzveranstaltungen beauftragen und das über Jahre gesammelte Know-How für sich nutzen.

Unser Entwicklungsteam hat viel Arbeit investiert um Ihnen eine effiziente und professionelle Akkreditierung zu ermöglichen. Damit der Ausdruck der Namensschilder direkt und ohne weitere Bestätigung erfolgen kann gibt es eine spezielle, von uns entwickelte Software, die auf einem Windows-PC läuft, die als Server agiert. Per Netzwerk sind alle Ihre Namensschilddrucker an diesem Windows-PC angeschlossen. Nun können Sie sich über jedes den Browser beliebiger Geräte (Smartphone, Tablet, Laptop) in GENOLIVE einloggen und einen der angeschlossenen Drucker auswählen und Namensschilder direkt und ohne weitere Bestätigung ausdrucken. Die Akkreditierung ist somit hoch effizient und kann sich an jedes Bedürfnis anpassen.

Selbstverständlich kann man auch einfach über die klassische Druckfunktion des Webbrowsers Namensschilder ausdrucken, ohne dass man einen Windows-PC als Server-Rechner hat. Hier müssen Sie den Druckvorgang, wie von anderen Fällen gewohnt, aber noch manuell bestätigen.

In GENOLIVE® lässt sich dieser Wechsel im Prinzip noch am Tag der Veranstaltung vornehmen. Mit einem Klick lässt sich der Prozesstyp in GENOLIVE® von „Veranstaltungsanmeldung“ auf „Digitale Veranstaltung“ oder „Hybride Veranstaltung“ anpassen. Über die integrierte Kommunikationsfunktion können Sie innerhalb weniger Minuten alle Teilnehmenden per E-Mail von der Änderung informieren und direkt den digitalen Zugangslink zum Event mitsenden.

Unserer Erfahrung nach sind diese Bedenken in den meisten Fällen ohne Begründung. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Leute oft nur einen kleinen Anstoß brauchen, um den Digitalisierungsprozess mitzugehen.

Selbst wenn Teile Ihrer Zielgruppe sich dem digitalen Weg komplett verwehren ist GENOLIVE® perfekt geeignet, denn es wurde speziell so entwickelt, dass sich digitale und analoge Komponenten miteinander kombinieren lassen. So kann sich der Großteil Ihrer Teilnehmenden online auf eine Einladung zurückmelden und trotzdem können Sie jeder Einladung noch eine RSVP-Karte beilegen.

Der Mehrwert ergibt sich auf ganz verschiedenen Ebenen. Sie wirken in der Außendarstellung als Unternehmen modern und professionell. Darüber hinaus haben Sie und Ihre Mitarbeitenden aber auch eine spürbare Arbeitserleichterung, da viele Prozesse automatisiert werden. Somit können Sie sich auf Bereiche des Veranstaltungsmanagements konzentrieren, die nicht digitalisiert werden können. Zudem können Sie mit der Digitalisierung ganz neue Formate erschließen oder neue Features zu Ihren bestehenden Formaten hinzufügen, indem Sie z.B. Matchmaking Funktionen in der Event-App nutzen oder Gewinnspiele über die Event-App anbieten.

Sehr viele Bereiche Ihrer Veranstaltung lassen sich digitalisieren. Angefangen mit der Online-Anmeldung der Teilnehmer, einem elektronischen Einladungs- und Teilnehmermanagement bis hin zu Features während Ihrer Veranstaltung. Da wären die voll digitalisierte Akkreditierung, die Event-App und digitale Abstimmungen auf Haupt-, Mitglieder- oder Vertreterversammlungen.

Darüber hinaus haben Sie mit den zahlreichen Features in GENOLIVE® und dem Know-How von Conventex auch die Möglichkeit hybride Veranstaltungen oder rein digitale Eventformate anzubieten.

Es kommt hier natürlich immer sehr auf die Art und Ausgestaltung Ihrer Veranstaltung an. Bei Versammlungen müssen Sie meist bestimmte Fristen zur Einladung einhalten, bei größeren Events wollen Sie schon frühzeitig in den Vorverkauf gehen. Als Faustregel lässt sich festhalten, dass Sie mit der Planung Ihres Events circa 3-4 Wochen vor dem Datum der Einladung bzw. Start der Online-Anmeldung beginnen sollten.

Natürlich kommen zunächst direkte Kosten für die Digitalisierung auf Sie zu. Unserer Erfahrung nach amortisieren sich die Kosten aber an vielen Stellen, da z.B. weniger Personal in der Vorbereitung, aber auch während der Veranstaltung nötig ist. Je nach Veranstaltungsformat ergeben sich zudem weitere Vorteile. Z.B. können unsere Kund:innen bei hybriden Mitgliederversammlungen eine wesentlich höhere Beteiligung der Mitglieder erwirken, was sich wiederum in einer stärkeren Position der Führung widerspiegelt, wenn Entscheidungen von einer größeren Masse getragen werden.

Rückantwortkarten (u. A. w. g. bzw. RSVP) sind heute nicht mehr zeitgemäß. Ein Großteil der Bevölkerung macht heute alles online, sei es Shopping, Reisen buchen oder Essen bestellten. Viele sehen es daher gar nicht mehr ein, eine Rückantwortkarte auszufüllen und per Post zu verschicken oder eine Faxrückmeldung zu geben. Eine Online Anmeldung für eine Veranstaltung ist heute das absolute Minimum und sollte bei jeder Veranstaltung angeboten werden.

Mit GENOLIVE® haben Sie den Vorteil, dass Sie die klassische RSVP-Einladung mit einer Online-Anmeldung kombinieren können. So kann z.B. ein fließender Übergang hin zu Digitalisierung gewährleistet werden.

Hierzu kann man Tablets bereitstellen, die Teilnehmende nutzen können, wenn sie selbst kein Smart-Device haben. Diese kann man online ausleihen und auf der Veranstaltung bereitstellen. Gerne können wir diese auch zur Verfügung stellen.

Selbstverständlich lässt sich auch eine klassische analoge Abstimmung per Handzeichen oder Stimmkarten mit einer digitalen Abstimmung kombinieren. So wird dies häufig bei hybriden Events gemacht. Die Teilnehmenden vor Ort stimmen per Stimmkarte ab und die digitalen Teilnehmenden über das Online-Voting.