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Digitale Vertreterversammlung der Münchener Hypothekenbank eG

Die Münchener Hypothekenbank eG, auch bekannt unter den Namen MünchenerHyp ist eine Genossenschaftsbank mit einer Bilanzsumme von 48,6 Mrd. Euro (Stand 31.12.2020). Mit ihren rund 65.000 Mitgliedern und Eigentümer:innen zählt sie zu den mitgliederstärksten Genossenschaftsbanken in Deutschland.

Die MünchenerHyp ist Pfandbriefbank, womit die Bank als Dienstleister zur Refinanzierung für die Beleihung von Immobilien dient. Aus dieser Besonderheit resultiert, dass viele Primärbanken und genossenschaftliche Banken Anteilseigner der MünchenerHyp sind, was sich auch in der Teilnehmendenstruktur der Vertreterversammlung widerspiegelte.

Die gegenwärtige Lage erlaubte es der Bank nicht, im Frühjahr 2021 eine ordentliche Vertreterversammlung im üblichen Rahmen als Präsenzveranstaltung durchzuführen, weshalb die MünchenerHyp auf die digitale Lösung zur Durchführung von Versammlungen von Conventex gesetzt hat.

Die Vertreterversammlung der Münchener Hypothekenbank eG wurde als digitale Veranstaltung geplant und fand am 17. April 2021 statt.

Vorbereitung der digitalen Vertreterversammlung

Eingeladen zur digitalen Versammlung wurden neben den 80 Mitgliedervertreter:innen, zudem Aufsichtsrat und Gäste. Die Einladung erfolgte postalisch und jede/r Eingeladene erhielt im Anschreiben einen individuellen Einladungscode. Mit diesem Code konnten sich die Eingeladenen auf der eigens eingerichteten Online-Anmeldeseite zum digitalen Event registrieren. Nach erfolgreicher Anmeldung erhielten die Teilnehmer:innen den Zugang zum digitalen Event, sowie die Möglichkeit vorab einen Technik-Check durchzuführen.

Vor Ablauf der Frist wurden Reminder direkt aus der von Conventex entwickelten Plattform GENOLIVE® verschickt. Gleichzeitig erhielten vor der Generalversammlung auch alle angemeldeten Gäste eine Erinnerung.

Die MünchnerHyp kann digital

Bei einer digitalen Vertreterversammlung gibt es zahlreiche technische und formale Hürden, die überwunden wurden. Im Vorfeld der Veranstaltung wurde die MünchenerHyp durch einen Projektmanager von Conventex sowohl beim Einladungs- und Teilnehmendenmanagement, als auch beim Einrichten des digitalen Events inkl. revisionssicherem Online-Voting unterstützt.

Münchener Hyp Digitales EventFür den technischen Aufbau zur Live-Übertragung des digitalen Events und problemlosen Umsetzung des Livestreams, sowie zur Betreuung der Mitarbeiter:innen bei den Abstimmungen und der Moderation von Fragen, waren drei Mitarbeiter:innen von Conventex vor Ort, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Bei einem Livestream wird alles direkt übertragen. Zwei installierte Kameras und ein aufgebautes Filmstudio ermöglichen die Generalversammlung in den virtuellen Veranstaltungsraum zu streamen. Neben dem Livestream-Fenster finden die Teilnehmer:innen im Veranstaltungsraum auch weiterführende Informationen: die Tagesordnung, die Möglichkeit über eine Chatfunktion zu interagieren, Anträge einreichen und über die nach BSI-CC entwickelte Voting-Funktionen über Anträge abzustimmen.

Fazit zur digitalen MünchenerHyp Vertreterversammlung

Die erste digitale Vertreterversammlung der MünchenerHyp kann als voller Erfolg angesehen werden. Nicht nur war die Beteiligung der Vertreter:innen außerordentlich hoch, auch wurde die Chatfunktion für einen regen Austausch genutzt. Dies zeigt, dass auch bei einem digitalen Event eine angeregte Kommunikation sehr gut möglich ist und über Tagesordnungspunkte genauso gut diskutiert und abgestimmt werden kann, wie bei einer Präsenzveranstaltung. Auch die Zusammenarbeit zwischen der MünchenerHyp und Conventex kann als sehr positiv bewertet werden. Die Dienstwege wurden kurzgehalten und anfallende ToDos wurden schnell und nachhaltig umgesetzt.

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