Professionelle Eventplanung ohne Ausbildung

Wie man auch ohne eine Event-Ausbildung eine Veranstaltung professionell plant

Oft kommt es im Job oder im Alltag vor, dass man plötzlich vor der Herausforderung steht, eine Veranstaltung zu planen. Und wenn es sich dabei um ein Corporate Event handelt, kommt der ein oder andere erst mal ins Schwitzen. Mit ein wenig Recherche, worauf man bei der Veranstaltungsplanung eines Corporate Events zu achten hat, wird man schnell merken, dass in jedem ein Eventmanager oder eine Eventmanagerin steckt. Mit unserem Leitfaden kann auch ohne Event-Ausbildung nichts schief gehen.

Typische W-Fragen bei der Event-Konzeption

Was sind die relevantesten W-Fragen im Rahmen der Konzeption eines Events? Wozu ist diese Beantwortung sinnvoll? W-Fragen liefern notwendige Informationen und sind ein wirksames Instrument bei der Veranstaltungsplaung, um grundlegende Fragen zu klären. Durch die Beantwortung kann effektiv ein Mehrwert für Besucher*innen entstehen. Grundlegende W-Fragen sind: Wer? Wo? Wer? Warum? Was? Wann? Wie? Eine tiefere Struktur dieser W-Fragen könnten sein:

  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Wo soll das Event stattfinden?
  • Was ist unser Veranstaltungsziel?
  • Wie wollen wir das Event mit sachlichen und finanziellen Mitteln finanzieren?
  • Wann wollen wir die Veranstaltung umsetzen?
  • Warum wollen wir dieses Event realisieren?

Legen Sie als Erstes fest, welche Art von Event stattfinden soll. Ob ein Konzert, eine Messe oder ein Grillabend geplant wird: In der Ausführung bestehen wesentliche Unterschiede. Anschließend können Eckdaten der Veranstaltung geklärt werden. Dazu gehören Location sowie ein Datum.

Step 1: Kenne deine Zielgruppe

Für die Veranstalungsplanung lohnt es sich immer, eine Stakeholderanalyse durchzuführen. Mit dem Stakeholder-Ansatz wird ermittelt, welche internen und externen Personen an dem Projekt beteiligt sind. Ziel dieser Analyse ist es zuerkennen, wie diese Personen auf das Projekt einwirken können. Am Ende soll klar sein, welche Persönlichkeiten aus welchen Gründen handeln und somit negativ eingestellte Menschen positiv umzustimmen.

Unterschiedliche Zielgruppen bedeuten unterschiedliche Anforderungen und Interessen. Bereits bei der Konzeptausarbeitung. Dabei sollte auf eine zielgruppengenaue Ansprache geachtet werden. Um die Zielgruppe besser zu verstehen, bietet es sich an, eine Persona zu erstellen. Die Persona ist ein idealtypische Teilnehmerin oder Teilnehmer, die genau alle Eigenschaften und Interessen vertritt, welche die meisten Personen innerhalb der Zielgruppen besitzen. Die Persona ist ein fiktiver Archetyp, der auf Basis der Zielgruppe erstellt wird oder ein fiktive/r Idealkund*in und repräsentiert spezifische Käufer*innen. Meistens gibt es nicht nur eine Persona, sondern mehrere Personas.

Unser Veranstaltungsbeispiel: Hybrider Frühjahrsempfang

Bei unserer Beispiel-Veranstaltung werden wir unsere Kund*innen vor Ort einladen und unsere Nichtkund*innen können digital teilnehmen.
So können mögliche Persona für unser Event aussehen:

Personas eines hybriden FrühjahrsempfangsDie Identifizierung der Persona macht klar, dass diese viel ihrer Arbeits- und Freizeit in den sozialen Medien verbringen. Schlussfolgernd sollte zielführend sein, dass Event bei LinkedIn und Facebook publizieren sowie auch per Newsletter an potenzielle Neukund*innen zu verschicken. Eine emotionale Ansprache der Zielgruppe hat gezeigt, dass diese zielführender ist als eine standardisierte.

Step 2: Veranstaltungsziel festlegen

Nach der Zielgruppen-Analyse muss das Veranstaltungsziel definiert werden. Das können Gewinnmaximierung, Kundenakquise, aber auch eine Teambildungsmaßnahme sein. Dieses Ziel sollte man immer vor Augen haben und die Planung zielgruppengerecht nach der Zielsetzung ausrichten.
Bei unserem hybriden Frühjahrsempfang ist das Ziel, unsere Kundenbindung zu stärken sowie bei Nichtkund*innen unseren Bekanntheitsgrad zu steigern. Weitere Ziele sind Besucherzufriedenheit und eine bestimmte Teilnehmer*innen-Anzahl zu erreichen. Quantifizierbare Ziele können bei einem Corporate Event eine hohe Beteiligungsquote sein.

Bei der Herangehensweise helfen die klassischen Best Case/Worst Case-Betrachtungen.
Der Worst Case bei einer Veranstaltung ist, wenn die Ziele nicht erreicht werden. Für unseren Frühjahrsempfang wäre dies, dass unsere Kund*innen unzufrieden sind und wir bei den Nichtkund*innen einen schlechten Eindruck hinterlassen. Im Worts Case kommen wenig bis keine Teilnehmer*innen und eine Beteiligung bleibt aus.
Der Best Case ist: Alle Ziele werden erreicht. Dass bedeutet, unsere Teilnehmer*innen gehen mit einem positiven Erlebnisempfinden aus dem Event und ihre Eigenbeteiligung war überdurchschnittlich hoch. Zudem wurde die erwünschte Teilnehmendenanzahl überschritten.
Der Most probable Case ist das realistische Szenario. Das würde auf unser Beispiel bezogen heißen, dass die meisten Teilnehmer*innen positiv das Event verlassen. Im Ganzen waren Sie insgesamt zufrieden, einige Event-Punkte haben ihnen weniger gefallen. Unter allen Teilnehmer*innen gibt es wenige, die das Event schlecht beurteilt haben.

Step 3: Ideen, Motto für eine Veranstaltung

Zu einem Konzept gehört bei einer Veranstaltung in den meisten Fällen auch ein Motto bzw. eine Leitidee. Nah diesem Schema werden Dekoration, aber auch Dienstleister*innen gebucht, die zur Idee passen. Alle Bestandteile sollten miteinander harmonieren und nicht willkürlich wirken. Auch hier ist es entscheidend, sich an der Zielgruppe zu orientieren. Was gefällt den potenziellen Teilnehmer*innen? Wie ist ihre Erwartungshaltung? Planen Sie beispielsweise eine Veranstaltung rund um das Thema Nachhaltigkeit, sollte darauf geachtet werden, wiederverwendbare Materialien zu nutzen und Dienstleister*innen einzuladen, die auch Wert auf den Aspekt Nachhaltigkeit legen.

Für unseren hybriden Frühjahrsempfang steht das Thema Digitalisierung im Mittelpunkt. Dafür gibt es mehrere Talks mit Digitalisierungsexpert*innen und interaktive Möglichkeiten, das Event per mobile Endgeräte live mitzuerleben. Die Idee ist es, unsere Kund*innen vor Ort in die Stadthalle einzuladen. Alle Nichtkund*innen können die Gesprächsrunden digital begleiten. Über die GENOLIVE® Event-App sollen alle Teilnehmer*innen vor Ort und zu Hause die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und weitere Interaktionsmöglichkeiten zu nutzen. Ein spannendes Quiz für alle Teilnehmer*innen zum Abschluss rundet die Veranstaltung ab.

Step 4: Budgetplanung immer im Blick haben

Die Budget-Planung ist Teil des Konzeptes, um zu konkretisieren, wie die Veranstaltung aussehen soll und ob das Budget dafür ausreicht. So können Sie schauen, welches Etat Sie zur Verfügung haben und planen einen Festbetrag für die bestimmten Bereiche wie Verpflegung, Dekoration, Security ein. Beim Budget sollte immer ein Puffer für unerwartete Kosten eingeplant werden.

Für unsere Veranstaltung brauchen wir ein Budget für Personal (Genaueres in der Personalplanung), die Stream-Technik sowie die Akkreditierung. Dann müssen auch Location und Catering bezahlt werden. Zusätzlich möchten wir verschiedene Künstler*innen bei unserer Veranstaltung haben, wie eine Liveband, eine/n Fotograf*in und Redner*innen. Nicht zu vergessen sind die Dekoration und das Marketingbudget.

Step 5: Zeitplan für ein Corporate Event erstellen

Wenn das Konzept steht und die Budgetplanung abgeschlossen ist, können Sie an den genaueren Zeitplan gehen. Beim Zeitmanagement solltet darauf geachtet werden, mit dem Vorlauf für alle relevanten Terminabstimmungen auszukommen. Für den Zeitplan während der Veranstaltung ist es wichtig, ausreichend Zeit zwischen den Attraktionen einzuplanen. Manchmal kommt es zu Verspätungen von Dienstleister*innen oder andere unerwartete Hindernisse gelangen dazwischen. Koordination der Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten, alles was folgt, läuft dann parallel. Wenn der Rahmen feststeht, verteilen Sie die Aufgaben.

Abbildung einer Zeitplan-Tabelle für eine Veranstaltung

Für sich selbst sollten Sie auch einen Zeitplan erstellen, wann Sie alle Rechnungen bezahlen müssen. Gibt es Fristen, die eingehalten werden müssen?

Step 6: Dienstleister*in

Meistens können Sie sie eine eine Veranstaltung nicht alleine. Somit braucht man externe Dienstleister*innen, die einem am Veranstaltungstag unterstützen. Das kann je nach Bedarf der Veranstaltung ganz unterschiedlich aussehen.

Technik:

Bei den meisten Veranstaltungen wird Technik in irgendeiner Art benötigt. Ohne die entsprechenden technischen Geräte kann ein hybrides Format wie der Frühjahrsempfang nicht stattfinden. Eine professionelle Streaming-Technik ist essenziell. Zusätzlich brauchen alle Redner*innen Mikrofone und die Beleuchtung muss stimmen. In unserem Fall wird keine mobile Bühne benötigt, da eine in der Location vorhanden ist.

Catering:

Wir haben uns dazu entschieden, unseren Vor-Ort-Gästen Speisen und Getränke anzubieten. Dafür lassen wir einen lokalen Caterer kommen, der ein Buffet aufbaut. Beim Essen sollte darauf geachtet werden, dass für jeden etwas dabei ist. Neben einem klassischen Gericht gehören vegetarische und vegane Optionen längst auf jedes Menü. Schauen Sie sich die Vorlieben ihrer Persona an und orientieren sich daran. Neben den Gerichten sollte der Caterer auch Geschirr mitbringen. Wenn es warme Speisen gibt, fragen Sie nach, wie diese angeliefert und womit sie warmgehalten werden. Denken Sie daran, eine Uhrzeit abzusprechen und einen aus Ihrem Team, der das Catererteam in der Location.
Auch bei der Getränkeauswahl ist es hilfreich, sich an der Persona zu orientieren. Außerdem sollten Sie auch eine besondere Auswahl an nicht alkoholischen Getränken anbieten. Nach Beachtung dieser Aspekte stellen Sie eine Auswahl zusammen und fragen bei einem Getränkelieferant ihrer Wahl nach. Müssen die Getränke gekühlt werden? Gute Getränkelieferanten bieten einen Kühlservice mit an.

Musik:

Für unser Beispiel des Frühjahrsempfangs haben wir uns entschieden, dass das Diner von einer Liveband begleitet wird. Auch als Abschluss der Veranstaltung wird die Liveband sich von den Gästen musikalisch verabschieden. Zum Anlass passend haben wir uns für eine ruhige Jazz-Band aus Münster entschieden. Ein engagierter Fotograf wird die gesamte Veranstaltung begleiten und alle relevanten und schönen Momente festhalten.

Step 7: Teilnehmermanagement

Digitalisierung in der Veranstaltungsbranche: Nutzen Sie die auf dem Markt angebotenen Tools, um mit einer cloudbasierten Lösung wie GENOLIVE® das Teilnehmermanagement digital durchzuführen. Der Vorteil bei einer Teilnehmermanagement-Software ist die Zeitersparnis. Mit GENOLIVE® ist es möglich, sogenannte Einladungsworkflows schnell und einfach zu generieren. Zu unpersönlich? Denken Sie nicht daran! Jede digitale Einladung kann individuell gestaltet werden und die Teilnehmenden einzigartig ansprechen. Mit sogenannten Variablen können Sie ihre Teilnehmer*innen per Vornamen, aber auch per Nachnamen mit einer gewählten Anrede anschreiben.

Oder nutzen Sie die Möglichkeit einer Anmeldeseite. Die Anmeldeseite kann einfach und unkompliziert über GENOLIVE® im Corporate Design erstellt werden. Im schönen Erscheinungsbild einer digitalen Seite verliert die Veranstaltung nicht an Glanz, sondern gewinnt an Modernität. Das Praktische: Alle Angesprochenen können sich über diese Website bequem anmelden und haben alle relevanten Informationen zur Veranstaltung parat. Diese Anmeldeseite kann zusätzlich als Ticketshop für Ihr Event dienen. Ihre Teilnehmer*innen bekommen dann ganz automatisiert ihre Tickets zugestellt, welche Sie vorab nach Ihren wünschen in GENOLIVE® konfiguriert haben.
Zudem kann GENOLIVE® nicht nur vorab genutzt werden, auch während der Veranstaltung, um Ihre Teilnehmenden zu akkreditieren. Dank des QR-Codes auf dem Ticket, dass auch in der Wallet der Smartphones gespeichert werden kann. Oder Ihre Gäste bringen die Eintrittskarte ausgedruckt mit zur Veranstaltung. Die Akkreditierung kann mit jedem Mobilgerät mit Kamera-Funktion und einer stabilen Internetverbindung erfolgen.

Hybridevents und Datenschutz

Beim Thema Datenschutz und Sicherheit lohnt es sich, Fachleute zu konsultieren. Hier ist zu beachten, wie lange Teilnehmendendaten gesammelt werden dürfen. Werden Fotos von der Veranstaltung im Nachgang veröffentlicht und sind dort Teilnehmer*innen darauf zu erkennen, müssen Sie die Nutzungsrechte einholen. Auch das kann bequem über GENOLIVE® abgewickelt werden.

Step 8: Personalplanung bei Veranstaltungen

Kalkulieren Sie genügend Personal für die Garderobe ein, Akkreditierung, Catering, etc… Das Personal ist je nach Veranstaltung unterschiedlich bewandert und geschult. Vor allem bei größeren Events mit mehreren Hundert Mitarbeiter*innen ist es nötig, einen gut strukturierten Schichtplan zu erstellen. Denken Sie auch daran, dass gesetzliche Pausen eingehalten werden müssen.

Für ein Hybridevent ist vor allem die Technik wichtig. Es braucht Techniker*innen, die für Mikrofone, Licht, Livestream und vieles Weitere zuständig sind. Vorab sollte Rücksprache mit der Location getroffen werden, welche Dinge dort vorhanden sind und mitgenutzt werden dürfen wie z. B. Bühnen. Da wir uns entschieden haben, für unsere Kund*innen, die Vor-Ort-Teilnehmer*innen ein Diner auszurichten, braucht es Personal, das Buffet aufbaut und nachfüllt. Stellt der Caterer die Belegschaft oder müssen Sie eigenes anstellen? Zusätzlich brauchen wir für unsere Veranstaltung Garderoben-Personal sowie für die Akkreditierung, dem Auf- und Abbau.

Step 9: Gelungenes Marketing in der Eventplanung

Eine Veranstaltung kann auf mehreren Wegen vermarktet werden. Dabei sollte man immer auf die Zielgruppe achten, die angesprochen wird. Die Zielgruppenansprache kann auch über Social Media ablaufen, wenn die Zielpersonen dort vertreten sind. Daneben können Einladungen über Printwerbung oder jede andere Art an Werbung erfolgen. Achten Sie darauf, was Ihre Veranstaltung besonders macht, was für ein Alleinstellungsmerkmal hat das Event? Diese Aspekte sollten bei der Werbung direkt klar kommuniziert werden und Ihren potenziellen Kund*innen ins Auge stechen.

Bei unserem Beispiel des Frühjahresempfangs laden wir Kund*innen sowie Nichtkund*innen ein. Unsere Kund*innen erhalten eine Einladung per E-Mail. Die Nichtkund*innen sollen digital teilnehmen. Die Einladungsansprache erfolgt zum einen über unsere Social-Media-Kanäle, auf diesen wir auch Werbung schalten. Zum anderen schreiben wir potenzielle Kund*innen per Newsletter an und laden diese zur Veranstaltung ein.

Step 10: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Auch die Nachbereitung ist ein wichtiger Punkt für eine Veranstaltung. Im Nachgang ist es sinnvoll, allen Gästen ein Dankesschreiben für die Teilnahme zu senden.
Bei unserem Frühjahrsempfang müssen erst mal alle Rechnungen für die Dienstleister*innen sowie die Mitarbeiter*innen bezahlt werden. Da wir uns das Ziel die Stärkung der Kundenbindung und die Steigerung des Bekanntheitsgrads gesetzt haben, schicken wir allen Teilnehmer*innen im Nachgang ein Dankesschreiben. In diesem befindet sich ein Feedbackbogen sowie die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge kundzutun. Auch das wickeln wir mit GENOLIVE® ab.
Egal bei welcher Art von Veranstaltung, anschließend muss alles aufgeräumt werden. Der Abbau sollte vorab koordiniert sein, damit am Ende nicht noch Missverständnisse auftreten.

Fazit

Sie sehen auch ohne spezielle Ausbildung kann eine Veranstaltungsplanung professionell erfolgen. Egal vor welcher Herausforderung Sie im Job oder Alltag stehen, mit diesem Leitfaden kann bei Ihrer Veranstaltung nichts schief gehen. Das A und O einer Veranstaltung ist die Konzeption. Nehmen Sie sich die Zeit und planen ein ordentliches ausgearbeitetes Konzept – immer mit Blick auf Ihre Zielgruppe. Es ist stets wichtig, sich von Anfang an einen Überblick zu verschaffen und welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Oft wird nur der Veranstaltungstag geplant, vergessen Sie jedoch nicht den Nachgang Ihrer Veranstaltung, um Ihre Zielvorgaben eruieren zu können.

2 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Hallo.
    Habe ich das richtig verstanden, dass man Eventplaner auch ohne Studium oder Ausbildung werden kann? Also, wenn man das zum Beispiel nebenberuflich machen möchte. Und wenn man dann beispielsweise selbstständiger Eventplaner ist, lohnt es sich überhaupt, diesen Nebenjob auszuführen, da man ja viel Geld allein für die Vorbereitungen ausgeben muss..(also für das Essen, für die Location etc.)?
    Vielen Dank im Voraus.
    Schöne Grüße!

    Antworten
    • Hallo Katharina, man muss hier natürlich ein wenig differenzieren. Möchtest du in Eventplanerin in einer Agentur werden, ist dies auch als Quereinsteigerin durchaus möglich. Hier wird es aber sicherlich schwierig dies nebenberuflich zu tun. Möchtest du als selbstständige Eventplanerin arbeiten, ist dies durchaus auch nebenberuflich möglich. Hier muss man differenzieren, ob du im Kundenauftrag arbeitest, also Eventplanerin für Veranstaltungen „Anderer“ wirst oder eigene Veranstaltungen planst. Für ersteres brauchst du kein großes Budget für die einzelnen Gewerke (z.B. Catering), da dies ja von deinen Kunden übernommen wird und du auf Honorarbasis arbeitest. Was du aber brauchst sind natürlich Kunden und diese muss man natürlich erstmal akquirieren, wofür gute Referenzen sehr vorteilhaft sind. Anfangs muss man daher sicher erstmal im Bekanntenkreis anfangen und auf ein Honorar verzichten. Möchtest du eigene Veranstaltungen planen, z.B. ein eigenes Festival, dann wird man in einigen Bereichen schon in Vorkasse gehen müssen, wobei viele Gewerke auf Rechnung arbeiten und diese nach der Veranstaltung stellen. Es gilt hierbei aber dringend zu beachten, dass man im eigenen unternehmerischen Risiko arbeitet. Sollte man also zu wenig Tickets verkaufen, steht man nachher mit einem Verlust und im schlimmsten Fall Schulden da.

      Antworten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Bitte füllen Sie dieses Feld aus.
Bitte füllen Sie dieses Feld aus.
Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein.
Sie müssen den Bedingungen zustimmen, um fortzufahren.

Blog Icon Rakete

Sie planen eine Veranstaltung? Wir beraten Sie gern!

Blog Icon Glühbirne

Bleiben Sie auf dem Laufenden über Trends der Eventbranche.

Folgen Sie uns:

Instagram
LinkedIn
Xing

Weitere Blog-Artikel & Case Studies

Generalversammlung der GLS Bank

Generalversammlung der GLS Bank 2017

Case Study Veranstaltungskonzepte meine Volksbank eG

meine Volksbank Raiffeisenbank eg – Vielfältige Veranstaltungskonzepte

Digitale Vertreterversammlung verfolgt am Laptop

VR Bank Vertreterversammlung: in Minuten zum digitalen Event

Digitaler Info-Raum Jugendparlament Bramsche

Jugendparlament (Jupa) Bramsche