Im August 2021 begannen meine Kollegin Carolina Gomes da Cruz und ich, Caroline Brück, unsere Ausbildung als Veranstaltungskauffrauen bei der Conventex Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH. Wir sind die ersten Auszubildenden im Betrieb. Nun sind wir seit fast einem Jahr bei Conventex angestellt – und in diesem Jahr ist bereits viel passiert.

Erste eigene Veranstaltungsplanung: Sommerfest 2021

Einen Monat nach unserem Ausbildungsstart haben wir unser Firmen-Sommerfest veranstaltet. Hier hatten wir die Möglichkeit die Kolleg*innen unseres Technikpartners debug® kennenzulernen und uns auch mit unseren eigenen Kolleg*innen erstmals außerhalb des Büros zu vernetzen. Bei der Planung des Sommerfests haben Carolina und ich gelernt, wie wir miteinander kommunizieren müssen und inwiefern wir als Team zusammenarbeiten können. Uns wurde bewusst, dass unsere Kommunikation lückenlos funktionieren muss, da wir an unterschiedlichen Tagen im Büro und in der Berufsschule sind.

Wir haben schnell bemerkt, dass bei der Veranstaltungsplanung mehr Kleinigkeiten bedacht werden müssen, als wir anfangs vermuteten. Eiswürfel wurden besorgt – doch wo lagern wir diese? Tischdeko wurde zusammengesammelt – doch haben wir genug Vasen? Mit allen Fragen, ob groß oder klein, ob vorläufig oder unter Zeitdruck, konnten wir uns immer an unsere erfahrenen Kolleg*innen wenden, die uns mit Ihrem Fachwissen auf die Sprünge geholfen haben.

Das Sommerfest wurde letztendlich ein voller Erfolg. Für Musik, Essen und Getränke wurde reichlich gesorgt, die Stimmung war ausgelassen und der Abend bleibt uns noch immer in guter Erinnerung.

Die Tops und Flops zum Sommerfest 2021

Next Step: Corporate Event ConCon 2021 von Conventex

Am 05. Oktober stand dann unsere Conventex Connect, die ConCon 2021, an. An dieser konnte aus zeitlichen Gründen nur Caroline teilnehmen und bei der Planung helfen. Sie konnte hier mitverfolgen wie eine Veranstaltung vom groben Konzept und einer ersten Idee zu einem konkreten Projektplan wird und Stück für Stück Form annimmt. Caroline durfte einen Redebeitrag zu unserem Punkteprogramm GENOLIVE® Bonus ausarbeiten, sich infolge dessen ausgiebig einarbeiten und ein erklärendes Video vorproduzieren.
Am Tag der Generalprobe konnte sie miterleben, wie ein Livestreaming-Event organisiert wird und abläuft. Hier sind Konzentration, Durchblick und Professionalität gefragt. Das stowwen studio von debug® wurde ausgeleuchtet, alle Mitwirkenden wurden verkabelt und die Veranstaltung einmal von A bis Z durchgeprobt. Kurzfristige Änderungen mussten vorgenommen werden, durch die das Improvisationstalent unserer Organisatorin gefordert wurde.
Am Tag der Veranstaltung fanden sich erneut alle Beteiligten zusammen um eine erfolgreiche ConCon abzuhalten. Wir erhielten durchweg positives Feedback und konnten den Tag zufrieden und erschöpft abschließen.

Präsenzveranstaltungen: Mit Conventex Onsite unterwegs

Der Herbst verging wie im Flug, während Carolina und ich unsere Kolleg*innen auf digitalen, hybriden und Präsenzveranstaltungen in Städten wie Oldenburg, Berlin und Frankfurt begleiten durften. Hier lernten wir wie die Akkreditierung mit GENOLIVE® abläuft, übten Kundenkontakt auch abseits des Telefons und konnten uns ein Bild über die Veranstaltungen machen, die wir vorher nur im Hintergrund begleitet hatten.

Neue Arbeitsbereiche: Projektmanagement und Marketing & Sales

Wir verließen die Support-Abteilung – Carolina ging ins Projektmanagement, während Caroline im Team Marketing & Sales ansiedelte. In beiden Abteilungen sammelten wir noch mehr Erfahrung mit Kundenkontakt, inner- und außerbetrieblichen Abläufen, Organisation und Kommunikation.

Carolina befasste sich ausführlich mit der Planung und Vorbereitung unserer hybriden-, digitalen- und Präsenzveranstaltungen, betreute unsere GENOLIVE® Lizenz- und Projektkunden und half beim Ausbau der GENOLIVE®-Academy.

Währenddessen lernte Caroline die Abläufe des Vertragswesens, Grundlagen des Online-Marketings und Tätigkeiten im Betrieb.

Im Dezember fand unsere Weihnachtsfeier statt, bei der wir mit den, nun schon deutlich vertrauteren Kolleg*innen, im firmeneigenen Garten bei Lagerfeuer und Glühwein, das Jahr ausklingen lassen konnten und gemeinsam den Weihnachtsurlaub begrüßten.

Ablauf eines internen Kick-off-Meetings

Im neuen Jahr stand dann am 28.01. unser Kick-Off-Meeting an, welches die 6-Monats-Marke unserer Ausbildung markierte. Bei diesem fanden wir uns mit der Geschäftsführung und allen Kolleg*innen im Café 1648 in der münsteraner Innenstadt zusammen, um den Status Quo des Unternehmens zu besprechen und einen Blick auf das anstehende Jahr zu werfen.

Auch hier konnten wir wieder miterleben, wie ein solches Meeting Form annimmt, auf was bei der Organisation eines Events in einer externen Location geachtet werden muss und was die Nachbereitung beinhaltet, wie zum Beispiel ein Protokoll zu schreiben und aufzuarbeiten.

Im Team Marketing & Sales wurde die Conventex-Website erneuert und ein Relaunch gestartet. In Zuge dessen wurde Caroline damit beauftragt ausgewählte Kund*innen zu kontaktieren und nach der Erlaubnis einer Veröffentlichung einer Referenz zu fragen. Zudem verwaltete Sie die Organisation der geplanten Löschung von veralteten Aufzeichnungen diverser Kund*innen. Sie schrieb Blogartikel und Case Studies, arbeitete im Social-Media-Marketing auf Instagram und beschäftigte sich mit den Themen SEA- und SEO-Marketing.

Carolina arbeitete tatkräftig an der GENOLIVE® Academy, filmte Lehrvideos, nahm Voiceovers für diese auf und bettete sie in unserem neuen Handbuch ein. Währenddessen nahm die Arbeit im Team Projektmanagement Fahrt auf, die Planungen der Vertreter-, Haupt- und Generalversammlungen begannen. Hier wurde Carolina vollumfänglich eingebunden und unterstützte die Kolleg*innen bei der Planung diverser Projekte. Von digitalen Inforäumen, über digitale Vertreterversammlungen bis hin zu Präsenzveranstaltungen war alles dabei. Nach den Osterferien wechselte auch Caroline zurück in das Team Projektmanagement.

Abwechslungsreiche Arbeit auch in der Berufsschule

Nicht nur im Büro war im Frühjahr viel zu tun; auch in der Berufsschule standen für Carolina und Caroline spannende Projekte an.
Caroline nahm mit einer Gruppe von fünf Klassenkamerad*innen beim Bundesfremdsprachenwettbewerb teil. Dazu schrieben Sie ein englisches Drehbuch zum Thema „A Day in the Life of an Event Manager“ und nahmen dies als Hörspiel auf. Die siebenminütige Audiodatei wurde, begleitet von einer Projektdokumentation, an die Jury des Fremdsprachenwettbewerbs eingesendet. Ob ihr Beitrag in die nächste Runde kommt, erfahren wir im Herbst.
Carolina arbeitete unterdessen, ebenfalls in einer Kleingruppe von fünf, an einem Produkt für den deutschen Gründerpreis, bei dem erstmals auch Berufsschulklassen teilnehmen durften. Sie entwickelten Finanzpläne, Werbemittel und ein Konzept für die App „EventEco“. Mit dieser soll man Nachhaltigkeit bei Events nachvollziehen können, indem QR-Codes an Veranstaltungselementen wie Dekoration oder Essen den Teilnehmenden Informationen zu Nachhaltigkeit der einzelnen Produkte liefern.

Nun stehen aber erstmal die Sommerferien an, in denen Fächer wie Veranstaltungsmanagement, Dienstleistungsprozesse und Rechnungswesen durch eine volle Woche im Büro ersetzt werden und unsere Auszubildenden die Möglichkeit haben, in den Sommerurlaub zu fahren.

What’s next? Das zweite Lehrjahr

Die nächsten Projekte für Caroline und Carolina, neben dem konstant weiterlaufenden GENOLIVE-Geschäft, sind das Azubimoji-Feature auf dem Instagram Kanal der IHK Nord-Westfalen und unser Firmensommerfest Anfang September. Hier dürfen die beiden wieder ihre Kreativität und ihr Organisationstalent unter Beweis stellen.

Auch das zweite Lehrjahr hält viele spannende Aufgaben für unsere Auszubildenden bereit. Es wird in weitere Abteilungen geschnuppert werden, die ConCon 2022 steht an, in der Berufsschule werden neue Fächer bearbeitet und die nächsten Veranstaltungen mit Kund*innen sind bereits in der Planung – Die Ausbildung bei Conventex bleibt vielfältig.