Ein Jahr Ausbildung bei Conventex: ein Rückblick

Im Rückblick auf unser erstes Jahr als Auszubildende im Bereich Veranstaltungskauffrau bei der Conventex GmbH seit unserem Ausbildungsstart im August 2021, stellen wir fest, dass seitdem zahlreiche Erfahrungen und Ereignisse unseren Weg geprägt haben. In diesem Jahr haben wir nicht nur eine Fülle neuer Kenntnisse erworben, sondern auch die Möglichkeit gehabt, aktiv an verschiedenen Projekten teilzunehmen und uns in einem dynamischen Arbeitsumfeld weiterzuentwickeln. Als Auszubildende bei Conventex blicken wir stolz auf die erreichten Meilensteine zurück und freuen uns auf die kommenden Herausforderungen und Chancen in unserer beruflichen Entwicklung.

Erste eigene Veranstaltungsplanung: Sommerfest 2021

Einen Monat nach unserem Ausbildungsstart haben wir unser Firmen-Sommerfest veranstaltet. Während dieser Gelegenheit lernten wir die Kolleginnen unseres Technikpartners debug® kennen und konnten uns erstmals außerhalb des Büros auch mit unseren eigenen Kolleginnen vernetzen. Die Planung des Sommerfests ermöglichte es Carolina und mir, wichtige Aspekte der Kommunikation und Teamarbeit zu verstehen. Wir realisierten, dass unsere Kommunikation nahtlos funktionieren muss, da wir an verschiedenen Tagen im Büro und in der Berufsschule sind.

Wir haben schnell bemerkt, dass bei der Veranstaltungsplanung mehr Kleinigkeiten bedacht werden, als wir anfangs vermuteten. Eiswürfel wurden besorgt – doch wo lagern wir diese? Tischdeko wurde zusammengesammelt – doch haben wir genug Vasen? Mit allen Fragen, ob groß oder klein, ob vorläufig oder unter Zeitdruck, konnten wir uns immer an unsere erfahrenen Kolleg*innen wenden, die uns mit Ihrem Fachwissen auf die Sprünge geholfen haben.

Das Sommerfest wurde letztendlich ein voller Erfolg. Für Musik, Essen und Getränke wurde reichlich gesorgt, die Stimmung war ausgelassen und der Abend bleibt uns noch immer in guter Erinnerung.

Die Tops und Flops zum Sommerfest 2021

Next Step: Corporate Event ConCon 2021 von Conventex

Am 05. Oktober stand dann unsere Conventex Connect, die ConCon 2021, an. An dieser konnte aus zeitlichen Gründen nur Caroline teilnehmen und bei der Planung helfen. Sie konnte hier mitverfolgen wie eine Veranstaltung vom groben Konzept und einer ersten Idee zu einem konkreten Projektplan wird und Stück für Stück Form annimmt. Caroline durfte einen Redebeitrag zu unserem Punkteprogramm GENOLIVE® Bonus ausarbeiten, sich infolge dessen ausgiebig einarbeiten und ein erklärendes Video vorproduzieren.
Am Tag der Generalprobe erlebte sie, wie ein Livestreaming-Event organisiert wird und abläuft. Hier sind Konzentration, Durchblick und Professionalität gefragt. Das stowwen studio von debug® war ausgeleuchtet, alle Mitwirkenden verkabelt und die Veranstaltung einmal von A bis Z durchgeprobt. Kurzfristige Änderungen mussten vorgenommen werden, durch die das Improvisationstalent unserer Organisatorin gefordert wurde.
Am Tag der Veranstaltung fanden sich erneut alle Beteiligten zusammen um eine erfolgreiche ConCon abzuhalten. Wir erhielten durchweg positives Feedback und konnten den Tag zufrieden und erschöpft abschließen.

Präsenzveranstaltungen: Mit Conventex Onsite unterwegs

Der Herbst verging rasch, während Carolina und ich unsere Kolleg*innen auf digitalen, hybriden und Präsenzveranstaltungen in Städten wie Oldenburg, Berlin und Frankfurt begleiteten. Wir erhielten Einblicke in die Akkreditierung mit GENOLIVE® und übten den Kundenkontakt auch außerhalb des Telefons. Zudem konnten wir uns vor Ort ein Bild von den Veranstaltungen machen, die wir zuvor nur im Hintergrund begleitet hatten.

Neue Arbeitsbereiche: Projektmanagement und Marketing & Sales

Wir verließen die Support-Abteilung – Carolina ging ins Projektmanagement, während Caroline im Team Marketing & Sales ansiedelte. In beiden Abteilungen sammelten wir noch mehr Erfahrung mit Kundenkontakt, inner- und außerbetrieblichen Abläufen, Organisation und Kommunikation.

Carolina befasste sich ausführlich mit der Planung und Vorbereitung unserer hybriden-, digitalen- und Präsenzveranstaltungen, betreute unsere GENOLIVE® Lizenz- und Projektkunden und half beim Ausbau der GENOLIVE®-Academy.

Währenddessen lernte Caroline die Abläufe des Vertragswesens, Grundlagen des Online-Marketings und Tätigkeiten im Betrieb.

Im Dezember veranstalteten wir unsere Weihnachtsfeier, bei der wir mit den mittlerweile vertrauten Kolleg*innen im firmeneigenen Garten zusammenkamen. Dort ließen wir das Jahr bei Lagerfeuer und Glühwein ausklingen und begrüßten gemeinsam die Weihnachtsferien.

Ablauf eines internen Kick-off-Meetings

Im neuen Jahr stand dann am 28.01. unser Kick-Off-Meeting an, welches die 6-Monats-Marke unserer Ausbildung markierte. Bei diesem fanden wir uns mit der Geschäftsführung und allen Kolleg*innen im Café 1648 in der münsteraner Innenstadt zusammen, um den Status Quo des Unternehmens zu besprechen und einen Blick auf das anstehende Jahr zu werfen.

AuchWir konnten erneut miterleben, wie ein solches Meeting Gestalt annimmt. Dabei wurde verdeutlicht, worauf bei der Organisation eines Events in einer externen Location geachtet wird und welche Schritte die Nachbereitung, wie das Verfassen und Aufarbeiten eines Protokolls, umfasst.

Im Team Marketing & Sales ging die neue Conventex-Website online. In Zuge dessen wurde Caroline damit beauftragt ausgewählte Kund*innen zu kontaktieren und nach der Erlaubnis einer Veröffentlichung einer Referenz zu fragen. Zudem verwaltete Sie die Organisation der geplanten Löschung von veralteten Aufzeichnungen diverser Kund*innen. Sie schrieb Blogartikel und Case Studies, arbeitete im Social-Media-Marketing auf Instagram und beschäftigte sich mit den Themen SEA- und SEO-Marketing.

Carolina arbeitete tatkräftig an der GENOLIVE® Academy, filmte Lehrvideos, nahm Voiceovers für diese auf und bettete sie in unserem neuen Handbuch ein. Währenddessen nahm die Arbeit im Team Projektmanagement Fahrt auf, die Planungen der Vertreter-, Haupt- und Generalversammlungen begannen. Hier wurde Carolina vollumfänglich eingebunden und unterstützte die Kolleg*innen bei der Planung diverser Projekte. Von digitalen Inforäumen, über digitale Vertreterversammlungen bis hin zu Präsenzveranstaltungen war alles dabei. Nach den Osterferien wechselte auch Caroline zurück in das Team Projektmanagement.

Abwechslungsreiche Arbeit auch in der Berufsschule

Nicht nur im Büro war im Frühjahr viel zu tun; auch in der Berufsschule standen für Carolina und Caroline spannende Projekte an.
Caroline nahm mit einer Gruppe von fünf Klassenkamerad*innen beim Bundesfremdsprachenwettbewerb teil. Dazu schrieben Sie ein englisches Drehbuch zum Thema „A Day in the Life of an Event Manager“ und nahmen dies als Hörspiel auf. Die siebenminütige Audiodatei wurde, begleitet von einer Projektdokumentation, an die Jury des Fremdsprachenwettbewerbs eingesendet. Ob ihr Beitrag in die nächste Runde kommt, erfahren wir im Herbst.
Carolina arbeitete unterdessen, ebenfalls in einer Kleingruppe von fünf, an einem Produkt für den deutschen Gründerpreis, bei dem erstmals auch Berufsschulklassen teilnehmen durften. Sie entwickelten Finanzpläne, Werbemittel und ein Konzept für die App „EventEco“. Eine Möglichkeit, Nachhaltigkeit bei Events nachvollziehbar zu machen, besteht darin, QR-Codes an Veranstaltungselementen wie Dekoration oder Essen anzubringen. Diese QR-Codes liefern den Teilnehmenden Informationen zur Nachhaltigkeit der einzelnen Produkte.

Die Sommerferien stehen bevor, und während dieser Zeit werden Fächer wie Veranstaltungsmanagement, Dienstleistungsprozesse und Rechnungswesen durch eine volle Woche im Büro ersetzt. Unsere Auszubildenden haben dann die Möglichkeit, in den Sommerurlaub zu fahren.

What’s next? Das zweite Lehrjahr

Die nächsten Projekte für Caroline und Carolina, neben dem konstant weiterlaufenden GENOLIVE-Geschäft, sind das Azubimoji-Feature auf dem Instagram Kanal der IHK Nord-Westfalen und unser Firmensommerfest Anfang September. Hier dürfen die beiden wieder ihre Kreativität und ihr Organisationstalent unter Beweis stellen.

Auch das zweite Lehrjahr hält viele spannende Aufgaben für unsere Auszubildenden bereit. Es wird in weitere Abteilungen geschnuppert, die ConCon 2022 steht an, in der Berufsschule stehen neue Fächer auf dem Stundenplan und die nächsten Veranstaltungen mit Kund*innen sind bereits in der Planung – die Ausbildung bei Conventex bleibt vielfältig.