GENOLIVE® ist eine Teilnehmermanagement-Software. Doch was genau ist Teilnehmermanagement? Im Gesamtkontext der Eventorganisation stellt es einen zentralen Baustein dar. Der GENOLIVE Nutzen zeigt sich besonders deutlich, da professionelles Teilnehmermanagement für den reibungslosen Ablauf vor Ort und während einer digitalen Veranstaltung unabdingbar ist. Teilnehmermanagement bedeutet, dass von der Planung bis hin zur Umsetzung und schließlich in der Retrospektive einer Veranstaltung die Teilnehmenden (sichtbar und unsichtbar) an die Hand genommen werden. Teilnehmende werden smart durch die Veranstaltungen geführt und begleitet. Die Teilnehmer:innen-Reise beginnt bereits bei der Einladung. Auf dieser Reise kann GENOLIVE® den größten Nutzen bieten.
Was eine Teilnehmermanagement für Vorteile mit sich bringt
Das wunderbare an einer digitalen Event-Software ist die kontinuierliche Weiterentwicklung. GENOLIVE® wird immer weiter ausgebaut, es kommen neue Bausteine hinzu und sie passt sich jede Individualität an. Weil sie auch webbasiert ist, ist die Nutzung von GENOLIVE® unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Gerät möglich. Entscheidend für Corporate Events ist hierbei die Corporate Identity. Mit GENOLIVE® kann jedes Veranstaltungskonzept im eigenen Branding erstrahlen.

Pre-Event-Phase
Einladungsmanagement
Die Einladung über elektronische Systeme wie die E-Mail bietet einen schnellen Überblick über die Eingeladenen. Digitales Teilnehmermanagement mit GENOLIVE® schafft die Möglichkeit für zielgruppenfokussierten Einladungen. Nachdem die Teilnehmenden kontaktiert wurden, kann die Teilnehmermanagement-Software nicht nur passiv zur Datenverwaltung genutzt werden, es ist ein aktiver Informationskanal. Jederzeit können neue Informationen an die Teilnehmenden automatisiert vermittelt werden und auch während einer Veranstaltung baut digitales Teilnehmermanagement eine Brücke. Durch eine Event-App ist ein Dialog zwischen den Teilnehmenden auf jedem mobilen Endgerät möglich – eine Unabhängigkeit von Örtlichkeiten entsteht und schafft eine neue Qualität der Teilnehmendennähe durch Integration. Diese digitalen Interaktionen sind individualisierbar und erhöhen die positive Wirkung einer Veranstaltung für die Teilnehmenden.
Projektmanagement
Eventmanager:innen erleichtern GENOLIVE® die strategische Planung und die operative Umsetzung. Dank dieser digitalen Prozesse kann auf individuelle Kundenwünsche in alle Richtungen problemlos eingegangen werden. Insbesondere für zukünftige Events erleichtert die Individualisierbarkeit. Individualisierbarkeit bedeutet hier, dass entsprechend der Kundenwünsche die Software individuell auf jedes Event-Format zugeschnitten wird. Bereits hinterlegte Prozesse sind bequem angepass- und erweiterbar. Prozesse des Teilnehmermanagements zu digitalisieren bedeutet, sie zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.
Die Zeitersparnis durch eine Teilnehmermanagement-Software wie GENOLIVE® ist enorm. Schnelles und effizienteres Arbeiten ist die logische Konsequenz. Für das Projektmanagement einer Veranstaltung bedeutet das viel. Gleichzeitig geht mit der Zeitersparnis ein klarer Kostenvorteil einher, sodass sich trotz der Investition in GENOLIVE® schnell monetarisiert.
Ein klarer Nutzenvorteil einer Software wie GENOLIVE® ist die ganzheitliche Lösung an einem Ort:
- Teilnehmenden-Datenverwaltung
- Entwicklung einer individuellen Event-Website
- Online-Registrierung
- Ermittlung gesonderte Wünsche der Teilnehmenden
- Automatisierte und individualisierbare Kommunikation über Kanäle, wie E-Mail, Post, SMS oder Event-App
Main-Event-Phase
Onsite-Management auf Präsenzveranstaltungen
Ein digitales Tool wie GENOLIVE® behält die Teilnehmenden im Blick und führt durch die Veranstaltungen. Der GENOLIVE Nutzen zeigt sich insbesondere darin, dass alle relevanten Daten der Teilnehmenden während der Veranstaltung erfasst und für die Nachakquise dokumentiert werden. Dies beginnt mit dem Zeitpunkt des Eintreffens der Gäste und der Akkreditierung. Bei einer Präsenzveranstaltung werden die Akkreditierungsdaten über einen Schnell-Scan in das Tool übertragen und dort gespeichert. Dasselbe Verfahren gilt für den Check-out sowie für Momentaufnahmen während der Veranstaltung. Die einzelnen Programmpunkte, wie Teilnahme an Abstimmungen, Chat-Interaktionen und Fragen-Einreichen-Funktionen, werden dokumentiert. Jede Handlung eines Teilnehmenden kann festgehalten werden.
Relevante Informationen für das Teilnehmermanagement lassen sich sammeln:
- Teilnehmendenanzahl
- No-Show-Rate
- Verweildauer
- Points of Interest
Die Kennzahlen sind für zukünftige Event-Konzeptionen enorm wichtig und lassen sich in GENOLIVE® jederzeit abrufen.
Monitoring bei digitalen & hybriden Events
Mit der Event-Software GENOLIVE® lassen sich nicht nur Präsenzveranstaltungen optimieren, sondern auch digitale und hybride Events an einem Ort durchführen – dank des GENOLIVE Nutzens. Veranstaltung digital: Die Veranstaltungsseite ist zweigeteilt, wobei auf der einen Seite der Livestream oder die Konferenz zu sehen ist und auf der anderen Seite die digitalen Inhalte wie ein öffentlicher Livechat, ein Frage-Einreichen-Tool und eine Agenda angezeigt werden. Auch der digitale Inhalt „Netzwerken“ ermöglicht den Teilnehmenden das Schreiben privater Direktnachrichten. Das digitale Event ist für jede Veranstaltung frei konfigurierbar.
Während einer digitalen Veranstaltung unterstützt GENOLIVE® durch verschiedene Funktionen, darunter der Podiums-Monitor als Kommunikationstool zwischen Podium und Regie. Diese digitale Leinwand, die sowohl manuell per Text als auch durch Fragen aus dem Publikum bespielt wird, ermöglicht es den Redner:innen, stets einen Überblick über die Geschehnisse auf dem Podium zu behalten. Der GENOLIVE Nutzen zeigt sich hier besonders, indem es eine durchgängige Moderation ermöglicht.
Und das Beste: GENOLIVE® gewährleistet eine nahtlose Nachverfolgbarkeit. Wie bei einer Präsenzveranstaltung können alle relevanten Daten direkt ins System eingespeist werden – ideal für Event-Projektmanager, um eine einwandfreie Auswertung sicherzustellen.
Post-Event-Phase
Ein Event sollte natürlich nachbereitet werden. Digitales Teilnehmermanagement trägt maßgeblich zur Erfolgsmessung bei. Verschiedene Perspektiven ermöglichen die vielfältige Betrachtung von Eventzielen, die aus unterschiedlichen Blickwinkeln definiert sind. GENOLIVE® ermöglicht relevante Kennzahlen für Eventplaner:innen zu generieren.
Nachakquise & Statistik
Die Nachakquise ist ein wesentlicher Bestandteil des Teilnehmermanagements von Corporate Events. Beispielsweise sind bei einer Abstimmung im Nachgang einer Veranstaltung die Ergebnisse an die Teilgenommenen kommuniziert und von einer elektronischen Danksagung oder einen Feedback-Bogen begleitet. Eine Dankes-E-Mail, insbesondere eine personalisierte, ist entscheidend für die Kundenbindung, während der Feedback-Bogen für die Evaluation maßgeblich ist. In der Event-Software GENOLIVE® kann ein Webformular angelegt werden, welches aus der E-Mail direkt verlinkt werden kann. Mit dieser Art ist eine Befragung großer Mengen von Teilnehmer:innen unkompliziert möglich. Gleichzeitig sind die gesammelten Daten direkt geprüft und gespeichert. Die Usability nimmt für Anwender:innen und Adressat:innen einen hohen Stellenwert ein. Die Benutzung des Formulars in GENOLIVE® ist so einfach wie möglich gestaltet. Jeder Bestandteil eines Feedback-Bogens ist über GENOLIVE® individualisier- und automatisierbar.
Die größten GENOLIVE® Nutzen: unsere Top 10
- Zeitersparnis
- Individualisierbarkeit
- Usability
- Erfolgsmessung
- Teilnehmendenkommunikation
- Automatisierung
- Corporate Identity
- Alles an einem Ort
- Datenverwaltung
- Webbasierte Anwendung
Als Spezialist für digitales Teilnehmermanagement und digitale Events ist Conventex immer bestrebt, GENOLIVE® einen Sinn zu geben, von den die Nutzer:innen profitieren. Wir wachsen mit unseren Kund:innen, unsere Kund:innen mit uns. Mit unserer Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® entwickeln wir Lösungen, die praxisgerecht und effizient sind – eine Entwicklung, die nie stillsteht.