Durchstarten, loslegen und das neue Jahr begrüßen: Viele Unternehmen nutzen die ersten Wochen eines neuen Jahres für sogenannte Kick-off-Veranstaltungen. Was hat es damit auf sich? Der Ansatz eines Kick-off-Meetings ist dabei entscheidend, je nach Zielgruppenansprache sollte das Projektmanagement entsprechend gestaltet sein.
Wir als stetig wachsendes Unternehmen haben den Schwerpunkt auf ein internes Kick-off-Meeting gelegt. Wenn ein Unternehmen wächst und viele Menschen zusammenarbeiten, dann kann es auch mal konfus und kompliziert werden. Wir haben den Januar genutzt, um ein Conventex Kick-off Meeting zu veranstalten, um auf verschiedene Charaktere, Wünsche und Anforderungen einzugehen und Fragen der internen Kommunikation sowie Strukturen zu klären.
Wofür benötigt es ein Kick-off-Meeting?
Das Kick-off-Meeting ist der offizielle Projektstart. Ziel ist nicht nur, die Teilnehmer:innen zu informieren, sondern auch zu motivieren und das Unternehmen transparent zu gestalten. Das Projektmanagement für eine Kick-off-Veranstaltung ist in seiner Wertigkeit genauso bedeutend, wie bei anderen Veranstaltungsarten.
Das klassische interne Kick-off-Meeting ist eine große Einführungsveranstaltung für alle im Unternehmen. Dabei spielt die Motivation eine wesentliche Rolle. Wie wollen wir als Unternehmen lieber in 2022 vorangehen? Wie wollen wir zusammenwachsen? Können wir an unseren Kommunikationsstrukturen arbeiten? Welche Aufträge und Kund:innen können wir erwarten? Was erwarten wir von der Geschäftsführung? Was erwartet die Geschäftsleitung von den Angestellten?
Für einen ersten Austausch zum Start im neuen Jahr ist ein Kick-off-Meeting besonders geeignet. Es ist der Tag, an dem alle Mitarbeitende zusammenkommen und wichtige Fragen, die das Unternehmen betreffen, geklärt werden. Nicht vergessen: Der Zeitpunkt des Kick-off-Meetings sollte in den verschiedenen Social Media Kanälen, auf der Homepage und per Newsletter an Kund:innen kommuniziert werden.
Kick-off-Veranstaltung: digital oder in Präsenz?
Ganz klar: Die Motivation in einer digitalen Kick-off-Veranstaltung zu erhöhen, ist geringer als bei einer Präsenzveranstaltung. Einen ent- und ansprechenden Rahmen zu schaffen unterstreicht die Bedeutung des Projektes. In Präsenz schafft eine besondere Atmosphäre in einem Tagungsraum alleine schon für eine motivierte Stimmung im Team und aktiviert die Zusammengehörigkeit. Der Tagungsraum sollte nicht 08/15 sein und aussehen, wie jeder andere. Der Raum soll eine Atmosphäre widerspiegeln, die positive Gefühle hervorruft und somit Wertschätzung gegenüber Mitarbeiter:innen reflektiert.
Für das Conventex Kick-off haben wir eine Location über den Dächern von Münster gewählt. Das ist in diesem Fall eine Besonderheit, weil in der westfälischen Hauptstadt wenig Möglichkeiten existieren, diese von oben zu betrachten. Im Café 1648 liegen die Tagungsräume in der 10. Etage und bieten somit einen spektakulären Ausblick auf Münster. Das Besondere an dieser Tagungslocation ist die Tatsache, dass es sich um einen Inklusionsbetrieb handelt, indem Menschen mit und ohne Beeinträchtigung zusammenarbeiten. In der 11. Und 12. Etage befindet sich die Gastronomie, um sich mittags zu stärken.
Aber auch digital ist es möglich, die Motivation der Teilnehmenden zu steigern und ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen. Um während Pandemiebedingungen für eine ansprechende Startveranstaltung zur sorgen, eignet sich als Highlight eine Event-Box. Individuell zusammengestellte Boxen mit Goodies, Getränken und Snacks sind eine schöne Alternative, um für die virtuelle Kick-off-Veranstaltungen eine Eventidee umzusetzen. Wir sprechen aus eigener Erfahrung und können sagen: Es lohnt sich! Zu unserer eigenen hybriden Veranstaltung ConCon 2021 haben wir zusammengestellte Boxen an unsere teilnehmenden Gäste verschickt. Darin befanden Produkte von lokalen Unternehmen und eigens für das Event liebevoll gestaltete Goodies im Corporate Design von Conventex. Man könnte auch einen Schritt weitergehen und zwischen den Themenblöcken Quizspiele einbauen, an dem alle mitmachen können und das Kick-off-Meeting aufbrechen. Klassische Spiele wie Codenames online oder Kahoot! Sorgen für eine Menge Spaß. Kahoot! bietet sogar die Möglichkeit, ein ganz individuelles Spiel zu erstellen.
Das Kick-off Projektmanagement: Schritt-für-Schritt Anleitung
- Agenda festlegen
- Inhaltliche und organisatorische Rahmenbedingungen festlegen
- Wer soll beteiligt sein? Teilnehmendenliste bestimmen
- Ablaufplan erstellen
- Handouts vorbereiten
- Protokollschreiber:in festlegenTipp: Wir haben unsere Mitarbeitenden in die Themenfindung miteinbezogen, um deen zu sammeln, zu strukturieren und um zusammen mit der Geschäftsleitung zu priorisieren. Somit ist eine gegenseitige Ansprache gewährleistet.
- Tagungsraum mieten / digitalen Event-Raum buchen
- Briefing erstellen: Datum, Zeit, Personenanzahl, Rahmenbedingungen: Catering, Stornierungsbedingungen in Pandemiezeiten. Der Raum benötigt eine ausreichende Bestuhlung und eine Projektionsfläche für Beamer.
- Angebote einholen, Kalkulationen erstellen, Angebote aufbereiten und den passenden Vertrag schließen
- Wertschätzen der Mitarbeiter:innen durch Bereitstellen von Getränken, Gebäck und Snacks. Bei einem digitalen Kick-off-Meeting eine Event-Box individuell zusammenstellen, die rechtzeitig vor der Veranstaltung verschickt wird.
- Einladungsmanagement
- Einladung erfolgt per E-Mail
- Alle Beteiligten werden über die Inhalte und Ablauf in Kenntnis gesetzt.
- Nachbereitung Kick-off-Meeting
- Dankesschreiben per E-Mail an alle, die teilgenommen haben
- Versand des Protokolls
Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® für Kick-off-Veranstaltung nutzen
Nicht nur für ein Kick-off-Meeting in Präsenz ist GENOLIVE® Events das Tool für das Projektmanagement, auch in digitaler Form hat unsere Eventsoftware einiges zu bieten. Ob digital oder vor Ort – wir starten mit dem Einladungsmanagement.
Mit GENOLIVE® Events digitalisieren Sie Ihr Teilnehmermanagement und Einladungsmanagement mit einem automatisierten Workflow. Alle eingeladenen Gäste werden in das System importiert. Anschließend können diese aus GENOLIVE® heraus angeschrieben und per E-Mail eingeladen werden. Über die Einladungs-E-Mail gelangen alle eingeladenen Teilnehmenden auf die personalisierte und vorausgefüllte Besucherseite.
Für die Kick-off-Veranstaltung wird in GENOLIVE® eine Besucherseite unter dem Prozesstyp „Veranstaltungsanmeldung“ angelegt. Diese Besucherseite entspricht einer Veranstaltungsseite auf der sich alle eingeladenen Gäste anmelden können und alle wesentlichen Informationen zum Kick-off-Meeting finden. Die Besucherseite / Veranstaltungsseite kann mit verschiedenen Grafiken individuell in der Corporate Identity designt werden. Unterhalb befindet sich ein Downloadbereich für Unterlagen zum Herunterladen. Welche Daten dabei eingepflegt werden, obliegt jedem oder jeder Projektplaner:in. Es können auch Anfahrtsbeschreibungen hinterlegt werden.
GENOLIVE® Videokonferenz-Tool für digitale Kick-off-Meetings
Das Konferenztool in GENOLIVE® kann wie die anderen einfach per Klick zur Veranstaltung hinzugefügt werden. Hier wäre der Prozesstyp „Digitale Veranstaltung“ auszuwählen. Das Besondere: Alles befindet sich auf einer Plattform. Für die Videokonferenz müssen nicht erst Zoom, Teams oder andere installiert werden. Die Videokonferenz findet in GENOLIVE® statt und gleichzeitig können alle Teilnehmenden miteinander per Webcam und/oder Mikrofon oder im Live-Chat kommunizieren.
Das Videokonferenztool GENOLIVE® Conference lässt zudem Break-out-Sessions zu. So können innerhalb einer Kick-off-Veranstaltung weitere separate Kick-off-Meetings stattfinden. Die Teilnehmenden werden während der Haupt-Kick-off-Veranstaltung zu den entsprechenden Break-out-Sessions eingeladen und gelangen mit nur einem Klick dahin. Der Eintritt in den Break-out-Raum erfolgt mit einem Klick auf eine Kachel im digitalen Hauptveranstaltungsraum. Währenddessen kann auch eine Haupt-Kick-off-Veranstaltung weiterlaufen. Beides parallel ist möglich, ist aber kein Muss.
In einer GENOLIVE® Videokonferenz kann vorab festgelegt werden, welche Rechte jeder einzelne Teilnehmende innehat. Die Moderator:innen können ihren Bildschirm teilen, Unterlagen zum Download hinzufügen und Einspieler zeigen. Andere Teilnehmenden können unter anderem nur zuschauen und zuhören.
GENOLIVE® ist die ideale Schnittstellen-Software, vom Teilnehmendenmanagement über die Projektplanung bis zur Umsetzung eines Kick-off-Meetings: Einladen, Anmelden, digitalen Zugang zum digitalen Event-Raum erhalten und Teilnehmenendenkommunikation. Vor dem digitalen Kick-off-Meeting kann bei jedem Teilnehmenden ein Technik-Check durchgeführt werden, um (fast) alle Eventualitäten vorweg zu nehmen.
Was passiert nach einem Kick-off-Meeting?
Ihr habt viele Ideen gesammelt und niedergeschrieben? Das Protokoll ist die Handhabe und ist im Nachgang einer Kick-off-Veranstaltung aufzubereiten. Dabei ist es wichtig, auf Transparenz zu setzen und die Ergebnisse zu sichern – wie die klaren Aufgabenverteilungen und gegebenenfalls neue Strukturen. Für die Veranstaltungsnachbereitung kann GENOLIVE® genutzt werden, um einen Workflow hinterher zu versenden. Auch liefert das Tool eine Auswertung darüber, welche Teilnehmenden tatsächlich teilgenommen haben und welche nicht. Bei Präsenzveranstaltungen würde das bspw. über unsere Akkreditierung erfasst werden, bei digitalen Veranstaltungen erhalten wir diese Informationen in Echtzeit unter der „Teilgenommen“-Liste. In einer Dankes-Mail kann eine persönliche Danksagung versendet werden und auf Wunsch auch das Protokoll (als PDF-Anhang oder als Hyperlink) hinzugefügt werden. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Umfrage zu erstellen und somit einen Feedbackbogen hinterherzuschicken. Diese Umfrageseite wird als Umfrage konfiguriert, die in einer E-Mail drauf verlinkt. Übrigens: Eine Umfrageseite kann auch bereits in die digitale Veranstaltung eingebettet werden.
