Die Digitalisierung ist heute so weit fortgeschritten, dass die meisten Menschen für alles eine passende App erwarten. Bei Veranstaltungen ist dies nicht anders. Bei Festivals benötigen die Teilnehmer:innen eine App mit Timetable, und bei Konferenzen muss jede/r Teilnehmer:in auf einen Blick wissen, wo der nächste Workshop stattfindet. Auch bei Corporate Events dürfen Sie keinesfalls auf eine Event Manager App verzichten. Diese bietet nicht nur einen Mehrwert für Ihre Teilnehmenden, sondern kann durch gezielte Funktionen auch Ihrem Unternehmen Vorteile bringen. Daher haben wir in diesem Artikel viele Funktionen einer Event App zusammengefasst, deren Funktionsweise erklärt und deren Nutzen für Corporate Events diskutiert. Denn nicht alle Funktionen sind für jede Art von Event nötig und können im schlimmsten Fall die Teilnehmer:innen verwirren.
Usability und Simplicity sind das A und O einer Event Manager App
Keine Teilnehmerin oder Teilnehmer hat Lust, sich in die komplexe Handhabung einer Event App einzuarbeiten. Die wichtigsten Funktionen müssen übersichtlich erreichbar und intuitiv bedienbar sein, sonst wird die App erst gar nicht genutzt. Verzichten Sie daher auf zu viele oder unnötige Funktionen. „Keep it simple“ ist hier das Stichwort. Zudem sind bei manchen Events andere Funktionen wichtiger als bei anderen. Sie sollten daher entscheiden können, welche Funktionen Sie bei welchem Event anbieten, um die Event Manager App immer attraktiv für Ihre Teilnehmenden zu halten.
Leistungsfähigkeit und Integration der Event Manager App
Es ist wichtig, die Leistungsfähigkeit der Event Manager App zu garantieren, denn nichts frustriert die Teilnehmenden mehr als eine App, die unter hoher Nutzerlast zusammenbricht. Dieser Frust ist besonders groß, wenn die Event App die Informationsquelle Nummer 1 ist.
Damit sowohl Teilnehmer:in als auch Veranstaltungsplaner:in von einer Event Manager App profitieren können, muss sich die App nahtlos in die verwendete Technologie integrieren lassen bzw. bereits integriert sein. Die Event Manager App sollte in die Event- bzw. Teilnehmermanagement-Software eingebunden sein, sodass beispielsweise Teilnehmerlisten auch in der App verfügbar sind oder die wichtigsten Funktionen direkt aus der Event-Software gesteuert werden können. Ein No-Go wäre es, wenn Informationen, die Teilnehmende bei der Anmeldung eingeben, in der Event Manager App fehlen und manuell übertragen werden müssen.
Agenda und Informationen auf einen Blick
Die wohl wichtigste Funktion einer Event Manager App sind grundlegende Informationen rund um das Event, wie die Agenda, Referenten oder gebuchte Workshops der Teilnehmer:in. Diese Informationen müssen auf einen Blick bereitgestellt werden. Zusatzinformationen, wie der Ort eines Workshops, sollten übersichtlich dargestellt sein. Je nach Veranstaltungsort und Größe kann es wichtig sein, eine Karte des Veranstaltungsortes bereitzustellen. Gerade bei großen Veranstaltungen gibt es oft eine ganze Reihe von Workshops und Sessions. Eine übersichtliche Darstellung ist hier ausgesprochen hilfreich für die Teilnehmer:in. So können Sie z. B. Breakout Sessions an den Anfang Ihrer Auflistung setzen, so dass diese in den Fokus rücken.
Ein Nice-To-Have ist die Möglichkeit, dass der Teilnehmer:in über die Event Manager App während der Veranstaltung Workshops oder Sessions buchen kann. Nicht alle Veranstaltungen haben begrenzte Teilnehmerzahlen für Sessions, aber manchmal ist dies nötig, wenn die Räumlichkeiten es erfordern oder die Struktur der Session darauf ausgelegt ist. Durch diese Funktion der Event Manager App können Kurzentschlossene auch direkt auf der Veranstaltung noch Workshops buchen oder ihnen wird angezeigt, dass ein Workshop bereits ausgebucht ist und Alternativen bereitstellen.
Networking – unverzichtbar bei Corporate Events
Besonders bei Corporate Events spielt Networking eine übergeordnete Rolle. Eine Event Manager App sollte daher auf keinen Fall auf Networking-Funktionen verzichten. Hierzu gehören verschiedene Features, die das Networking unterstützen, wie zum Beispiel das Matchmaking, um Teilnehmer:innen auf Grundlage ihrer Interessen zusammenzubringen. Ein integrierter Chat fördert die direkte Interaktion zwischen den Teilnehmer:innen. Eine Experience Wall bietet eine gemeinsame Plattform, um Erlebnisse und Eindrücke visuell zu teilen und die Event-Community zu stärken.
Matchmaking
Das Matchmaking in einer Event App soll Teilnehmende der Veranstaltung verbinden und zusammenbringen. Gerade auf größeren Veranstaltungen kann die Suche nach passenden Netzwerkpartner:innen schwierig sein. Eine Event Manager App mit Matchmaking-Funktion kann hier Abhilfe schaffen, indem jede/r Teilnehmer:in gewisse Interessen hinterlegen kann, auf deren Basis passende Matches zusammengebracht werden. Ähnlich wie eine Dating-App, nur für den Businessbereich.
Aber warum ist eine solche Funktion überhaupt wichtig? Gerade auf größeren Veranstaltungen kann die Suche nach passenden Netzwerkpartner:innen, wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen sein. Teilnehmer:innen fragen sich oft, wie sie ideale Netzwerkpartner:innen finden können, besonders inmitten vieler anderer Teilnehmende. Eine Event App mit Matchmaking-Funktion bietet hier eine Lösung, indem sie diese Fragen nicht mehr dem Zufall überlässt.
Auch Veranstaltungsplaner:in profitieren davon, indem sie wertvolle Daten durch die Analyse von Matches und Interessen gewinnen, können Sie diese für zukünftige Veranstaltungen nutzen. Zudem steigern erfolgreich vernetzte Teilnehmer:innen die Zufriedenheit, was für jede/n Eventplaner:in oberste Priorität haben sollte. Ein Tipp: Auch wenn es nicht digital ist, Namensschilder sind eine großartige Möglichkeit, das Matchmaking zu unterstützen, da sich Teilnehmer:innen so leichter finden können.
Chat
Ein Event-Chat kann die Teilnehmerinteraktion erhöhen. Nice-To-Have sind themenspezifische Chats, z. B. für alle Teilnehmer:innen einer Session. Der Chat sollte bereits vor und nach der Veranstaltung aktiv sein. Eine Moderation durch den oder die Veranstalter:in ist empfehlenswert, um Diskussionen anzuregen und in die gewünschte Richtung zu lenken. Der Chat bietet zudem eine hervorragende Möglichkeit, Teilnehmer:innen (neben Push-Benachrichtigungen) über wichtige Dinge zu informieren, wie etwa auf die nächste interessante Session aufmerksam zu machen.
Experience Wall
Eine Experience Wall projiziert Teilnehmererfahrungen auf eine Leinwand. Teilnehmer:innen können Fotos und Videos in die Event Manager App hochladen, die dann auf der Leinwand angezeigt werden. Dies kann auch als Social Wall genutzt werden, wo Beiträge unter einem bestimmten Hashtag zusammengetragen und öffentlich gezeigt werden, was gleichzeitig für Social Media Marketing genutzt werden kann. Sie schlagen somit zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie haben Content für Ihre Experience (bzw. Social Wall) und gleichzeitig User Generated Content für Ihr Social Media Marketing. Sie generieren so Fear of Missing Out bei allen, die Ihre Veranstaltung nicht besuchen und das ganz kostenfrei. So beginnen Sie mit dem Marketing für Ihre nächste Veranstaltung schon während Ihrem aktuellen Event.
Möchte man allerdings den Informationsfluss nach außen ganz bewusst einschränken, dann bietet sich natürlich die zuerst genannte Möglichkeit über eine integrierte Experience Wall Funktion an.
Datenschutz
In Europa sind die Datenschutzrichtlinien strenger als in den USA. Bereits bei der Anmeldung sollten Teilnehmer:innen Datenschutzrichtlinien zustimmen, die die Verwendung der Networking-Funktionen erläutern. Ziehen Sie Expert:innen zu Rate, um datenschutzrechtliche Fallen zu vermeiden und sicherzustellen, dass nur die Veranstaltungsteilnehmer:innen Zugriff auf die Event Manager App haben.
Support Funktionen und Onsite Support Counter
Teilnehmer:innen haben oft Fragen, die digital über eine Event Manager App beantwortet werden können, z. B. über einen speziellen Support-Chat. Diese Funktion lohnt sich besonders bei großen Veranstaltungen mit vielen Side-Events und Sessions. Alternativ gibt es auf vielen Veranstaltungen Onsite Support Center und Service Personal, die den Teilnehmer:innen weiterhelfen.
Native App vs. Web App – welche ist die bessere Wahl?
Native Apps speichern Daten auf dem Endgerät und profitieren von guten Bewertungen in den App Stores. Web Apps funktionieren auf allen Betriebssystemen und Smartphones, sind schneller veröffentlicht und aktualisiert und erfordern keinen Zulassungsprozess. Schauen wir uns die Vorteile von Web Apps und nativen Apps, also Apps die auf dem Handy installiert werden nachfolgend im Detail an:
Native Apps
- Native Apps speichern Daten in beliebiger Menge auf dem Endgerät
- Gute native Apps profitieren von guten Bewertungen in den App Stores und werden daraufhin häufiger heruntergeladen und gegebenenfalls gekauft
- Vertrieb – die App Stores sind bekannte Bezugsquellen für Apps. Der Aufwand für den Vertrieb, insbesondere den Verkauf, von nativen Apps ist daher geringer
- Vermarktung – erfolgreiche native Apps erscheinen in den App Stores in den Top-Listen und können damit sehr hohe Downloadzahlen erreichen. Der Weg bis zur Top-Liste ist jedoch weit und vom App-Store unabhängig
Web Apps
- Web Apps funktionieren mit allen Betriebssystemen und auf allen Smartphones – man erreicht daher mit geringeren Kosten mehr potentielle Nutzer
- Web Apps können in Sekundenschnelle veröffentlicht und aktualisiert werden und müssen keinen Zulassungsprozess durchlaufen.
- HTML5 ermöglicht auch die Offline-Speicherung von Daten und damit die Nutzung einer einmal geladenen Web-App auch ohne ständigen Internetzugang
Für kostenpflichtige Apps ist ein Vertrieb über die bekannten Plattformen sicher die bessere Wahl. Da Apps für Corporate Events aber meist kostenlos sind und oft Aktualisierungen an den Apps durchgeführt werden müssen, fährt man mit einer Web App meist besser.
Was ist mit der oft genannten Gamification?
Von Gamification hört man heutzutage immer öfters, doch was ist Gamification überhaupt? Als Gamification bezeichnet man die Anwendung spieltypischer Elemente in einem spielfremden Kontext. Das heißt, dass Elemente, wie Leaderboards oder Levels, z. B. in die Event Manager App integriert werden. Gerade bei Apps für Corporate Events sind diese Elemente meistens aber nicht nötig, da der Nutzer nicht animiert werden muss möglichst viele Kontakte zu schließen. Sind diese Elemente aber vorhanden, ist dies natürlich ein nettes Gimmick.
Live-Umfragen – Feedback während der Veranstaltung
Umfragen sind besonders für den Eventmanager ein bedeutendes Element, um ein sinnvolles Feedback zu erhalten. Eine Event Manager App ermöglicht es, diese Umfragen auch direkt live während einer Veranstaltung durchzuführen, um die Ergebnisse dann direkt zu bewerten und steuernd in den weiteren Verlauf des Events einzugreifen. Man könnte die Ergebnisse auch nutzen, um z.B. während einer Session gemeinsam mit den Teilnehmern ins Gespräch über Ihre Zufriedenheit mit dem Event zu kommen und sie noch aktiver in die Steigerung der Teilnehmerzufriedenheit einzubinden. Eine gute Event App sollte auf dieses Feature nicht verzichten.
Push-Benachrichtigungen – unverzichtbar für eine gute Event App
Es gibt viele Gründe, Teilnehmer:innen über Push-Benachrichtigungen zu informieren, wie etwa kurzfristige Änderungen oder Absagen von Sessions, Ankündigungen von Ersatz-Rednern sowie organisatorische Hinweise zum Catering oder Ablauf. Push-Benachrichtigungen funktionieren ähnlich wie Benachrichtigungen bei Messengern: Die Nutzer:in erhält eine sofortige Hinweismeldung. Der Vorteil liegt darin, dass diese Nachrichten nicht in der Flut anderer Chat-Nachrichten untergehen und gezielt an bestimmte Teilnehmergruppen gesendet werden können, z. B. nur an Teilnehmende einer bestimmten Session. Somit ist gewährleistet, dass die Nutzer der Event Manager App die wichtigen Informationen erhalten, selbst wenn ihr Handy auf lautlos gestellt ist.
Push-Benachrichtigungen sind ein unverzichtbares Feature für Ihre Event App, um eine effektive Kommunikation und Informationsverbreitung sicherzustellen.
Die Rolle einer Event Manager App für Corporate Events in der digitalen Ära
Eine Event App ist heute auch für Corporate Event Management oft unerlässlich und präsentiert das ausrichtende Unternehmen in einer digitalen Welt zudem in einer modernen Art und Weise. Die Funktionen sind dabei natürlich stark von der Art des Events abhängig. Bei großen Versammlungen oder Hausmessen werden andere Funktionen benötigt als bei einem kleinen Kundenforum. Daher ist es nötig, sich vorher Gedanken zu machen, welche Events mit einer App begleitet werden sollen, um dann zu evaluieren, welche Funktionen benötigt werden. Besonders sollten Sie darauf achten, dass sich eine Event Manager App nahtlos in bestehende Systeme (z. B. Teilnehmermanagement Software) integrieren lässt oder noch besser direkt vom Anbieter Ihrer Event Software mitgeliefert wird.
