Event-Software? So entscheiden Sie sich für das richtige Tool!

Viele Eventmanager:innen nutzen nach wie vor keine spezielle Event-Software für die Planung von Veranstaltungen. Gehören Sie zu den Menschen, die immer noch Excel für die Planung ihrer Veranstaltung nutzen? Das ist Zeitverschwendung, denn mit der richtigen Teilnehmermanagement-Software ist Zeit kein Problem mehr.

Eine smarte Event-Software bietet vielfältige Möglichkeiten, Zeit zu sparen und Nerven zu schonen. Das fördert ganz nebenbei eine bessere Work-Life-Balance. Und gerade in der Veranstaltungsbranche ist Zeit oft ein knappes Gut. Viele Prozesse, die noch vor einigen Jahren händisch erfolgten, können heute durch Workflow-Automatisierung erledigt werden. Tagtäglich monotone Wiederholungsaufgaben zu bearbeiten ist für Eventmanager:innen 2.0 keine Option. Computer mit smarten Technologien erledigen ab sofort diese Aufgaben. Mit einer Veranstaltungsmanagement-Software kann das Hauptaugenmerk endlich auf der Konzeption liegen und ermöglicht eine kreative und strukturiere Umsetzung von Veranstaltungen.

Digitalisierung ist die Zukunft auch in der Event-Branche. Lassen Sie sich nicht von der Konkurrenz abhängen, nur weil Sie an alten Methoden festhalten. Bei der Auswahl einer neuen Software für Eventplanung ist der erste Ansatz: Welche Art von Veranstaltungen sollen geplant werden? Die Vorteile der unterschiedlichen Eventsoftware-Programme liegen nicht immer auf der Hand, ein tieferer Blick in die Feature-Liste ist vor der Anschaffung Pflicht.

Allgemeine Vorteile einer Event-Software

Moderne Teilnehmermanagement-Tools bieten gegenüber Excel oder auch selbst zusammengebauten Datenbanken viele Vorteile:

• Cloudbasiert: Neuwertige Eventmanagement-Tools sind nicht mehr auf dem Rechner installiert, sondern 100 % cloudbasiert. Der Log-in erfolgt über den Webbrowser und die Events werden direkt online geplant. Das erlaubt unabhängiges Arbeiten von einem Arbeitsrechner und von der sonstigen IT-Infrastruktur im Unternehmen. Eine aufwendige Installation bleibt aus und auch Homeoffice ist dann eine Option.
• Vor-Ort einsetzbar: Fast alle modernen Event-Tools haben irgendeine Art von Vor-Ort-Funktionalität. Zum Beispiel eine App zum Scannen von Tickets oder Funktionen, um direkt vor Ort Namensschilder für Gäste zu drucken. Dadurch fällt das aufwendige manuelle Erstellen von Namensschildern weg und gleichzeitig verstärkt sich auch der professionelle Auftritt des Unternehmens.
• Teamarbeit: Egal ob allein oder mit 50 Kolleg*innen – eine Event-Software ist auf das Arbeiten im Team ausgelegt. Verschiedene Rollen und Rechte sind individuelle einstellbar, sodass man sicher und souverän zusammenarbeiten kann.
• Support: Zwar leider nicht immer, aber die meisten Anbieter*innen einer cloudbasierten Eventplanungs-Software bieten einen guten telefonischen Kundensupport. Romandicke Handbücher fallen weg, wie es bei plattformbasierter Software der Fall war und auch oft noch ist. GENOLIVE® geht einen Schritt weiter und hat mit der Academy eine digitale Selbstlern-Workshopplattform geschaffen, die jederzeit abrufbar ist.
• Weiterentwicklung: Gerade die Event-Branche steht nie still und lebt von der steten Veränderung. Das Gleiche gilt für die permanente Weiterentwicklung einer Event-Software. Bei cloudbasierter Software im SaaS-Modell (Software as a Service) sind regelmäßige Updates, ganz automatisch, ohne Zusatzkosten und ohne jede Art von aufwendiger Installation enthalten.
• Echtzeit-Datenanalyse: Eventmanager*innen können dank einer Eventplanungs-Software in Echtzeit auf Daten und Analysen zugreifen, die beispielsweise Einblicke in Teilnehmendenzahlen oder Teilnehmendenverhalten bieten. Dadurch können sie fundiertere Entscheidungen treffen, um das Event zu optimieren sowie dessen Erfolg zu steigern.
• Datenschutz: Eine Event-Software ermöglicht es, Teilnehmendendaten sicher und zentral zu sammeln, zu verwalten und zu schützen. Durch die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen gewinnen die Veranstalter*innen das Vertrauen der Teilnehmenden und können die Daten sicher behandeln.

Die richtige Veranstaltungssoftware für das passende Event

Die Arbeit von Eventmanager:innen ist immer anders. Es kommt ganz darauf an, welche Art von Event geplant wird. Persönliche Anforderungen an eine Event Software sind immens wichtig bei der Auswahl des richtigen Angebots. In diesem Überblick werden die Einsatzmöglichkeiten, die Einsatzgebiete und die jeweiligen Systemanforderungen an eine Software näher erläutert.

Party oder Festival

Bei der Planung von Partys und Festivals sollte die Event-Software einen unkomplizierten und reibungslosen Verkauf von Eintrittskarten sicherstellen. Vielleicht existieren verschiedene Preisstufen oder Early Bird Tickets, sonst gibt es bei der Anmeldung zum Event aber keine großen Besonderheiten. Auch das Gästemanagement (wenn es keine VIPs gibt) fällt weg. Es ist also mehr oder weniger „egal“, wer die Veranstaltung besucht – solange die Teilnehmerzahlen stimmen.

Für diese Zwecke eignen sich am besten klassische Ticketing-Systeme, wie zum Beispiel von ticket.io, TicketPay oder VRENTERTAIN. Die Anzahl der Anbieter*innen ist groß und oft unterscheiden sich die Angebote nur geringfügig, denn die angebotenen Funktionen der Software sind einfach und ähnlich gestaltet, doch für die Planung von Partys und Festivals auf jeden Fall ausreichend. Fast alle Anbieter*innen setzen hier auf eine Bezahlung nach Ticket, d. h. von jedem der verkauften Tickets geht ein geringer Prozentsatz oder ein fester Betrag an den Anbieter der Veranstaltungssoftware. Gerade bei großen Veranstaltungen kann somit mal ein kleines Vermögen zusammenkommen. Dafür bleibt die Erstinvestition aus.

Wichtig sollte bei der Auswahl aber die Bandbreite der Zahlungsoptionen sein, die den Gästen zur Bezahlung der Event-Tickets zur Verfügung stehen. Stehen nur wenige Zahlungsoptionen bereit, kann das dazu führen, dass Interessenten einen Kauf vorzeitig abbrechen.
Eine spezielle Form dieser Art von Events sind Unterhaltungsveranstaltungen, wie zum Beispiel Sport-Events oder Liveshows. Anbieter wie eventim, bieten hier eine erweiterte Funktionalität: Der Gast kann sich selbstständig einen Platz auf einem Saalplan auswählen. Oft sind solche Extrafunktionen aber nicht kostenlos und werden zusätzlich berechnet.

Messen und Flohmärkte

Die Besonderheit von Messen und Flohmärkten wird schnell offensichtlich. Hier muss die Event-Software in der Lage sein, die Stände der Aussteller*innen zu verwalten. Noch besser: Aussteller*innen können direkt online einen Stand buchen, die Software automatisiert den gesamten Verwaltungsprozess. Zudem lassen sich mithilfe der Software Ausstellerinformationen zentral speichern. Das Angebot ist in diesem Bereich sehr vielfältig und wiederum kommt es auf die eigenen Ansprüche an.
Auch unterscheiden sich die verfügbaren Softwaresysteme erheblich in den zusätzlichen Planungsoptionen pro Messestand: Einige Tools bieten nur die Verwaltung der Messestände, andere verfügen über zahlreiche (oft kostenpflichtige) Module zur Abbildung von Zusatzwünschen der Aussteller*innen: Strom, Stellwände, Catering, Deko etc. Insgesamt vereinfacht der Einsatz einer Event-Software die gesamte Planung und Ressourcenverwaltung. Eine Messe oder ein Flohmarkt erfordert eine sorgfältige Koordination von Ressourcen wie Ausstellungsflächen, Standorten und Zeitplänen. Werden alle diese Verwaltungsaufgaben automatisiert erspart es Zeit, die an anderer Stelle genutzt werden kann.

Corporate Events

Unter dem Begriff Corporate Events werden vor allem Versammlungen, Kundenveranstaltungen oder Mitarbeiterevents verstanden.
Vielen ist gar nicht bewusst, dass Corporate Events den Großteil aller professionell geplanten Veranstaltungen ausmachen und der Markt wächst. In einer digitalisierten Welt ist es Unternehmen und Institutionen aus dem dritten Sektor (Non-Profit Organisationen & Vereine) meist nur noch über Veranstaltungen möglich, direkten Kontakt zu ihrer Zielgruppe zu halten.
Die Anforderungen an eine professionelle Event-Software für Corporate Events sind immens.

Auf folgende Eventsoftware-Funktionen ist zu achten:

• Einladungsmanagement: Mit einer Software für Veranstaltungsmanagement für Corporate Events sollten Einladungen per E-Mail oder auch postalisch verschickt werden können und eine direkte Erfolgskontrolle in Form von Zusagen/Absagen erhaltbar sein.
• Geschlossene Veranstaltungen: sind essenziell wichtig für Corporate Events. Veranstaltungen sollten sowohl öffentlich als auch privat möglich sein, also nur für die eingeladenen Personen sichtbar, damit sich exklusive Events abbilden lassen und die Zielgruppe „unter sich“ bleiben kann.
• Wartelisten: Corporate Events sind oft kostenlos. Damit Sie die Anzahl der freien Plätze gering halten können, sollte die Event-Software auf jeden Fall Wartelisten ermöglichen. Und im Idealfall auch ein automatisches Nachrücken, sodass durch Absagen freigewordene Tickets schnell wieder vergeben werden können.
• Verschiedene Personen-/Adressgruppen: Eine Unterscheidung der Personengruppen sollte eine Software für Corporate Events auf jeden Fall unterstützen, um eine individuelle Zielgruppenansprache einzurichten. Auch sollte es möglich sein, dass nur bestimmte Personenkreise Zugriff auf erweiterte Buchungsoptionen – zum Beispiel die exklusive Gala am Vorabend – erhalten.
• Ausgefeilte Vor-Ort-Funktionalität: Der einfache Scan von Tickets wird bei der Hauptversammlung einer AG nicht ausreichen. Eine gute Veranstaltungsmanagement-Software für Corporate Events bringt vor Ort mehr mit, zum Beispiel das Zuordnen von Stimmrechten, das Nachakkreditieren von Teilnehmer*innen oder den Just-in-time Druck von Namenschildern. Auch Live-Reports, die jederzeit den Stand der Akkreditierung widerspiegeln, sind nicht zu verachten. Schnelle Übersichten, welche VIPs anwesend sind und eine hohe Effizienz und Skalierbarkeit der Akkreditierungstechnik, um Warteschlangen gering zu halten, sind ein absolutes Plus.
• Interaktive Funktionen: Bei Versammlungen kann es vorkommen, dass Abstimmungen durchgeführt werden müssen. Der Einsatz einer Event-Software ermöglicht es, dass diese schon im Vorfeld organisiert und sowohl online als auch hybrid oder in Präsenz durchgeführt werden können. Fragen können Teilnehmende direkt online einreichen und vom Eventmanagement Team weitergegeben werden.

Zudem ist bei einer Corporate Event Software entscheidend, dass ein professionelles Auftreten gewährleistet wird. So sollte sich das Eventportal oder die Anmeldeseite an die Corporate Identity anpassen und sich nahtlos in die bestehende Website integrieren lassen. Selbst wenn eine Event-Software alle Anforderungen erfüllt, stellt sich gerade im Corporate Event Bereich die Frage nach dem Datenschutz: Der Softwareanbieter sollte nicht nur alle gängigen Sicherheitsstandards erfüllen, sondern dies auch durch entsprechende Audit-Berichte nachweisen können, wie GENOLIVE® Events.

Tagungen und Kongresse

Die Anforderungen an eine Software für Tagungen und Kongresse sind ähnlich zu den Systemanforderungen an eine Corporate Events Software. Aber natürlich lohnt sich ein genauerer Blick auf die eigenen persönlichen Ansprüche.

Auch eine ausgefeilte Vor-Ort-Funktionalität und ein ausgeklügeltes Einladungsmanagement sind für eine Software für Tagungsmanagement und Kongressmanagement unabdingbar. Wartelisten und geschlossene Veranstaltungen sind dafür weniger wichtig.

Zusätzlich sollte eine Software für Tagungen und Kongresse ein Referentenmanagement mitbringen und gerade für Tagungen ist auch ein Sitzplanmanagement oder Raummanagement sehr bedeutsam. Ebenso wie bei Corporate Events bietet GENOLIVE® Events dem Anwender oder der Anwenderin auch bei Kongressen oder Tagungen den vollen Funktionsumfang bei der Digitalisierung von Events.

Fazit zu Eventsoftware-Tools

Einmal durch den Software-Dschungel gekämpft, wird jede oder jeder das passende Angebot für sich finden. Bei der Auswahl sollte immer klar sein, dass die Event-Software zu den persönlichen Anforderungen passen. Im Hinblick dessen ist es sinnvoll, den Kosten-Nutzen-Effekt zu kalkulieren. Im ersten Moment mögen die Kosten für ein Profitool im Gegensatz zur bereits vorhandenen Excel-Lizenz eine Hürde darstellen. Eine qualifizierte Veranstaltungssoftware ist es am Ende, das viele Tage, vielleicht sogar Wochen an Zeit einspart und gleichzeitig bei den eigenen Kund*innen einen kompetenten Eindruck hinterlässt.

Sie möchten Ihre Veranstaltungen auf ein neues Level heben und gleichzeitig effizienter arbeiten? GENOLIVE® bietet Ihnen die Tools und Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltungen jeglicher Art erfolgreich zu planen, zu organisieren, zu verwalten und umzusetzen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um weitere Informationen zu erhalten. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen unsere Event-Software im Detail vorzustellen.

Wir freuen uns darauf, Ihnen zu helfen, Ihre Veranstaltungen zum Erfolg zu führen!