Die VR Bank Rhein-Neckar eG mit Sitz in Mannheim zählt zu den großen Volks- und Raiffeisenbanken in Deutschland. Jedes Jahr werden eine Vielzahl von Veranstaltungen für Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter:innen organisiert. Um die Prozesse des Teilnehmermanagements zu optimieren, nutzt die VR Bank Rhein-Neckar eG seit 2019 die Teilnehmermanagement Software GENOLIVE® Events. Mit GENOLIVE® werden Veranstaltungen, wie zum Beispiel die jährlichen BankForen mit insgesamt ca. 3.500 Gästen, regelmäßig geplant.
Zu Jahresbeginn 2020 startete die Planung für die ordentliche Vertreterversammlung, die erstmals komplett über GENOLIVE® Events abgewickelt werden sollte. Wir legten frühzeitig die Adressen der 854 Vertreter:innen an. Anschließend generierten wir einen Seriendruckexport mit individuellen Einladungscodes für den Druck der Einladungen.
Mit dem Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie im März wurde schnell klar, dass die geplante Präsenzveranstaltung im Mai nicht in der ursprünglich vorgesehenen Form durchführbar sein würde.
Regelmäßig informiert Conventex seine Kunden über Neuerungen in der Software GENOLIVE®. So stellte Conventex bereits Anfang April das Format der Digitalen Events vor. Mitte April ist das Format Digitale Versammlung inkl. revisionssicherer Wahlen an den Markt gegangen. Schnell war für die VR Bank Rhein-Neckar klar, aus der ehemals geplanten Präsenzveranstaltung eine digitale Versammlung zu machen. Durch die enge Verzahnung des Moduls „Digitale Veranstaltung“ mit GENOLIVE® Events konnten wir die bereits geleistete Vorarbeit für die Präsenzveranstaltung nahtlos übernehmen und die Einladungen ohne zusätzlichen Aufwand drucken. So wurde die VR Bank Vertreterversammlung in Minuten zum digitalen Event umgewandelt.
Am Veranstaltungstag funktionierte die Zusammenarbeit mit Conventex und debug hervorragend. Die Nervosität der Redner nahm schnell ab und alle Beteiligten lobten im Nachgang die professionelle Umsetzung der digitalen Veranstaltung. Die Beteilung der Vertreter war sehr lebhaft und die Teilnahmequote sogar deutlich höher als in den Vorjahren.
Karsten Klehr VR Bank Rhein-Neckar eG
Individuelle Anpassung und sichere Abstimmungen: Die digitale Veranstaltungsform mit GENOLIVE®
Spannend waren vor allem die Vorbereitungen für diese neue Veranstaltungsform. Jedes digitale Event kann durch die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten in GENOLIVE® individuell auf den Kunden abstimmt werden. So hatten die Eingeladenen schon im Anmeldeformular die Möglichkeit, Fragen einzureichen. Für die digitalen Versammlungen nutzten wir den Reiter Chat in einer besonderen Form. Der Moderator öffnete den Chat nur in bestimmten Zeitfenstern, die zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten passten, um Fragen gezielt steuern zu können.
Die VR Bank Rhein-Neckar eG setzte bei Abstimmungen auf vielfältige Optionen: Neben einfachen Ja-Nein-Enthaltungsfragen nutzen sie die Listenwahl, bei der Teilnehmer:innen aus einer Auswahl von Aufsichtsratskandidat:innen auswählen konnten. Hierbei können in GENOLIVE® die Mindest- und Maximalzahl der Stimme beliebig festgelegt werden. Die Funktion des Podiumsmonitors sendet die Stimmergebnisse digital auf einen bereitgestellten LCD-Fernseher. Wir legten alle Abstimmungen als geheime Abstimmungen an, sodass das Revisionsprotokoll zeigt, wer abgestimmt hat, aber nicht, wie die Teilnehmer:innen abgestimmt haben. Im Moment der Stimmabgabe erfolgt eine technische Trennung zwischen Teilnehmer:innen
und Stimmabgabe. Daher ist es auch im Nachhinein bei geheimen Abstimmungen für niemanden ersichtlich, wie die Teilnehmer:innen abgestimmt haben.
