Die VR Bank Rhein-Neckar eG mit Sitz in Mannheim zählt zu den großen Volks- und Raiffeisenbanken in Deutschland und organisiert jedes Jahr eine Vielzahl von Veranstaltungen für Kunden, Mitglieder und Mitarbeiter. Um die Prozesse des Teilnehmermanagements zu optimieren, nutzt die VR Bank Rhein-Neckar eG seit 2019 die Teilnehmermanagement Software GENOLIVE® Events zur Durchführung ihrer Veranstaltungen, wie zum Beispiel die jährlichen BankForen mit insgesamt ca. 3.500 Gästen.
Zu Jahresbeginn 2020 startete die Planung für die ordentliche Vertreterversammlung, die erstmals komplett über GENOLIVE® Events abgewickelt werden sollte. So wurden frühzeitig die Adressen der 854 Vertreter angelegt und als Seriendruckexport mit individuellen Einladungscodes für den Druck der Einladungen generiert.
Mit dem Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie im März wurde jedoch schnell deutlich, dass die geplante Präsenzveranstaltung im Mai nicht in dieser Form durchführbar sein wird.
Regelmäßig informiert Conventex seine Kunden über Neuerungen in der Software GENOLIVE®. So stellte Conventex bereits Anfang April das Format der Digitalen Events und Mitte April das Format Digitale Versammlung inkl. revisionssicherer Wahlen vor. Schnell war für die VR Bank Rhein-Neckar klar, aus der ehemals geplanten Präsenzveranstaltung eine digitale Versammlung zu machen. Durch die enge Verzahnung des Moduls „Digitale Veranstaltung“ mit GENOLIVE® Events konnten die bisherige Vorarbeit für die Präsenzveranstaltung ohne zusätzlichen Aufwand übernommen werden und die Einladungen gedruckt werden.
Am Veranstaltungstag funktionierte die Zusammenarbeit mit Conventex und debug hervorragend. Die Nervosität der Redner nahm schnell ab und alle Beteiligten lobten im Nachgang die professionelle Umsetzung der digitalen Veranstaltung. Die Beteilung der Vertreter war sehr lebhaft und die Teilnahmequote sogar deutlich höher als in den Vorjahren.
Spannend waren vor allem die Vorbereitungen für diese neue Veranstaltungsform. Jedes digitale Event kann durch die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten in GENOLIVE® individuell auf den Kunden abstimmt werden. So hatten die Eingeladenen schon im Anmeldeformular die Möglichkeit, Fragen einzureichen. Für die digitale Versammlungen wurde der Reiter Chat in einer besonderen Form genutzt. Der Moderator hat den Chat nur in einem bestimmten Zeitfenster, passend zu den entsprechenden Tagesordnungspunkten geöffnet, um Fragen somit gezielt steuern zu können.
Die VR Bank Rhein-Neckar eG nutzte für den Reiter Abstimmung sowohl die Option für einfache Ja, Nein und Enthaltungs-Fragen, aber auch die Option der Listenwahl, in der die Teilnehmer aus einer Liste mehrerer Aufsichtsratskandidaten auswählen konnte. Hierbei können in GENOLIVE® die Mindest- und Maximalzahl der Stimme beliebig festgelegt werden. Die Stimmergebnisse wurden über die Funktion des Podiumsmonitors digital auf einen extra bereitgestellten LCD-Fernseher gesendet. Alle Abstimmungen waren als geheime Abstimmungen angelegt, so dass zwar im Revisionsprotokoll angezeigt wurde, wer abgestimmt hat, aber nicht wie die Teilnehmer abgestimmt haben. Da im Moment der Stimmabgabe eine technische Trennung zwischen Teilnehmer und Stimmabgabe erfolgt, ist es auch im Nachhinein bei geheimen Abstimmungen für niemanden ersichtlich, wie die Teilnehmer abgestimmt haben.
