Case Study Volksbank eG – der digitale Info-Raum

Für die Volksbank eG mit ihrem Hauptsitz in Nienburg/Weser (durch Fusion nunmehr Volksbank in Schaumburg und Nienburg eG) stand im Februar 2022 die turnusmäße Vertreterwahl an. Zum Zeitpunkt der Wahl waren aus ca. 31.000 Mitglieder neue Vertreter*innen sowie Ersatzvertreter*innen zu wählen.

Als Lizenzkundin arbeitet die Volksbank eG bereits erfahren mit unserer Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE®. Um die Vertreterwahl zu digitalisieren, hat sich die Volksbank eG für eine digitale Umsetzung mit der Lösung von Conventex entschieden: dem digitalen Info-Raum mit digitaler Abstimmung. Anders als bei einem digitalen Event, können die Mitglieder der Genossenschaftsbank in einem festgelegten Zeitraum wählen und abstimmen. Das richtige Tool dafür ist GENOLIVE® Voting.

Konfiguration für den digitalen Info-Raum der Volksbank eG

Vorab konfigurierte unsere Projektmanagerin Johanna die relevanten Inhalte für den digitalen Info-Raum, in welchem die Abstimmung eingebunden wurde. Alle zum Zeitpunkt der Wahl wahlberechtigten Mitglieder der Bank (natürliche und juristische Personen) wurden postalisch unter Zusendung eines persönlichen Einladungscodes (für die Anmeldung und Wahl im Portal) zur Vertreterwahl eingeladen. Das bedeutet, dass jeweils eine individuelle Anmeldeseite mit unterschiedlichen Anforderungen erstellt wurde. Die Angabe der Firma, Position/Funktion war für jur. Personen verpflichtend, nicht aber für natürliche Personen.

Der digitale Info-Raum wurde in zwei Phasen unterteilt:

  1. Informationsphase:

Die Informationsphase gibt allen Eingeladenen die Möglichkeit sich im digitalen Info-Raum über den Ablauf der digitalen Wahl zu informieren. Auf dieser Seite befindet sich die Wahlliste aller Vertreter*innen sowie Ersatzvetreter*innen, Informationen zum Wahlprozedere, sowie die Wahlordnung und Satzung als PDF zum Download.

  1. Abstimmungsphase:
    Nach einem festgelegten Zeitraum geht die Informationsphase in die Abstimmungsphase über. Das bedeutet, dass im digitalen Info-Raum der Reiter „Wahl“ geöffnet wird. Der Wahl-Reiter erscheint erst, wenn der Abstimmungszeitraum geöffnet wurde, um die Usability für die Mitglieder zu erleichtern. Alle wahlberechtigten Mitglieder haben dann die Möglichkeit dort ihre Stimme abzugeben.

Vor dem Start der Abstimmungsphase wurden die eingeladenen Mitglieder via E-Mail Workflow personalisiert an die Vertreterwahl 2022 erinnert.

Konfiguration der digitalen Wahl

Für die digitale Wahl der Volksbank eG erfolgte eine automatische Prüfung des Stimmrechts sowie der Stimmrechtszuordnung bereits bei der Anmeldung. Gewählt wurde per Listenwahl mit geheimer Abstimmung. Die Öffnung und Schließung der Abstimmung erfolgte automatisiert in GENOLIVE® Voting. Vorab wurde die Wahlleitung in das System von unserer Projektmanagerin eingewiesen. Eine Einführung anhand einer DEMO Vertreterwahl erhielten auch die Mitarbeitenden in den Geschäftsstellen. Zusätzlich wurde die Vertreterwahl sowie die Auszählung der Volksbank eG von unserer Projektmanager*in monitorierend begleitet.

Nachdem das Ergebnis der digitalen Vertreterwahl vorlag, erhielten alle Teilnehmenden eine personalisierte Danksagung und die Bekanntmachung dieser Ergebnisse. Auch hierfür wurde ein personalisierter E-Mail-Workflow angelegt. Des Weiteren wurde der Bank aus GENOLIVE® heraus automatisch generierte Abschlussberichte (revisionssicherer Wahlbericht) zur Verfügung gestellt.

Fazit zum digitalen Info-Raum mit Abstimmung der Volksbank eG

Die Volksbank eG ging mit positiven Erfahrungen aus der Vertreterwahl 2022 heraus. Sie konnten durch die digitale Lösung ihre Teilnahme-Quote deutlich steigern und Kosten einsparen.

Für die Wahl der Vertreter*innen und Ersatzvertreter*innen der neuen Volksbank in Schaumburg und Nienburg eG ist erneut die Durchführung einer digitalen Wahl geplant.

 

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