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Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank eG 2017

Die jährlich stattfindende Vertreterversammlung der Dortmunder Volksbank eingetragene Genossenschaft ist das wichtigste Organ der Genossenschaftsbank. Zur Vereinfachung der Einladungs- und Teilnehmererfassungsmodi verwendet die Bank seit 2012 die Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® Events des Software-Unternehmens Conventex. GENOLIVE® Events wird ebenfalls für Veranstaltungsserien und weitere Corporate Events genutzt.

Vor der Vertreter:innenversammlung der Dortmunder Volksbank

Speziell für die Vertreterversammlung ist es den Organisatoren wichtig, neben der ordnungsgemäßen Erfassung der Adressen auch eine Zuordnung von gesicherten Anmeldecodes pro Adresse zu generieren. Dies erfolgt durch GENOLIVE® Events. Aus einem entsprechenden Workflow kann eine Adressdatei mit den personalisierten Codes generiert werden, die problemlos für den Seriendruck der Einladungen genutzt werden kann.

Die Vertreter:innen der Bank können sich über die in ihrer Einladung angegebenen Linkadresse sowie den Code zur Vertreterversammlung sowohl an- als auch abmelden. Und anschließend bei ihrer Anmeldung ein mit einem QR-Code versehenes Akkreditierungsticket ausdrucken. Der aktuelle Anmeldestand ist für die Bank jederzeit ersichtlich. Der jeweiligen Vertreter:innenadresse können im Vorfeld individuelle Kennzeichen (z.B. Platzzuordnung auf der Veranstaltung) zugeordnet werden.

Am Veranstaltungstag der Dortmunder Volksbank Vertreter:innenversammlung

Am Veranstaltungstag wird nachstehende Technik eingesetzt: Laptops, Handscanner für die Erfassung der QR-Codes der Tickets sowie Drucker für Magnet-Namensschilder. Die Vertreter legen vor Einlass in den Veranstaltungssaal ihre Tickets zur Erfassung vor (sollten sie ihr Ticket vergessen haben, so ist auch eine manuelle Eingabe möglich). Anschließend wird ein Namensschild ausgedruckt. Darüber hinaus erscheint ein PopUp auf dem Laptop, der auf Besonderheiten, wie z. B. die Ausgabe von Stimmkarten hinweist. Über den Server-Laptop ist die jederzeitige Anwesenheitskontrolle möglich. Formell ist erforderlich, die Beschlussfähigkeit der Versammlung festzustellen. Hierzu wird die Anwesenheitserfassung des Systems genutzt.

Das Nutzungsverhalten der Vertreter:innen aber auch Mitgliedern und Kund:innen zu den Veranstaltungen hat sich sehr positiv entwickelt.

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