Die Raiffeisenbank Rosenstein eG ist eine Genossenschaftsbank in Baden-Württemberg mit einer Bilanzsumme von circa 300 Mio. Euro. Wie so viele andere Unternehmen stand auch die Raiffeisenbank Rosenstein im Jahr 2020 vor der Herausforderung, die jährlich stattfindende Generalversammlung trotz Pandemie in einem für die Teilnehmer:innen sicheren und den Regulierungen entsprechenden Verfahren durchzuführen. Nach der Verlegung der Veranstaltung von der ersten in die zweite Jahreshälfte, entschied sich die Bank im November dazu, die Generalversammlung in einem digitalen Live-Format durchzuführen. Hierfür wurde die Firma Conventex beauftragt.
Digitale Veranstaltung einer Genossenschaftsbank mit wenig Vorlaufzeit
Die Zeit von Beauftragung bis zum Veranstaltungstermin am 17. Dezember war sehr kurz. In einem ersten Schritt wurde eine GENOLIVE® Software Instanz auf den zertifizierten Servern von Conventex eingerichtet und eine Anmeldeseite im Corporate Design der Raiffeisenbank Rosenstein implementiert. Zudem wurden die Daten der über 9.000 Mitglieder in die Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® importiert.
Einladungsmanagement für die digitale Generalversammlung
Im zweiten Schritt wurden die Mitglieder für die digitale Generalversammlung Raiffeisenbank Rosenstein eG eingeladen. Da die E-Mail-Adressen der meisten Mitglieder nicht bekannt sind, luden wir etwa 2.300 Mitglieder per E-Mail ein. Der Versand der restlichen Einladungen erfolgte postalisch. Der Zugang zur Anmeldeseite war ausschließlich für Mitglieder oder andere teilnahmeberechtigte Personen möglich. Dies lag daran, dass die Anmeldeseite nur mit einem individuellen Einladungscode erreichbar war. GENOLIVE® generierte diesen Code vollautomatisch für jedes Mitglied. Der Einladungsprozess ist somit zu großen Teilen automatisiert. Insgesamt haben sich 135 Personen zur Veranstaltung angemeldet.
Durchführung der Generalsversammlung Raiffeisenbank Rosenstein
Am Tag der Veranstaltung ist das Team von Conventex mit einem Team vom Technik Event-Partner debug am Tag der Veranstaltung mittags angereist und hat das Live-Streaming Studio mit zwei Kameras in den Konferenzräumen der Raiffeisenbank Rosenstein aufgebaut und den Mitarbeitern, sowie Vorstand und Aufsichtsrat eine Einführung gegeben, so dass ein reibungsloser Ablauf während der Veranstaltung gewährleistet werden konnte.
Passend zur Veranstaltung konnten sich die Teilnehmer:innen in den digitalen Eventraum einloggen, wo diese neben dem Livestream auch Möglichkeiten zur Interaktion finden konnten.
So hatten die Teilnehmer:innen die Möglichkeit Fragen an den Vorstand und Aufsichtsrat einzureichen und die Möglichkeit über zustimmungsbedürftige Tagesordnungspunkte abzustimmen. Da bei einer Generalversammlung auch meistens Vorstand und Aufsichtsrat abstimmungsberechtigt sind (Mitglieder:innen der Bank) sich aber nicht selbst entlasten bzw. wählen dürfen, wurde vorab in GENOLIVE® festgelegt, dass diese Personen bei bestimmten Tagesordnungspunkten nicht abstimmen dürfen und für diese Abstimmungen gesperrt sind.
Darüber hinaus wurde im digitalen Eventraum noch ein Downloadbereich für die Teilnehmer:innen eingerichtet, wo z.B. der Geschäftsbericht zum Download bereitstand.
Fazit zur Generalversammlung Raiffeisenbank Rosenstein im digitalen Format
Die digitale Generalversammlung Raiffeisenbank Rosenstein eG war trotz der geringen Vorlaufzeit ein voller Erfolg. Die Flexibilität von GENOLIVE® ermöglichte ein korrektes und professionelles Teilnehmermanagement, selbst bei kurzer Vorlaufzeit. Zudem bot die Software alle notwendigen Funktionen, um einen reibungslosen und rechtlich einwandfreien Ablauf der Generalversammlung sicherzustellen. Dies schloss auch spezielle Anforderungen bei den Abstimmungen ein, wie den Ausschluss von Vorstand und Aufsichtsrat bei bestimmten Tagesordnungspunkten. Besonders hervorheben möchten wir auch die Kommunikation und Mitarbeit unserer Ansprechpartner bei der Raiffeisenbank Rosenstein eG, die unserem Team die Arbeit sehr erleichtert hat.
