Das Jahr 2020 veränderte viele Lebensbereiche, die noch immer nachwirken – so auch die Event- und Veranstaltungsbranche. Die COVID-19-Pandemie hat die klassische Eventbranche zum Erliegen gebracht und fordert neue Lösungen für Eventplaner*innen. Große Präsenzveranstaltungen finden aktuell nicht statt und werden sich in Zukunft anpassen müssen. Eine Lösung sind sogenannten Hybrid Events.

Hybrid Event – was ist das?

Eine Hybridveranstaltung ist ein Mix aus Präsenzveranstaltung und Digital Event. Auf einem Hybridevent findet eine physische Veranstaltung statt, die zeitgleich durch virtuelle Livestream-Komponenten erweitert wird. Anwesende und externe Teilnehmenr*innen können durch die komplementäre Nutzung von mobilen Endgeräten untereinander kommunizieren und abstimmen.

Ein Beispiel: Die hybride Mitgliederversammlung

Auf einer hybriden Mitgliederversammlung können die Teilnehmenden vor Ort als auch die Teilnehmenden im virtuellen Veranstaltungsraum ihr Partizipationsrecht wahrnehmen und Fragen stellen – entweder schriftlich oder auch mündlich über eine Telefonschalte oder Videoschalte. Die präsenten Teilnehmenden stellen die Fragen klassisch oder über die Event-App. Ebenso haben diese, als auch die virtuellen Teilnehmenden, die Möglichkeit an Abstimmungen teilzunehmen. Auch komplexe Abstimmungsverfahren mit Stimmrechtsübertragungen können für hybride Versammlungen realisiert werden, sowohl für die digital als auch für die präsent Teilnehmenden. Die Teilnehmer-Event-App ist die ideale digitale Schnittstelle für alle Vor-Ort-Teilnehmenden und bietet digitale Möglichkeiten wie z.B. Matchmaking. In der App können alle Inhalte des virtuellen Eventraums dargestellt werden: Fragen einreichen, Abstimmen, Live-Chat, Downloads, Teilnehmenden-Liste, Agenda/Programm oder Raumplan.

Verschiedene Präsentationsmöglichkeiten auf einem Hybridevent

Auf einer hybriden Veranstaltung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die gespiegelt oder ergänzt stattfinden.  So kann eine Präsentation oder Videoschaltungen direkt auf der Leinwand im Saal gezeigt werden, aber auch im Stream eingespielt werden. Bild-in-Bild Darstellungen erlauben es auch den digitalen Teilnehmer*innen das Kamerabild und die Präsentation parallel zu zeigen. Zusätzlich ermöglicht der Aufbau von separaten Bildschirmen auf dem Podium das Hinzuschalten unterschiedlicher Inhalte. Die Kunden können vorab entscheiden, welche Inhalte auf welchen Medien ausgestrahlt werden. Hybride Events ermöglichen Flexibilität für Referent*innen. Sie müssen nicht zwingend vor Ort anwesend sein, Vorträge können auch komplett digital gehalten und übertragen werden. Über Telefon- und Videoschalte haben alle Teilnehmenden die Option, Fragen oder Beiträge einzureichen.

Teilnehmermanagement und Akkreditierung bei Hybrid Events

GENOLIVE® ist eine intelligente Software, die alle Anmeldungen bündelt – ob für externe Teilnehmer*innen oder Präsentteilnehmer*innen. Die Anmeldung zum Event erfolgt über dieselbe Anmeldeseite. Auf dieser können die Teilnehmenden selbst wählen, ob sie digital oder vor Ort teilnehmen. Bereits im Vorfeld kann bestimmt werden, wie viele Teilnehmer*innen vor Ort erlaubt sind und eine Warteliste ermöglichen. Wenn die maximale Zahl der Vor-Ort-Teilnehmenden erreicht ist, stellt das System automatisch um. Die Teilnehmer*innen haben die Wahl: Entweder sie lassen sich auf die Vor-Ort-Warteliste eintragen oder buchen die digitale Teilnahme. Ist es nötig, kann auch kurz vor dem Hybridevent die Veranstaltung komplett als digitales Event durchgeführt werden. Das hybride Event vor Ort lässt sich mühelos durch klassische Elemente erweitern. Zum Beispiel können für alle präsenten Teilnehmer*innen können Just-in-Time Namensschilder gedruckt werden.

Mit hybriden Events Kommunikationskanäle erweitern und Teilnehmende vernetzen

Für die externen Teilnehmenden wird ein sogenannter virtueller Raum geschaffen. Vor Ort stellt sich das wie ein Fernsehstudio dar. Im Mittelpunkt befinden sich die Sprecher*innen, die durch die digitale Veranstaltung leiten und (einige wenige) Präsenzteilnehmer*innen. Umgeben sind die Anwesenden von Veranstaltungstechniker*innen, die für perfekte Verkabelung, Bild und Ton sorgen. Das übertragene digitale Event erreicht die externen Teilnehmenden auf ihren Endgeräten wie Smartphone, Tablet und Laptop. Hybride Veranstaltungen ermöglichen die komplementäre Nutzung von live und virtuellen Elementen.

Komplexität von Hybrid-Events

Die Umsetzung von Hybridveranstaltungen klingt oft leichter, als es in Realität ist. Voraussetzung für ein perfektes Gelingen sind erfahrene Veranstaltungstechniker*innen, die sowohl technische Professionalität im Livestreaming als auch für Präsenzveranstaltungen mitbringen. Zum einen muss die Leinwand für die anwesenden Teilnehmenden ideal ausgeleuchtet und der Veranstaltungsort passend beschallt werden. Zum anderen muss diese technische Umsetzung auch für die externen Teilnehmenden gelingen. Daneben muss sichergestellt werden, dass die vorhandene Internetleitung am Veranstaltungsort stabil ist, um einen ruckelfreien Stream in guter Qualität bereitstellen zu können.

Eventtechnik bei hybriden Veranstaltungen

Bei hybriden Veranstaltungen sind kaum Grenzen gesetzt. Die Übertragung kann multifunktional erfolgen. Präsentationen, Videoeinspieler und Videoschalten von externen Teilnehmer*innen können sowohl auf die Leinwand vor Ort übertragen werden, als auch gleichzeitig im Livestream auf die Bildschirme der Teilnehmenden. So müssen Referent*innen nicht zwingend vor Ort anwesend sein. Sie können auch komplett digital ihren Vortag abhalten. Das Gleiche gilt auch für Fragen und Beiträge von externen Teilnehmer*innen, die über Telefonschalte oder Videoschalte eingespielt werden können. Dem Podium stehen zusätzliche Möglichkeiten offen: Separate Bildschirme ermöglichen das Darstellen von gleichen und weiteren Inhalten.

Hybrid Events mit Conventex gestalten

Mit unserer digitalen Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® erstellen Sie eine genau auf Sie zugeschnittene Hybridveranstaltung. Sicherheit und Datenschutz steht bei uns dabei an oberster Stelle. Zusammen mit unserem Streaming-Partner und Veranstaltungsprofis von debug sorgen wir vor Ort für eine kundenangepasste und ideale technische Umsetzung. Wir betreuen Sie vor, während und nach dem Hybrid-Event.