Eventmanagement im Projektteam – erfolgreich zusammen durchstarten!

Ein Event organisiert sich nicht von alleine, und auch wenn ein Eventmanager viele Aufgaben selbst bewältigen kann, erfordert ein komplexes Projekt die Zusammenarbeit eines Teams. Beim Eventmanagement im Projektteam rückt die statische Aufbauorganisation, also das hierarchische Gerüst einer Organisation, zunehmend in den Hintergrund. Die Lösung sind Projektgruppen, die sich aus Personen zusammensetzen mit unterschiedlichem Fachwissen und beruflichen Erfahrungen. Sie können so die verschiedensten Ideen und Betrachtungsweisen mit in das Projekt bringen, um den dessen Erfolg zu sichern. Doch wie sieht das erfolgreiche Arbeiten im Eventmanagement im Projektteam aus und was gilt hier beim Durchstarten zu beachten?

Herausforderungen in Projekten

Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches ein genau definiertes Ziel innerhalb einer bestimmten Zeitspanne und unter Aufwendung eines begrenzten Budgets erreichen soll. Dies könnte zum Beispiel die Planung und Durchführung Ihrer Mitgliederversammlung am Tag X mit einem Budget von Y sein.

Für eine funktionierende Projektarbeit bedarf es der Mobilisierung und Integration von Wissensressourcen, die auf verschiedene Personen verteilt sind. Doch wie oft wird dieses Potential umfassend ausgeschöpft?

Viele Einflussfaktoren Ihres Projekts sind oft schwer zu ändern. Dazu gehören externe Faktoren wie die Rahmenbedingungen der Eventlocation oder interne Faktoren wie zeitliche Vorgaben (z.B. ein festgelegter Veranstaltungstermin) oder finanzielle Einschränkungen (Budget). Diese und viele andere Faktoren beeinflussen den Erfolg Ihres Projekts. Ein entscheidender Erfolgsfaktor wird jedoch oft unterschätzt: das Eventmanagement im Projektteam. Häufig werden Projektziele nicht erreicht, weil der Einfluss zwischenmenschlicher Dynamiken und Konflikte im Team zu wenig Beachtung findet.

Eventmanagement in der Projektgruppe: Unterschiedliche Menschen, ein Team

Der Erfolg Ihres Projekts hängt maßgeblich mit seinen Mitgliedern und deren Kompetenz und Motivation zusammen. Je nach der Projektgröße besteht das Team dementsprechend aus einer kleinen oder sehr großen Gruppe an Teammitgliedern. Ihr Team sollte stets so klein wie möglich und so groß wie nötig sein. Damit stellen Sie nicht nur eine effiziente Kommunikation sicher, sondern auch eine schnelle Entscheidungsfindung.

Der Auswahl der geeigneten Teammitglieder wird eine wichtige Rolle zugeschrieben. Bei der Zusammenstellung wird in der Regel darauf geachtet, dass alle relevanten fachlichen Kompetenzen und Fertigkeiten im Team vertreten sind. Wie gut diese Personen allerdings menschlich zusammenpassen, rückt dabei häufig in den Hintergrund. Halten Sie sich immer vor Augen, dass hinter unterschiedlichen Teammitgliedern auch unterschiedliche Verhaltensweisen, Interessen und Erwartungen stehen. Das bedeutet auch, dass sich eine Gruppe mit der Zeit entwickelt und folgende Phasen durchläuft:

Wer gehört alles zu meinem Projektteam? Fünf Phasen der Teamentwicklung

In der Realität wird oft davon ausgegangen, dass Teams nach ihrer Zusammenstellung direkt mit der Phase des Performings starten können. Doch Personen zu einem komplett neuen Team zusammenzustellen, bedeutet auch, dass die unterschiedlichen Mitglieder ersten in die Rollen des Teams finden müssen. Das Fünf-Phasenmodell von B. Tuckman hilft Teams und Führungskräften dabei, den Prozess der Gruppenbildung zu verstehen und zu reflektieren, um so die Teambildung zu erleichtern.

Fünf-Phasenmodell von B. Tuckman

1. Die Orientierungsphase, auch Forming, dient dem offenen Kennenlernen. Vieles ist noch unklar und Rollen sind noch unbesetzt. Besonders wichtig ist hier, dass die Führungskräfte Sicherheit und Orientierung bieten.
2. In der darauffolgenden Phase, dem Storming, entscheidet sich, ob die Gruppe zerbricht oder Bestand hält. Es beginnt die interne Rollendifferenzierung, in der verdeckte Ansprüche auf der Leitung des Teams angemeldet werden und sich eine grobe Struktur der Teammitglieder bildet. Führungskräfte sollten hier auf den Umgang der Mitglieder untereinander achten, zu Konflikten ermutigen, jedoch Angriffe unterbinden.
3. Die dritte Phase ist die sogenannte Norming Phase. Die zuvor noch grobe Struktur des Teams wird nun zu einer klaren Struktur, die alle akzeptieren und so ein WIR-Gefühl entsteht.
4. Da nun alle Mitglieder ihre Positionen angenommen haben, beginnt die Performing Phase, welche den zeitlich größten Umfang beansprucht, da die eigentlichen Aufgaben behandelt, Ideen entwickelt und gearbeitet wird. Die Mitgliederversammlung wird komplett geplant, von der Location über dem Catering bis zu dem Namesschilderdruck wird alles geplant. Gleichzeitig wächst das Team zusammen und alle Mitglieder werden kreativer und flexibler im Umgang miteinander. An diesem Punkt sollten sich die Führungskräfte zurückziehen.
5. Die darauffolgende Adjourning Phase besitzt unter den Teamphasen einen Sonderstatus. Während nach jeder der Teamphase eine weitere Phase folgen kann, beispielsweise kann nach Performing die Storming folgen, wenn neue Teammitglieder im Team aufgenommen wurden, gibt es nach dieser Phase keine weitere Phase. Der Auflösungsprozess findet in der Regel beim Abschluss der gemeinsamen Arbeit statt. In unserem Beispiel wäre dies nach der Veranstaltung bzw. der Nachbereitung der Veranstaltung.

Der Prozess der Teambildung muss nicht immer diesem Muster folgen und kann in manchen Punkten abweichen. Dennoch dauert es in der Regel eine gewisse Zeit, bis das Team wirklich effizient arbeiten kann.

Positionen in Gruppen

Auch die Besetzung der verschiedenen Positionen spielt eine wichtige Rolle. Welches Teammitglied sollte welche Funktion übernehmen? Das Zuschreiben von Positionen der einzelnen Mitglieder zeigt Ihnen die Affekt- und Machtstruktur innerhalb des Teams. Grundsätzlich lassen sich alle Mitglieder einer Gruppe folgenden Positionen zuordnen.

Die Position Alpha wird den Mitgliedern einer Gruppe zugeordnet, welche eine Führungsposition und Meinungsmacherposition einnehmen. Durch die Anerkennung der Mitglieder (Gammas) gibt er eine Richtung vor. In der Regel besteht eine Gruppe aus ein bis zwei Alphas. Die Gammas sind die jenen, die sich dem Alpha anschließen und jedem Zeitpunkt in einer Abhängigkeit zu dem Alpha stehen. Sie nehmen den größten Teil der Gruppe ein. Beta ist die Position derer, die mitmachen, ohne sich mit dem Alpha zu identifizieren und somit nicht abhängig machen. Sie gelten als Spezialist für bestimme Aufgabenbereiche und haben eine beratende Funktion. Durch ihre Unabhängigkeit sind sie gleichzeitig auch Alpha-geeignet und dadurch potenzielle Rivalen. Omegas sind die Außenseiter oder auch Zurückhaltenden einer Gruppe. Oft schließen sie sich der Meinung der Gruppe nur widerwillig an.

Regeln der erfolgreichen Zusammenarbeit

Für eine erfolgreiche Teamarbeit sollte jedes Mitglied seine Meinung frei äußern dürfen, diese jedoch auch begründen können. Verständnisfragen müssen sofort geklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Bei Diskussionen sollte das gesamte Team immer beim Thema bleiben und nicht in Nebensächlichkeiten versinken. Dinge, die die Selbstoffenbarung einzelner Personen betreffen bleiben stets im Raum. Killerphrasen führen zu streitfördernden Auseinandersetzungen und sind zu vermeiden.

Leistungsbestimmung in Teams

Mit den folgenden drei Variablen bestimmen Sie die Gruppenleistung Ihres Teams für das Eventmanagement im Projektteam:

• Potenzielle Produktivität – die Leistung, die erreicht wird, wenn jeder alle Ressourcen optimal einsetzt.
• Prozessgewinn – Leistungszuwachs, der sich aus Gruppenarbeit ergeben kann. Gründe dafür sind die soziale Aktivierung, also die erhöhte Leistung durch die Anwesenheit der anderen Mitglieder, die soziale Kompetition, welche für mehr Leistung durch entstandenen Wettbewerbssituationen innerhalb des Teams sorgen, und  die soziale Kompensation, also das Ausgleichen des Ergebnissen der Leistungsschwachen durch das, der Leistungsstarken.
• Auch zu nennen ist hier der Köhler-Effekt. Dieser beschreibt die gesteigerte Motivation der Leistungsschwachen, da der Leistungsstärkste eine Vorbildfunktion einnimmt. Dies geschieht besonders dann, wenn die Leistungsunterschiede ehr gering sind.
• Die Wahrscheinlichkeit für Prozessgewinn ist höher, wenn sich die Gruppe sympathisch sind, sich als attraktiv empfinden und es eine hohe Kohäsion gibt.
• Prozessverluste – Leistungsminderung, die sich aus Gruppensituationen gegenüber Einzelarbeit ergeben kann. Die Gründe dafür sind die soziale Hemmung, die ungewollte Selbstbeschränkung in Gegenwart anderer Personen und das soziale Faulenzen, also die Leistungsreduzierung, je mehr Mitglieder in dem Team sind. Ein Effekt des sozialen Faulenzens ist der Ringelmann-Effekt. Demnach sinkt die Leistung des einzelnen, sobald der persönliche Beitrag nicht mehr identifizierbar oder bewertbar ist. Es gibt außerdem zwei Sonderformen des sozialen Faulenzens. Der Gimpel-Effekt beschreibt die Reaktion auf geistige Vorwegnahme des sozialen Faulenzens anderer, um vermeintlich nicht ausgenutzt zu werden. Die zweite Form ist das sogenannte „Trittbrettfahren“. Diese beschreibt das Phänomen, dass der persönliche Beitrag für das Teamergebnis als unwichtig wahrgenommen wird. Das soziale Faulenzen lässt sich durch ein erhöhtes Verantwortungsgefühl, dem Entwickeln für Verständnis und dem Bewusstwerden für die Bedeutung des Ergebnisses reduzieren.

Warum Feedback so wichtig ist

Feedback ist eine Mitteilung an eine Person, die aufzeigt, wie ihr Verhalten von anderen wahrgenommen, verstanden und erlebt wird. Feedback wird bewusst oder unbewusst, verbal oder nonverbal, wie etwa durch Blicke, übermittelt. Deshalb ist Feedback im Eventmanagement im Projektteam so wichtig, weil es das positive Verhalten eines jeden Mitglieds stützt und fördert. Gleichzeitig korrigiert es die vom Team als unangebracht empfundenen Verhaltensweisen und beugt somit entstehende Konflikte vor. Außerdem klärt Feedback Beziehungen zwischen Personen, welche oft unausgesprochen bleibt.

Fazit zum Eventmanagement im Projektteam

Das Arbeiten in Projektteams stellt die Antwort auf komplexe Marktgegebenheiten dar. Im Anbetracht dieser sich immer weiterentwickelnden Zeit bietet die Projektarbeit Ihnen viele neue Möglichkeiten verschiedenen Personen mit den unterschiedlichem fachlichen Wissen und Fähigkeiten zusammen zu bringen und so neue Lösungen und Ideen zu entwerfen, von dem Sie absolut profitieren werden! Es ist jedoch wichtig, die oben genannten Punkte stets im Auge zu behalten. Achten Sie darauf, dass die Menschen innerhalb dieser Gruppe gut miteinander auskommen und Unstimmigkeiten umgehend untereinander klären.