Ist eine Eventmanagement Software die entscheidende Hilfe? Ein Szenario: Sie geben bei der Arbeit tagtäglich Ihr Bestes und leisten einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg der Firma, in der Sie angestellt sind. Doch Ihre Zeit ist knapp und Sie bekommen langsam das Gefühl, trotz aller Mühen, der Arbeit nicht mehr hinterherzukommen. Zudem sind qualifizierte neue Arbeitskräfte Mangelware und können auch nicht mal so eben angelernt werden. Die Lösung in unserer heutigen Welt könnte daher eine effiziente und intelligente Business Software sein. Oft liegt dann jedoch die wahre Herausforderung da drin, den Chef oder Vorgesetzten von der Idee zu überzeugen. Wie findet man dafür nur die richtigen Argumente? Ich verrate es Ihnen, wie Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin überzeugen, eine neue zeitsparende Software z. B. im Eventmanagement einzuführen.
Einen Plan haben
Einfach mal zwischendurch den Chef ansprechen? Davon würde ich Ihnen abraten, denn Chefs wollen stichhaltige Argumente und scheuen das Wort „Neuanschaffung“ schon vom Naturell. Sie sollten sich daher einen Plan zurechtlegen, wie Sie genau vorgehen, um Ihren Chef von Ihrer brillanten Idee zu überzeugen.
Wenn Sie sich schon für das Angebot eines Anbieters entschieden haben, dann sind Sie wahrscheinlich schon gut informiert und haben eine Checkliste der Features der Software erhalten oder selbst zusammengestellt.
Sie sollten nun genau Ihre Anforderungen herausarbeiten. Ihr Chef möchte genau das Gleiche wie Sie: Das beste Angebot, welches Ihren speziellen Anforderungen gerecht wird. Sprechen Sie daher auf jeden Fall mit dem Vertrieb des Anbieters Ihrer Wahl. Die Vertriebsmitarbeiter kennen das Angebot und können am besten beurteilen, wie die Software Ihren Anforderungen am besten gerecht wird.
Seien Sie sich bewusst, welchen Mehrwert die neue Software Ihrem Unternehmen bringt.
Chefs denken gerne in Zahlen
Klar sollte sein, dass man seinem Chef deutlich machen muss, was der Wert ist, den die Anschaffung mit sich bringt. Business Software ist oft kostspielig, viele Angebote sind mittlerweile nur noch im SaaS Modell erhältlich, was meistens monatliche Kosten mit sich bringt. Die Neuanschaffung muss daher auch liefern. Da Personen in leitenden Positionen meistens in Zahlen denken, sollte man seinem Chef genau darlegen, wie viele Stunden Arbeitszeit eingespart werden können oder wie viele neue Projekte noch umgesetzt werden können. Klare Fakten in Zahlen ausgedrückt, sind das Argument schlechthin.
Ein klein wenig BWL zu beherrschen, ist bei der Sache auf jeden Fall von Vorteil:
Zunächst sollte man natürlich die entscheidenden Kennzahlen, auf Neudeutsch gerne KPIs (Key Performance Indicator), heraussuchen. Diese können von Fall zu Fall variieren, auf einige der gängigsten gehe ich aber nachfolgend ein.
Return on Investment (ROI)
Als Beispiel nehmen wir passender Weise eine Eventmanagement Software. Ihr Geschäftsfeld sind Kongresse und Sie richten mit Ihrer Firma einen Kongress pro Jahr aus. Sie machen mit diesem Kongress einen Gewinn von 20 000 Euro. Durch die Anschaffung der Software können Sie aber zwei pro Jahr durchführen. Mit dem zweiten Kongress machen Sie auch einen Gewinn von 20 000 Euro. Die Lizenzierung der Software kostet Sie 5 000 Euro.
Ein satter ROI von 400%. Ihre Rechnung wird wahrscheinlich ein wenig komplexer sein und der ROI nicht ganz so hoch ausfallen, doch das Prinzip bleibt dasselbe und jeder Chef weiß einen guten ROI zu schätzen.
Einsparungsquote
Oft soll Software gar nicht direkt die Umsätze steigern, sondern Einsparungen ermöglichen, zum Beispiel an Arbeitsstunden. Die Einsparungsquote berechnen Sie folgendermaßen:
Als Beispiel nehmen wir eine Marketing Abteilung, die Gesamtkosten von 40 000 Euro verursacht. Mit der neuen Software lassen sich pro Monat insgesamt 25 Stunden an Arbeitszeit einsparen, die Ihren Chef sonst 35 Euro pro Stunde gekostet hätten. Die neue Software verursacht Kosten in Höhe von 500 Euro im Monat.
Die Einsparungsquote ist eine Kenngröße für die Wirksamkeit von Veränderungen. 2,1 % hört sich zunächst nicht nach viel an, doch bei monatlichen Ausgaben von 40 500 Euro, lassen sich bei dieser Einsparquote 10 206 Euro im Jahr an Kosten einsparen.
Werte, wie die Einsparquote oder der ROI sind für sich stehend nicht besonders gehaltvoll. Erst die richtige Interpretation der Werte und der richtige Zusammenhang geben der Kennzahl ihre Aussagekraft.
Arbeiten Sie die für Ihren Anwendungsfall richtigen Kernzahlen heraus. Sollten Sie hier unsicher sein, gehen Sie auf den Anbieter der Software zu und bitten um Hilfe.
Elevator Pitch vorbereiten
Der Elevator Pitch, Schrecken meiner Studienzeit. Falls Ihnen der Elevator Pitch kein Begriff ist:
Der Elevator Pitch war ursprünglich eine Idee amerikanischer Vertriebler mit dem Ziel, Kunden und Chefs während der Dauer einer Aufzugfahrt von ihrer Idee zu überzeugen. Weil die selten länger als 60 Sekunden dauerte, mussten alle relevanten Informationen in dieses Zeitfenster passen. karrierebibel.de
Vorgesetzte sind oft schwer beschäftigt oder tun zumindest so. Lange Meetings mit dem Chef sind daher selten. Sie sollten Ihre wichtigsten Argumente daher zu einem Elevator Pitch ausarbeiten. Diesen können Sie dann auch schnell zwischendurch anführen und damit auf ein ausführliches Meeting hinarbeiten. Ist Ihr Elevator Pitch überzeugend, dann haben Sie direkt einen Vertrauensvorschuss bei Ihrem Chef, der Ihnen nicht nur ein ausführliches Meeting ermöglicht, sondern auch bei Ihrer ausführlichen Darlegung sicher hilft.
Vielleicht will Ihr Chef nach einer guten Darbietung sogar selbst einen Blick auf den ausgewählten Anbieter werfen, halten Sie daher passende Informationen und Unterlagen griffbereit.
Kolleg:innen von der Software überzeugen
Es ist immer gut, Verstärkung im Rücken zu haben. Gehen Sie daher frühzeitig auf Kolleg:innen zu und überzeugen Sie zunächst diese von Ihrer Idee. Es bietet sich an, auch Kolleg:innen aus anderen Abteilungen, natürlich besonders aus der IT, mit im Boot zu haben. Haben Sie erstmal ein Team aus Fürsprechern zusammen, wird es Ihrem Chef wesentlich schwerer fallen, nein zu Ihrer Idee zu sagen. Außerdem gibt es kaum eine größere Gefahr für Ihre Idee, als fehlende Anwenderakzeptanz. Sie sollten daher keinen der Anwender bei Ihrer Idee außen vorlassen.
Mit der neuen (Event-)Software auseinandersetzten
Referenzen anfragen und vortragen
Eventmanagement-Software als Open Source?
Die beste Argumentation ist wertlos, wenn man sich nicht auch die Gegenargumente anschaut. Sie sollten sich daher auch darauf vorbereiten. Gerne wird bei der Einführung neuer Software auf Open Source Projekte verwiesen. Der Funktionsumfang dieser kostenfreien Angebote ist oft beachtlich, doch wirtschaftlich arbeitenden Unternehmen ist von der Einführung einer Open Source Software dennoch abzuraten.
Open Source Software ist oft nur rudimentär dokumentiert. Handbücher liegen, zumindest auf Deutsch, selten vor. Von darüberhinausgehenden Angeboten, wie Schulungen oder Videos, darf man nur träumen. Einen festen Support gibt es bei den Angeboten ebenfalls nicht. Wenn man Hilfe braucht, kann man sich eventuell noch an die „Community“ wenden – sehr ineffizient. Die Einführung von Open Source Software endet fast immer in Mehrarbeit, dem Gegenteil der erwünschten Zeitersparnis. Dazu kommt noch die Implementatierung der Open Source Software, die sehr aufwendig und ohne das Hinzuziehen von externen Firmen in vielen Fällen gar nicht möglich ist. Open Source Software verursacht daher eher mehr Kosten, als dass sie Kosten einspart.
Das Dilemma mit den kostenlosen Einsteigerversionen
Viele Softwareanbieter, gerade aus den USA, bieten für Ihre Angebote sehr oft eine kostenlose Einsteigervariante an. Dies klingt erstmal verlockend und genau das soll es auch sein. Doch beim Realitäts-Check in der Praxis verkehren sich diese Verlockungen meist in ihr Gegenteil.
Die kostenlosen Einsteigerversionen haben meist nur einen sehr rudimentären Funktionsumfang, der die Arbeit nicht wirklich erleichtert. Zudem fehlen meistens White Label Optionen, was gegenüber Ihren Kunden und Geschäftspartnern sehr unseriös und unprofessionell wirkt. Zudem ist bei diesen Anbietern Datenschutz und Sicherheit oft zweitrangig.
Einen echten Mehrwert liefern diese Angebote nicht.
Wie eine gründliche Vorbereitung den Erfolg bei der Einführung von Business-Software sichert
Eine umfassende Vorbereitung ist entscheidend, bevor Sie Ihren Chef von der Einführung neuer Eventmanagement Software oder Business-Software überzeugen. Tauchen Sie tief in die Materie ein und evaluieren Sie gründlich die verfügbaren Optionen, um diejenige auszuwählen, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Nachdem Sie sich für eine Software entschieden haben, sollten Sie sich schnell damit vertraut machen, indem Sie Schulungsmaterialien wie Case Studies und Videos nutzen. Durch diese intensive Auseinandersetzung erlangen Sie einen Wissensvorsprung und können den tatsächlichen Mehrwert der Software für Ihr Unternehmen erkennen. Es ist wichtig, die potenziellen Vorteile hervorzuheben, wie etwa Kostenersparnis und Umsatzsteigerung, um Ihren Chef von der Notwendigkeit und den positiven Auswirkungen der Einführung der Software zu überzeugen.
