Verwandeln Sie Ihre Haupt-, Mitglieder-, Vertreter- oder Generalversammlungen in ein nahtloses Online-Erlebnis. Mit unseren digitalen Events können Sie jede Art von Veranstaltung virtuell abhalten und durch unser digitales Wahlmodul komfortable, rechtskonforme Wahlen integrieren.
Virtuelle Veranstaltungen, reale Erlebnisse
Digitale Events sind Veranstaltungen, an den Ihre Zielgruppe virtuell teilnehmen kann. Die Bühne, die Sprecher:innen oder die Gesprächsrunden werden per Livestream direkt zu Ihren Teilnehmer:innen übertragen, die der Veranstaltung so online von Zuhause, vom Arbeitsplatz oder sogar von unterwegs beiwohnen.
Über die Chatfunktion und das Abstimmungsmodul können sich Ihre Teilnehmer:innen interaktiv einbringen, ohne vor Ort zu sein. Events, wie eine Hauptversammlung, Vertreterversammlung oder Mitgliederversammlung, aber auch viele weitere Veranstaltungsformate, wie Podiumsdiskussionen oder Vorträge, lassen sich so komplett digital abbilden und abhalten. Eine physische Anwesenheit Ihrer Teilnehmer:innen ist so nicht mehr nötig. Unser Projektteam im Eventmanagement berät Sie gerne.
Welche Vorteile digitale Events bringen
Rechtlich verpflichtende Veranstaltungen sind trotz Versammlungsverboten umsetzbar.
Höhere Teilnehmerzahl, weil eine Anreise nicht erforderlich ist.
Zielgruppen können interaktiv teilnehmen, wie auf einer Präsenzveranstaltung.
Kosten- und Zeitersparnis durch die Nichtanwesenheit der Teilnehmer:innen.
Bausteine des digitalen Events
Die Bausteine eines erfolgreichen digitalen Events setzen sich aus mehreren essenziellen Komponenten zusammen. Das Teilnehmermanagement und die Teilnehmerkommunikation bilden die Grundlage, indem sie eine reibungslose Registrierung und effiziente Kommunikation mit den Teilnehmern sicherstellen. Ein hochwertiger Livestream ermöglicht die Echtzeit-Übertragung von Inhalten, während Breakout-Sessions kleinere, interaktive Gruppenarbeiten fördern. Interaktionen wie Chats und Online-Abstimmungen erhöhen das Engagement und sorgen für eine aktive Teilnahme. Nach dem Event liefern Auswertung und Statistiken wertvolle Einblicke in die Teilnehmeraktivitäten und den Erfolg der Veranstaltung. Datenschutz und Informationssicherheit sind dabei unverzichtbar, um die sensiblen Daten der Teilnehmer:innen zu schützen und ein sicheres Event-Erlebnis zu garantieren.
Das Grundprinzip des digitalen Events basiert auf der Teilnehmermanagementsoftware GENOLIVE® Events. Seit Jahren ist das bewährte Softwaretool bei einer Vielzahl von Unternehmen für die effiziente Organisation von Corporate Events im Einsatz. Das gesamte Teilnehmermanagement und die Teilnehmerkommunikation laufen über GENOLIVE® Events ab. Einladungen lassen sich direkt aus dem Tool erzeugen und verschicken. Dabei lassen sich verschiedene Teilnehmendenarten festlegen und auch eine erweiterte Kommunikation mittels Remindern ist selbstverständlich umsetzbar.
Um den Livestream kümmert sich unser Technikpartner debug. Das Team kommt zum Beispiel in Ihre Firmenzentrale und baut für Ihr Livestream Event ein professionelles Filmstudio direkt bei Ihnen im Haus auf. Profikameras und Tonequipment werden passend installiert, sodass die Redner:innen im Mittelpunkt der virtuellen Veranstaltung stehen. Der Livestream wird in Full-HD aufgenommen und über eine gesicherte Verbindung in den virtuellen Eventraum eingespeist. Eine Präsentation kann über einen weiteren Livestream-Kanal im virtuellen Eventraum eingeblendet werden.
Was sind Breakout-Sessions?
Breakout-Sessions oder auch Breaktout-Räume sind separate Unterveranstaltungen in einer Hauptveranstaltung. Sie sind auch als virtuelle Unterräume in einem Online Event zu betrachten. Um in eine Breakout-Session zu gelangen, verlassen Teilnehmende für einen begrenzten Zeitraum die Hauptveranstaltung. Breakout-Sessions können Veranstaltungen, wie parallel-laufende Workshops oder Konferenzen, sein. Während eine Breakout-Session aktiv ist, kann eine Hauptveranstaltung weiter stattfinden.
Wie funktioniert ein Breakout-Raum?
Betreten die eingeladenen Teilnehmenden eine geöffnete Breakout-Session, gelangen sie in einen neuen digitalen Raum. Dieser lässt sich mit verschiedenen digitalen Inhalten ausschmücken: Konferenztool und Chat zum interaktiven Austausch, moderierter Austausch, Informationsseite mit hinterlegtem On-demand-Video und viele weitere Inhalte. Nach Ablauf einer Breakout-Session werden die Teilnehmenden aufgefordert, über einen Zurückkehren-Button zur Hauptveranstaltung zurückzukehren.
Chatfunktion
Die Teilnehmerinteraktion bei digitalen Events kann genauso intensiv, wenn nicht sogar noch besser sein, als bei Präsenzveranstaltungen. Fragen der Teilnehmer:innen können jederzeit über die Chatfunktion gestellt werden. Diese können für alle Teilnehmer:innen sichtbar sein oder nur durch den Moderator oder die Moderatorin abgerufen werden.
Tool Abstimmungen
Über das Abstimmungsmodul können Ihre Teilnehmer:innen live an Abstimmungen teilhaben. So kann der oder die Wahlleiter:in passend zu einem Tagesordnungspunkt eine Abstimmung freigeben und nach Ende des Wahlzeitraums wieder schließen.
Der Anzahl an Tagesordnungspunkten sind dabei keine Grenzen gesetzt, ebenso bei der Art der Fragen. Ganz egal, ob Sie nur Ja/Nein/Enthaltung, mehrere Auswahlmöglichkeiten oder ganz offene Fragen stellen. Sogar Briefwahl und Präsenzwahl lassen sich mit dem Online-Voting kombinieren.
Des Weiteren kann eine unterschiedliche Stimmgewichtung und auch Vertretungsregelungen von Stimmberechtigten vorab festgelegt werden.
Die Ergebnisse können nur dem oder die Wahlleiter:in und Redner:innen oder auch allen Teilnehmenden angezeigt werden. Sobald ein Tagesordnungspunkt geschlossen wird, kann dieser nicht mehr aufgerufen oder verändert werden, um jegliche Manipulation zu 100 % auszuschließen.
Statistiken über die anwesenden Teilnehmenden können nach der Veranstaltung, aufgesplittet nach Teilnehmerart abgerufen werden, sodass Sie die Anzahl Ihrer anwesenden Teilnehmer:innen und auch die No-Shows auf einen Blick haben.
Informationssicherheit
Gerade wenn es um wichtige Entscheidungen, wie z. B. Dividendenausschüttungen oder Fusionen geht, schreckt der eine oder andere vielleicht im ersten Moment vor einer komplett digitalen Versammlung zurück. Wir möchten Ihnen gerne die Unsicherheit nehmen und Ihnen zeigen, dass Sie uns ohne Bedenken Ihr Vertrauen schenken können. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit Großunternehmen und Banken aller Art sind wir in diesem Bereich sehr versiert. Alle Daten des Livestreams werden über eine gesicherte Verbindung und über unser zertifiziertes Rechenzentrum übertragen.
Maximaler Datenschutz
Höchste Datenschutzrichtlinien gelten für unser gesamtes Unternehmen und werden regelmäßig durch einen externen Datenschutzspezialisten geprüft. Die Abstimmung ist 100 % anonym und es kann nicht zurückverfolgt werden, welche Teilnehmer:in wie abgestimmt hat. Trotzdem lässt sich genau feststellen, wer an dem Digitalen Event teilgenommen hat, sodass alle Ergebnisse zu einhundert Prozent revisionssicher sind.
Digitaler Info-Raum
Alternativ zum digitalen Event mit Livestream bietet der Digitale Info-Raum die perfekte Lösung für Ondemand Events oder digitale Wahlen. Für die digitale Veranstaltung wird ein Video produziert, welches während einer bestimmten Zeitspanne abgerufen werden kann. Die Teilnehmenden bekommen eine Einladung zum ein- oder mehrtägigen Event und können in einem festgelegten Zeitraum daran teilnehmen. Die Integration eines Abstimmungsmoduls oder weitere Interaktionsmöglichkeiten sind gleichsam wie bei einem Livestream-Event möglich.
Digitale Veranstaltungen im 3D-Modell
Hier bekommen Sie einen kleinen Einblick, wie ein digitales Event aussehen kann. Wir können digitale Events fast in jeder Umgebung realisieren, ob in einem Studio, Ihrem Konferenzsaal, einem großen Büro oder einer klassischen Veranstaltungslocation. Unser erfahrenes Projektmanagement plant mit Ihnen gemeinsam Ihr perfektes digitales Event.
Noch Fragen zu digitalen Events?
Das digitale Event ist ein Baustein unserer Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® Events mit der wir das perfekte Tool für effizientes und professionelles Teilnehmermanagement haben. So kann Ihr Teilnehmendenkreis direkt aus der Software eingeladen werden. Die Teilnehmenden können sich online anmelden und erhalten nach erfolgreicher Anmeldung direkt per E-Mail den Zugang zum digitalen Event.
Die Teilnehmenden benötigen ein Endgerät wie PC, Laptop, Tablet oder Smartphone und einen modernen Internetbrowser, in dem JavaScript aktiviert ist. Es muss bei den Teilnehmenden nichts installiert oder heruntergeladen werden.
Der komplett virtuelle Eventraum liegt in der Cloud und ist über den Browser erreichbar. Die Voraussetzungen sind somit so gering wie nur irgendwie möglich, um das digitale Event für jeden zugänglich zu machen.
Das Schöne ist: ein digitales Event kann fast überall stattfinden. Aus dem Konferenzraum Ihres Unternehmens, einem kleinen Hotelsaal oder sogar in einem großen Büro.
- Durch die fehlenden Teilnehmenden vor Ort sind die räumlichen Voraussetzungen sehr viel geringer, als bei einem Live-Event. Optimal ist ein Raum der abdunkelbar ist und nicht zu viel Hall hat (z.B. besser Teppich als Betonboden).
- Für eine Livestream-Veranstaltung sollte eine ausreichend schnelle Internetverbindung vorhanden sein (Optimal: 30mbit/s / Minimal: 10mbit/s). Entscheidend ist hierbei die Upload-Geschwindigkeit, da wir Daten ins Netz schicken.
- Alternativ ist in GENOLIVE® eine Webkonferenz-Funktion integriert, die sich ebenfalls in das digitale Event eingebetten lässt. Hierfür ist dann keine extra Streamingplattform notwendig.
- Mit unserem Technikpartner debug bilden wir für Sie das optimale Team zur Ausrichtung Ihres digitalen Events. Wir bringen die gesamte Live-Stream-Technik mit, bauen in der von Ihnen gewählten Location ein Pop-up Fernsehstudio auf und unterstützen Sie vor Ort bei der Ihrem digitalen Event – und das europaweit.
Im Projektmanagement vorab planen wir gemeinsam Ihr digitales Event.
Mit dem GENOLIVE Prozesstyp „Digitaler Inforaum“ sind auch Ondemand Veranstaltungen kein Problem. Sie können Ihre Veranstaltung im Voraus aufzeichnen, das Video im digitalen Eventraum bereitstellen und dabei alle Funktionen und Komponenten eines Live-Events nutzen, wie z. B. Abstimmungen, das Einreichen von Fragen oder Umfragen.
Sehr schön ist es z. B., wenn Sie den digitalen Inforaum im Nachgang an ein digitales Event zur Verfügung stellen. Teilnehmenden oder auch ein erweiterter Personenkreis haben im Nachgang die Möglichkeit das digitale Event nochmals anzusehen.
Für ein digitales Event ist ein Internetzugang und ein passendes Endgerät bei Teilnehmenden leider unerlässlich.
Allerdings lassen sich mit Conventex und GENOLIVE problemlos auch hybride Events ausrichten. So können Sie die Vorteile von digitalen Events und Präsenzveranstaltungen kombinieren. Schon jetzt merken wir, dass hybride Veranstaltungskonzepte ein Trend der nächsten Jahre sein werden.
Dabei nimmt ein Teil Ihrer Gäste klassisch vor Ort teil, während der andere Teil virtuell an Ihrem Event teilnimmt und dennoch alle Interaktionsmöglichkeiten wie die Gäste vor Ort hat. So können Fragen gestellt, über eine Chatfunktion mit anderen Teilnehmenden und dem Plenum kommuniziert oder auch an Beschlussfassungen, also Abstimmungen, teilgenommen werden.
Die Redner:innen Ihrer Veranstaltung werden gefilmt und das Bild wird live in den virtuellen Eventraum übertragen.
Wir haben hier zum einen die Chatfunktion für eine offene Kommunikation, aber auch eine geschlossene Art der Kommunikation über das s.g. „Frage-einreichen“-Feature. Hier sind die Fragen zunächst nur fürs Moderationsteam sichtbar, die dann entweder direkt beantwortet oder ans Podium weitergegeben werden. Die Frage lässt sich auch für alle Teilnehmenden sichtbar machen.
Mit unserem Technikpartner debug sind auch Telefonschalten möglich, sodass die Teilnehmenden eine Telefonnummer anwählen können und dann live in den Stream geschaltet werden. Ebenso ist eine Live-Videoschalte problemlos umsetzbar, sodass sich Teilnehmende sogar mit Bild und Ton zu Wort melden.
Mit unserem Techikpartner debug ermöglichen wir für Sie Live-Produktionen auf TV-Niveau. Wir fangen jede erdenkliche Situation mit professionellen Remote-Kameras ein und ergänzen Ihr digitales Event mit einer Steadicam für dynamische Bilder oder einem Greenscreen für eine virtuelle Bühne.
Sprechen Sie uns einfach an. Zusammen finden wir die perfekte Lösung für Ihr digitales Event.
Der digitale Eventraum ist komplett cloudbasiert. Ein Internetbrowser ist notwendig, um an der Veranstaltung teilzunehmen und zu interagieren. Jedes Betriebssystem, ob Windows, Linux oder Android und auch jedes Gerät, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Smart-TV ermöglichen den Zugang zum digitalen Eventraum.
Idealerweise verfügen Sie über eine stabile Internetverbindung mit 30 Mbit/s im Uploadbereich. Ist diese nicht gegeben, streamt man die Veranstaltung auch über ein sogenannte Bündelungslösung (mehrere LTE-Gateways). Zudem stellen wir bei jeder unserer Veranstaltungen einen Backupstream über eine LTE-Leitung zur Verfügung. Innerhalb von wenigen Sekunden lässt sich dann auf den Backupstream wechseln. Bis auf ein kurzes Neuladen des Videofensters merken Ihre Teilnehmenden fast gar nichts von dem Wechsel.
Um zu prüfen, wie viele Mbit/s Ihnen zur Verfügung stehen, empfehlen wir Ihnen, die Uploadgeschwindigkeit an verschiedenen Tagen zu unterschiedlichen Uhrzeiten zu messen. Dies können Sie beispielsweise über die folgende Website prüfen: https://breitbandmessung.de/
Nutzen Sie GENOLIVE® Events, um voll durchzustarten!
Sind Sie auf der Suche nach der idealen Partnerin oder dem perfekten Partner für Ihre Veranstaltungen? Wir laden Sie herzlich ein, uns näher kennenzulernen und mehr über unsere digitalen Events sowie unser professionelles Team zu erfahren