Die Digitalisierung der Event-Branche wurde durch innovative Lösungen wie das GENOLIVE® Videokonferenztool in den letzten Jahren immer weiter vorangetrieben. Die Möglichkeiten für digitale oder hybride Veranstaltungen sind vielfältig und der Fantasie der Veranstalter*innen sind kaum Grenzen gesetzt.
Mehr Veranstaltungen denn je werden als digitales Format umgesetzt. Dabei werden die Prozesse und Gestaltungen umfangreicher. Eine digitale Veranstaltung kann noch interaktiver und gemeinschaftlicher gestaltet werden, zum Beispiel durch die Verwendung eines Online-Konferenz-Tools, anstatt immer im klassischen Frontalstil stattzufinden. Es muss nicht immer nur die Konstellation Redner*innen und Publikum geben, sondern es kann auch eine Möglichkeit geschaffen werden, das Publikum gestalterisch in eine Veranstaltung mit einzubeziehen.
Auch Meetings finden seit etlichen Jahren im digitalen Raum statt. Für diese Variante gibt es inzwischen zahlreiche Anbieter*innen von Videokonferenztools. Welche Vorteile jedoch das neue Videokonferenz-Feature von GENOLIVE® gegenüber anderen Anbieter*innen für digitalen Events, Workshops, Meetings und Webinare bietet, zeigen wir in diesem Beitrag.
Anwendungsmöglichkeiten des Online-Konferenztools
GENOLIVE® Conference ist ein webbasiertes und plattformunabhängiges Modul der Corporate-Event-Software GENOLIVE®, welche keine Installation benötigt. Die Konferenz und die gesamte GENOLIVE®-Plattform laufen online im entsprechendem Corporate Design und können nach CI-Wünschen gestaltet und in das digitale Event eingebettet werden.
GENOLIVE® Conference bietet eine intuitiv bedienbare und simpel zu erstellende Konferenzplattform, auf der Online-Meetings stattfinden können. Das Modul Online-Konferenz lässt sich mit wenigen Mausklicks über den GENOLIVE® Event-Editor in das digitale Event einbinden und individualisieren. Neben der Videokonferenz können Tagesordnungspunkte oder Informationsbereiche einfügt werden, sowie das Hinterlegen von, Downloaddateien, Umfragen, Abstimmungen oder das Einpflegen eines Chats. Auch externe webbasierte Inhalte können eingebaut werden, genau wie unser Wahl- und Abstimmungstool und weitere umfangreiche Features.
Das übersichtliche Teilnehmermanagement der GENOLIVE® Plattform bleibt auch bei der Nutzung von GENOLIVE® Conference natürlich bestehen. So ist der Weg zu einer unkomplizierten Veranstaltungsplanung geebnet. Sie haben den vollen Zugriff auf die Verwaltung von verschiedenen Teilnehmendenarten und die Vorteile, die dieses ausführliche Teilnehmermanagement mit sich bringt. Dazu gehört die automatische Listung aller Zu- und Absagen, No-Show-Raten, Auswertung individueller Zusatzfelder, Berichte, Statistiken und vielen weiteren Features.
Die bereits erwähnten Vorteile, welche sich mit dem umfangreichen Teilnehmermanagement von GENOLIVE® ergeben, äußern sich im Konferenz-Tool darin, dass verschiedene Bereiche im digitalen Raum nur von bestimmten Teilnehmerarten einsehbar sind. So ist es beispielsweise möglich, die Abstimmung nur für die teilnehmenden Mitglieder sichtbar zu machen.
Kommunikationsmöglichkeiten in GENOLIVE® Conference reichen weit über einen einfachen Chat hinaus. Eine andere Möglichkeit, um als Veranstalter*in mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten ist z. B. die „Frage einreichen“-Funktion, mit der die Fragen der Teilnehmenden an das Moderationsteam in der Regie gesendet wird.
Um mit dem GENOLIVE® Konferenztool zu arbeiten, müssen die Teilnehmenden nur auf den Link aus der Bestätigungsmail klicken und sind schon im virtuellen Veranstaltungsraum. Die Freigabe für die Kamera und das Mikrofon muss immer manuell vom Teilnehmenden erfolgen, sonst ist diese/r im Online-Konferenztool nicht sicht- oder hörbar.
Teilnehmendenliste und Matchmaking in Online-Konferenzen
Durch eine Teilnehmendenliste im Fair-to-Use Prinzip kann hier eine praktische Matchmaking-Funktion eingebunden werden. Fair-to-Use Prinzip bedeutet in diesem Falle, dass Teilnehmende einwilligen müssen, dass sie in der Teilnehmendenliste für andere zu sehen sind, bevor sie auch die anderen Teilnehmenden sehen dürfen. So wird der Datenschutz vollumfänglich im Videokonferenztool sichergestellt.
Von dort aus besteht die Möglichkeit einen privaten Chat mit einem anderen Teilnehmenden zu eröffnen, um sich direkt austauschen zu können. Zudem können auch die Kontaktdaten, via einer digitalen Visitenkarte, mit wenigen Klicks ausgetauscht werden. Dieses Feature ermöglicht ein fortschrittliches Matchmaking, welches fair, unkompliziert und persönlich abläuft. Networking wird so auch im digitalen Raum möglich. Selbst auf hybriden Veranstaltungen ist ein Matchmaking von Präsenzteilnehmer*innen mit Hilfe der GENOLIVE® Event-App mit digitalen Teilnehmer*innen möglich.
Mit dem Videokonferenztool Breakout-Sessions gestalten und erleben
Mit GENOLIVE® Conference haben Sie die Möglichkeit Breakout-Sessions in Ihr Event einzubinden. Breakout-Sessions bieten sich an, um im Rahmen einer großen Veranstaltung auch kleinere Workshops anzubieten. Sogenannte Breakout-Sessions während Online-Konferenzen beschreiben also eine virtuelle Aufteilung in Kleingruppen, in denen die zugewiesenen Teilnehmenden Aufgaben bearbeiten können. Im Anschluss kehren die Teilnehmenden zum Haupt-Event zurück.
Breakout-Sessions ermöglichen es den Teilnehmenden das ursprüngliche Event zu verlassen und sich in externen Meeting-Räumen mit kleineren Gruppen zusammenzufinden. Die Besetzung der neuen Gruppen kann vom Eventveranstaltenden festgelegt werden oder die Teilnehmenden erhalten die Möglichkeit, eigene Gruppen/Sessions zu wählen. Dies macht zum Beispiel bei einem Event Sinn, welches mit einer generellen Begrüßung beginnt und dann in zuvor gewählte Workshops übergeht. Denn ein Event muss nicht von Beginn an mit der Nutzung des Videokonferenztools beginnen, sondern kann dieses auch erst zu einem späteren Zeitpunkt einbauen.
Der Zugang zu den Breakout-Rooms erfolgt direkt aus dem Hauptevent heraus und auch das Zurückkehren in das Hauptevent ist mit nur einem Klick abgeschlossen. Es werden keine zusätzlichen oder externen Anmeldungen, Apps oder Webseiten benötigt, was den Teilnehmer*innen eine unkomplizierte Partizipation am Event ermöglicht.
In den Breakout-Sessions selbst sind dann alle Teilnehmenden gleichermaßen zur Teilnahme berechtigt und können mit Bild und Ton mitwirken. Eine Person kann ihren Bildschirm teilen und es kann somit eine offene Diskussionsrunde entstehen und gemeinsam Ergebnisse erarbeitet werden.
Auswertungen im Videokonferenztool
Nach der Veranstaltung wird mit GENOLIVE® Conference mit wenigen Klicks eine Auswertung oder Statistik erstellt. Zur Nachbereitung relevante Daten umfassen unter anderem An- und Abmeldungen, die Teilnehmendenanzahl oder die Regionen, aus denen die Teilnehmenden dem Event beiwohnten. Die Auswertung wird direkt aus GENOLIVE® heraus ausgedruckt oder als PDF-Datei gespeichert.
Wie sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen?
Wie Sie es von Conventex gewohnt sind, legen wir auch bei dem Konferenztool großen Wert auf Datenschutz. Bei der Nutzung des Online-Konferenztools wird immer die händische Freigabe für die Nutzung von Mikrofon und Kamera erfragt. Die Teilnehmenden wissen immer genau, wann auf ihr Endgerät zugegriffen wird, bzw. haben diesem Zugriff explizit zugestimmt. Viele andere Video-Konferenz-Tools betreiben ihre Server außerhalb Deutschlands, in den meisten Fällen sogar außerhalb Europas. Unser Programm wird auf durch uns eigens angemietete 27001 zertifizierten Servern in deutschen Rechenzentren betrieben, sodass wir Ihnen die höchsten datenschutzrechtlichen Standards bieten können und Sie keinerlei sicherheitstechnische Bedenken vor, während und nach der Veranstaltung haben müssen – bei uns sind Ihre Kundendaten sicher.
Fazit
All diese Funktionen stehen Ihnen bei einer Lizenzierung von GENOLIVE® zur Verfügung, denn die Videokonferenz-Funktion haben wir für alle Lizenzkunden ab der Edition Basic freigeschaltet. GENOLIVE® Conference ist ein ausgezeichnetes Videokonferenztool für die Digitalisierung Ihrer Meetings und Veranstaltungen. Das erfahrene Conventex-Team bietet begleitende Webinare zum Konferenztool an, so steht Ihrem digitalen Event nichts mehr im Wege.
