GENOLIVE® ist eine Teilnehmermanagement-Software. Was genau ist Teilnehmermanagement? Im Gesamtkontext der Eventorganisation ist Teilnehmermanagement ein zentraler Baustein. Für den reibungslosen Ablauf vor Ort und während einer digitalen Veranstaltung ist professionelles Teilnehmermanagement unabdingbar. Teilnehmermanagement bedeutet, dass von der Planung bis hin zur Umsetzung und schließlich in der Retrospektive einer Veranstaltung die Teilnehmenden (sichtbar und unsichtbar) an die Hand genommen werden. Teilnehmende werden smart durch die Veranstaltungen geführt und begleitet. Die Teilnehmer:innen-Reise beginnt bereits bei der Einladung.
Was eine Teilnehmermanagement für Vorteile mit sich bringt
Das wunderbare an einer digitalen Teilnehmermanagement-Software ist die kontinuierliche Weiterentwicklung. GENOLIVE® wird immer weiter ausgebaut, es kommen neue Bausteine hinzu und sie passt sich jede Individualität an. Weil sie auch webbasiert ist, kann GENOLIVE® unabhängig vom Betriebssystem auf jedem Gerät genutzt werden. Entscheidend für Corporate Events ist hierbei die Corporate Identity. Mit GENOLIVE® kann jedes Veranstaltungskonzept im eigenen Branding erstrahlen.
Pre-Event-Phase
Einladungsmanagement
Die Einladung über elektronische Systeme wie die E-Mail bietet einen schnellen Überblick über die Eingeladenen. Digitales Teilnehmermanagement mit GENOLIVE® schafft die Möglichkeit für zielgruppenfokussierten Einladungen. Nachdem die Teilnehmenden kontaktiert wurden, kann die Teilnehmermanagement-Software nicht nur passiv zur Datenverwaltung genutzt werden, es ist ein aktiver Informationskanal. Jederzeit können neue Informationen an die Teilnehmenden automatisiert vermittelt werden und auch während einer Veranstaltung baut digitales Teilnehmermanagement eine Brücke. Durch eine Event-App ist ein Dialog zwischen den Teilnehmenden auf jedem mobilen Endgerät möglich – eine Unabhängigkeit von Örtlichkeiten entsteht und schafft eine neue Qualität der Teilnehmendennähe durch Integration. Diese digitalen Interaktionen sind individualisierbar und erhöhen die positive Wirkung einer Veranstaltung für die Teilnehmenden.
Projektmanagement
Eventmanager:innen erleichtern GENOLIVE® die strategische Planung und die operative Umsetzung. Dank dieser digitalen Prozesse kann auf individuelle Kundenwünsche in alle Richtungen problemlos eingegangen werden. Insbesondere für zukünftige Events erleichtert die Individualisierbarkeit. Individualisierbarkeit bedeutet hier, dass entsprechend der Kundenwünsche die Software individuell auf jedes Event-Format zugeschnitten wird. Bereits hinterlegte Prozesse können bequem angepasst und erweitert werden. Prozesse des Teilnehmermanagements zu digitalisieren bedeutet, sie zu vereinheitlichen und zu vereinfachen.
Die Zeitersparnis durch eine Teilnehmermanagement-Software wie GENOLIVE® ist enorm. Schnelles und effizienteres Arbeiten ist die logische Konsequenz. Für das Projektmanagement einer Veranstaltung bedeutet das viel. Gleichzeitig geht mit der Zeitersparnis ein klarer Kostenvorteil einher, sodass sich trotz der Investition in GENOLIVE® schnell monetarisiert.
Ein klarer Nutzenvorteil einer Software wie GENOLIVE® ist die ganzheitliche Lösung an einem Ort:
- Teilnehmenden-Datenverwaltung
- Entwicklung einer individuellen Event-Website
- Online-Registrierung
- Ermittlung gesonderte Wünsche der Teilnehmenden
- Automatisierte und individualisierbare Kommunikation über Kanäle, wie E-Mail, Post, SMS oder Event-App
Main-Event-Phase
Onsite-Management auf Präsenzveranstaltungen
Ein digitales Tool wie GENOLIVE® behält die Teilnehmenden im Blick und führt durch die Veranstaltungen. Alle relevanten Daten über die Teilnehmenden werden währenddessen aufgenommen und für die Nachakquise dokumentiert. Das beginnt mit dem Zeitpunkt des Eintreffens der Gäste, der Akkreditierung. Die Daten der Akkreditierung werden bei einer Präsenzveranstaltung über einen Schnell-Scan in das Tool übertragen und dort gespeichert. Das Gleiche gilt für den Check-out und vor allem die Momentaufnahmen während einer Veranstaltung. Die einzelnen Programmpunkte werden dokumentiert: Teilnahme an Abstimmungen, Chat-Interaktionen, Fragen-Einreiche-Funktionen und weiteres. Jede Handhabung eines Teilnehmenden kann fixiert werden.
Relevante Informationen für das Teilnehmermanagement lassen sich sammeln:
- Teilnehmendenanzahl
- No-Show-Rate
- Verweildauer
- Points of Interest
Die Kennzahlen sind für zukünftige Event-Konzeptionen enorm wichtig und lassen sich in GENOLIVE® jederzeit abrufen.
Monitoring bei digitalen & hybriden Events
Mit GENOLIVE® lassen sich nicht nur Präsenzveranstaltungen optimieren, auch können über die Software digitale und hybride Events stattfinden – alles an einem Ort. Mit GENOLIVE® wird die Veranstaltung digital. Wie das aussieht? Die Veranstaltungsseite ist zweigeteilt: Auf der einen Seite befindet sich der Livestream oder die Konferenz, auf der anderen Seite sind die digitalen Inhalte zu sehen. Zu den digitalen Inhalten gehören unter anderem ein öffentlicher Livechat, ein Frage-Einreichen-Tool, eine Agenda. Oder auch der digitale Inhalt „Netzwerken“, mit dem die Teilnehmenden auch private Direktnachrichten schreiben können. Das digitale Event ist für jede Veranstaltung frei konfigurierbar.
Während einer digitalen Veranstaltung hilft GENOLIVE®, wo es nur kann. Der Podiums-Monitor ist das Kommunikationstool zwischen Podium und Regie. Eine digitale weiße Leinwand, die bespielt werden kann: manuell per Text oder Einspielen einer Frage aus dem Publikum. Die Redner:innen haben immer einen Überblick über die Geschehnisse im Podium. GENOLIVE® erleichtert eine Durchmoderation beispielslos.
Und das Beste: nahtlose Nachverfolgbarkeit. Wie bei einer Präsenzveranstaltung kann GENOLIVE® alle relevanten Daten direkt ins System einspeisen – ideal, um als Event-Projektmanager:in eine einwandfreie Auswertung zu gewährleisten.
Post-Event-Phase
Ein Event sollte natürlich nachbereitet werden. Digitales Teilnehmermanagement trägt maßgeblich zur Erfolgsmessung bei. Eventziele sind vielfältig und können aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Über GENOLIVE® können relevante Kennzahlen für Eventplaner:innen generiert werden.
Nachakquise & Statistik
Die Nachakquise ist ein wesentlicher Bestandteil des Teilnehmermanagements von Corporate Events. Beispielsweise werden bei einer Abstimmung im Nachgang einer Veranstaltung die Ergebnisse an die Teilgenommenen kommuniziert – begleitet von einer elektronischen Danksagung und einen Feedback-Bogen. Eine Dankes-E-Mail, insbesondere eine personalisierte, ist entscheidend für die Kundenbindung, während der Feedback-Bogen für die Evaluation maßgeblich ist. In GENOLIVE® kann ein Webformular angelegt werden, welches aus der E-Mail direkt verlinkt werden kann. Mit dieser Art ist eine Befragung großer Mengen von Teilnehmer:innen unkompliziert möglich. Gleichzeitig werden die gesammelten Daten direkt geprüft und gespeichert. Die Usability nimmt für Anwender:innen und Adressat:innen einen hohen Stellenwert ein. Die Benutzung des Formulars in GENOLIVE® ist so einfach wie möglich gestaltet. Jeder Bestandteil eines Feedback-Bogens kann über GENOLIVE® individualisiert und automatisiert werden.
Der Nutzen von GENOLIVE®: unsere Top 10
- Zeitersparnis
- Individualisierbarkeit
- Usability
- Erfolgsmessung
- Teilnehmendenkommunikation
- Automatisierung
- Corporate Identity
- Alles an einem Ort
- Datenverwaltung
- Webbasierte Anwendung
Als Spezialist für digitales Teilnehmermanagement und digitale Events ist Conventex immer bestrebt, GENOLIVE® einen Sinn zu geben, von den die Nutzer:innen profitieren. Wir wachsen mit unseren Kund:innen, unsere Kund:innen mit uns. Mit unserer Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® entwickeln wir Lösungen, die praxisgerecht und effizient sind – eine Entwicklung, die nie stillsteht.
