Eventlocation REWE hybride Mitgliederversammlung

REWE – eine hybride Mitgliederversammlung mit digitaler Abstimmung

Die REWE Handels eG Hungen ist eine der größten REWE-Einkaufsgenossenschaften in Deutschland und zählt 490 Mitglieder. Durch die besonderen Herausforderungen der Corona-Pandemie und dem gleichzeitigen Wunsch von Mitgliedern, Vorstand und Aufsichtsrat nach einem persönlichen Treffen entschied man sich für eine hybride Mitgliederversammlung.

Eine besondere Herausforderung einer hybriden Mitgliederversammlung ist die Lösung der Abstimmungsmodalitäten. Sowohl die stimmberechtigten Mitglieder vor Ort als auch die virtuell Teilnehmenden sollten eine rechts- und revisionssichere Möglichkeit bekommen, über die Tagesordnungspunkte zu entscheiden. Im Optimalfall laufen alle Ergebnisse in derselben digitalen Wahlurne zusammen. Die REWE Handels eG Hungen hat sich für die Lösung der komplett digitalen Abstimmung von Conventex entschieden. In diesem Fall stimmen die Teilnehmenden vor Ort in der GENOLIVE® Events-Webapp ab und die online Teilnehmenden direkt im digitalen Event.

Digitales Teilnehmermanagement erleichtert Einladungsmanagement

Vor dem eigentlichen Event stand aber zunächst die Einladung und Anmeldung der Mitglieder und Gäste an. Die Mitglieder wurden postalisch zur Veranstaltung eingeladen und erhielten mit dem Anschreiben einen persönlichen Einladungscode, mit dem sie sich auf der von Conventex auf der GENOLIVE® Events Plattform eingerichteten Anmeldeseite zur Veranstaltung anmelden konnten. Bei der Anmeldung konnten sich die Mitglieder entscheiden, ob sie digital teilnehmen möchten oder in Präsenz. Direkt bei der Anmeldung mussten die Präsenzteilnehmer:innen den 3G-Bedingungen am Einlass zustimmen. Zudem wurden für die Präsenzteilnehmenden eine Reihe weiterer Zusatzfelder auf der Anmeldeseite integriert, um veranstaltungsspeziefische Abfragen, wie z. B. Hotelübernachtung oder der Mitnahme eines Mobilgeräts für die Abstimmung zu ermöglichen.

Digitales Ticket oder Ausdruck – die Teilnehmenden haben die Wahl

Für die Präsenzteilnehmenden wurden nach erfolgreicher Anmeldung ein Print-Ticket und ein Wallet-Ticket bereitgestellt. So konnte frei gewählt werden, ob das Ticket ausgedruckt oder in der Wallet vom Smartphone zum Event mitgebracht wird. Die Mitglieder, die sich für die Onlineteilnahme entschieden haben, erhielten nach erfolgreicher Anmeldung automatisch den digitalen Zugangslink zum virtuellen Eventraum.

Um die Kapazitätsgrenze für die Präsenzveranstaltung nicht zu überschreiten, im Vorfeld ein Kontingent in GENOLIVE® hinterlegt. Bei Erreichen der Maximallimits wäre die Anmeldung für die Präsenzteilnahme automatisch auf Wartelistenanmeldung umgesprungen. Eine Anmeldung zum digitalen Event wäre natürlich weiter unbegrenzt möglich gewesen, da bei einer digitalen Teilnahme eine unbegrenzte Skalierung möglich ist. Bereits einen Tag vor Veranstaltungsbeginn haben die Teilnehmenden, die sich für die Vor-Ort-Teilnahme entschieden haben, eine E-Mail mit dem Link zur Event-App bekommen.

Maximale Flexibilität durch digitale Akkreditierung

20 iPads sorgen vor Ort dafür, dass alle stimmberchtigten Mitglieder auch ohne eigenes Mobiltelefon über ein Endgerät abstimmen konnten.

Digitale Abstimmung bei einer Mitgliederversammlung als hybrides Format

Die Online-Teilnehmenden konnten sich bereits eine Stunde vor Versammlungsbeginn in den digitalen Eventraum einwählen. Mit Beginn der Veranstaltung startete die Liveübertragung der Mitgliederversammlung im Online-Event.

Kurz nach Beginn erfolgte die erste digitale Abstimmung. Das Team von Conventex schulte vorab den Wahlleiter der REWE Handels eG Hungen, sodass gleichzeitig auf allen Smartphones der stimmberechtigten Mitglieder vor Ort als auch aller Mitglieder im virtuellen Eventraum die Abstimmung freigegeben wurde. In den folgenden 90 Sekunden hatten nun alle Zeit der Abstimmung beizuwohnen und nach Schließen des Abstimmungspunkts stand das Ergebnis auch unmittelbar zur Verfügung. In diesem Rahmen wurde im Laufe der Veranstaltung noch sieben weitere Abstimmungen erfolgreich durchgeführt.

Positive Rückmeldungen nach der hybriden Mitgliederversammlung

Zusammenfassend ist zu sagen, dass die erste hybride Mitgliederversammlung der REWE Handels eG Hungen ein voller Erfolg war. Der stringente Digitalisierungsansatz hat dem Team nicht nur eine immense Arbeitserleichterung eingebracht und für rechts- und revisionssichere Wahlen gesorgt, auch die Mitglieder waren durchweg sehr positiv von dieser neuen und zukunftsweisenden Art einer Mitgliederversammlung überzeugt, was sich auch in einer nach dem Event durchgeführten Umfrage (ebenfalls durchgeführt mit GENOLIVE®) widerspiegelte.

Die digitale Art des Teilnehmermanagements, der Akkreditierung und vor allem der Abstimmung wird die REWE Handels eG Hungen nicht mehr missen wollen, egal ob zukünftig weiter hybride Mitgliederversammlungen stattfinden oder man nach der Pandemie zu reinen Präsenzveranstaltungen zurückkehrt.

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